Raporty uprawnień umożliwiają właścicielom obszarów roboczych i menedżerom zawartości sprawdzenie poziomu dostępu poszczególnych użytkowników i użytkowników z wybranych grup do wybranych plików i folderów w obszarze roboczym. Możesz określić, którzy użytkownicy i grupy, a także pliki i foldery zostaną uwzględnione w raporcie.
Utwórz raport uprawnień
Uwaga: Raporty uprawnień rejestrują stan uprawnień w momencie ich utworzenia, dlatego zalecamy tworzenie raportu, gdy inni użytkownicy nie modyfikują aktywnie uprawnień.
Aby utworzyć raport uprawnień:
- W prawym górnym rogu kliknij nazwę swojego obszaru roboczego i wybierz Ustawienia , aby otworzyć Ustawienia obszaru roboczego.
- Przejdź do zakładki Uprawnienia .
- Upewnij się, że strona Utwórz raport jest wybrana.
- Nadaj nazwę swojemu raportowi uprawnień.
-
W sekcji Użytkownicy lub grupy wybierz jedną z następujących opcji:
- Wszyscy użytkownicy i grupy aby uwzględnić każdego użytkownika i grupę w obszarze roboczym
- Wybrani użytkownicy lub grupy , aby filtrować raport według wybranych użytkowników, grup lub obu
Uwaga : Jeśli wybierzesz konkretnego użytkownika lub grupę, raport będzie zawierał tylko jego uprawnienia do wybranych plików lub folderów. Aby zobaczyć wszystkich użytkowników lub grupy mające dostęp do pliku, wybierz Wszyscy użytkownicy i grupy .
- Wybierz, aby uwzględnić w raporcie Wszystkie pliki i foldery lub Wybrane pliki i foldery .
-
Kliknij Utwórz raport , aby zakończyć. Po utworzeniu raportu otrzymasz wiadomość e-mail i powiadomienie w systemie Workiva.
Wskazówka : Możesz sprawdzić stronę Poprzednie raporty , aby zobaczyć postęp raportu.
Użyj raportu uprawnień
Po wygenerowaniu raportu otwórz go, aby sprawdzić uprawnienia użytkowników, grup, plików i folderów.
Dostęp do raportu i jego pobranie można uzyskać ze strony Uprawnienia w Ustawieniach obszaru roboczego . Raporty generowane są w postaci plików CSV, które można otwierać w arkuszach kalkulacyjnych w celu przeglądania i filtrowania danych. Gdy raport będzie gotowy, otrzymasz również powiadomienie e-mailem.
Jeśli używasz arkuszy kalkulacyjnych Workiva, możesz zaimportować plik CSV w celu analizy raportu w Workiva.
Raporty pozostają dostępne na stronie Uprawnienia przez okres do 6 miesięcy. Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj Wyświetlanie i zarządzanie poprzednimi raportami uprawnień .
Zrozum raport
Raport ma formę tabeli i składa się z następujących kolumn:
- Typ pliku : Typ elementu (taki jak folder, dokument lub sekcja).
- Ścieżka pliku : Lokalizacja elementu w obszarze roboczym.
- Nazwa pliku lub sekcji : Nazwa pliku, folderu lub sekcji.
- Użytkownik (dla uprawnień użytkownika) lub Grupa (dla uprawnień grupy): Użytkownik lub grupa użytkowników, którym przypisano uprawnienia.
- Uprawnienia : Poziom dostępu (właściciel, redaktor, widz lub zabroniony).
Uwaga : Uprawnienia grup są wyświetlane na poziomie grupy i nie obejmują poszczególnych użytkowników. Jeśli generujesz raport dla użytkowników i grup, Workiva tworzy dwa oddzielne raporty. Jedna jest dla użytkowników, druga dla grup, obydwie mają taką samą strukturę.
Raportu można używać do:
- Przejrzyj dostęp według użytkownika lub grupy
- Filtruj według konkretnego użytkownika lub grupy, aby zobaczyć wszystkie pliki, do których mają dostęp.
- Przejrzyj dostęp według pliku lub folderu
- Zidentyfikuj wszystkich użytkowników i grupy mające dostęp do wybranego pliku lub folderu.
- Analizuj poziomy uprawnień
- Filtruj według poziomu dostępu (Właściciel, Edytor, Widz, Odmowa), aby sprawdzić uprawnienia.
- Wsparcie audytów i zgodności
- Upewnij się, że dostęp do poufnych treści mają wyłącznie właściwi użytkownicy lub grupy.
Wyświetlanie i zarządzanie raportami dotyczącymi poprzednich uprawnień
Jeśli chcesz pobrać wcześniej utworzone raporty uprawnień, możesz zobaczyć wszystkie raporty uprawnień, które utworzyłeś w ciągu ostatnich 6 miesięcy w sekcji Poprzednie raporty .
Jeśli chcesz pobrać wiele poprzednich raportów dotyczących uprawnień, wybierz żądane raporty i kliknij Pobierz wybrane . Na tej stronie możesz również usunąć utworzone przez siebie wcześniejsze raporty, zaznaczając je i klikając Usuń wybrane .
Co dalej?
- Wyświetlanie plików obszaru roboczego i działań dotyczących zawartości
- Zarządzanie ustawieniami powiadomień w obszarze roboczym
- Zezwalaj na uwierzytelnianie łącza e-mail
- Twórz i zarządzaj uprawnieniami API w ustawieniach obszaru roboczego
- Ustaw domyślne ustawienia składania dokumentów i zarządzaj funduszami inwestycyjnymi