Po rozpoczęciu procesu będziesz mieć możliwość śledzenia statusu każdej czynności, wprowadzania zmian, anulowania poszczególnych czynności lub zamknięcia lub ponownego otwarcia całego procesu, zależnie od potrzeb.
Uwaga: Aby edytować proces, potrzebna jest rola ] w obszarze roboczym edytora .
Jeśli Twój proces obejmuje żądania dotyczące treści, dowiedz się więcej o monitorowaniu żądań dotyczących treści w procesie.
Jeśli Twój proces obejmuje działania certyfikacyjne, dowiedz się więcej o monitorowaniu działań certyfikacyjnych w procesie.
Uwaga: Kalendarze Workiva, funkcje związane z kalendarzem (takie jak używanie dni roboczych w procesach), szablony procesów, wykresy i analizy monitorowania procesów oraz karta podsumowania kopii procesu są obecnie dostępne tylko w niektórych naszych rozwiązaniach z zakresu sprawozdawczości finansowej i usług finansowych.
Monitoruj proces
Na karcie Proces możesz zobaczyć:
- Panel Przegląd pokazujący szczegóły procesu i inne informacje
- Wykresy pokazujące postęp procesu na pierwszy rzut oka
- Lista działań procesu zawierającaróżne szczegóły, takie jak statusi termin wykonania każdego działania
Możesz dostosować widok listy działań, dodając filtry lub korzystając z konfigurowalnych kolumn. Aby wyświetlić opcje konfiguracji kolumny, kliknij menu z trzema kropkami obok nagłówka kolumny.
Na karcie Kalendarz możesz łatwo sprawdzić, kiedy zbliżają się terminy wykonania działań procesu i śledzić te daty względem innych wydarzeń w kalendarzu dodanych za pomocą ustawień procesu.
Uwaga: Jeśli menedżer procesu (właściciel procesu, który jako pierwszy uruchomił proces) zostanie usunięty z obszaru roboczego przed zakończeniem procesu, administrator obszaru roboczego będzie musiał wybrać nowego menedżera procesu i przyznać mu uprawnienia właściciela do wszystkich plików w procesie, aby proces mógł być kontynuowany.
Administrator obszaru roboczego może w dowolnym momencie zmienić menedżera procesów uruchomionego procesu w ustawieniach procesu.
Dodaj dodatkowe działania lub grupy
Możesz dodać kolejne akcje lub grupy nawet po rozpoczęciu procesu.
Aby dodać akcję lub grupę z tego widoku:
- Kliknij Dodaj na pasku narzędzi.
- Wybierz typ akcji lub grupy.
- Wprowadź informacje o swojej akcji lub grupie.
- Kliknij Dodaj akcję lub Dodaj grupę, a nowa akcja lub grupa zostanie uruchomiona zgodnie z Kolejnością uruchamiania procesu (można ją znaleźć w ustawieniach procesu).
Edytuj akcję lub grupę
Jeśli Twój proces obejmuje prośby o treść, dowiedz się więcej o edytowaniu już rozpoczętych próśb o treść.
Jeśli Twój proces obejmuje działania certyfikacyjne, dowiedz się więcej o edytowaniu już rozpoczętych działań certyfikacyjnych.
<!--tagged in app, do not move-->
Nawet jeśli proces jest aktualnie w toku, możesz wprowadzać zmiany w akcjach lub grupach, korzystając z menu z trzema kropkami obok akcji lub grupy.
Aby edytować akcję lub grupę:
- Kliknij menu z trzema kropkami obok akcji lub grupy.
- Wybierz Edytuj akcję lub Edytuj grupę z menu.
Jeśli edytujesz akcję, osoba przypisana i osoba zatwierdzająca (jeśli ma to zastosowanie) otrzymają powiadomienia e-mail po zapisaniu zmian.
Aby edytować tagi, zobacz Kategoryzuj działania za pomocą tagów.
Uwaga: Edytowanie osoby przypisanej lub lokalizacji spowoduje automatyczne zaznaczenie pola wyboru Uruchom ponownie akcję po zapisaniu. Ponowne uruchomienie jest wymagane podczas edycji osoby przypisanej lub lokalizacji, ale jest opcjonalne w przypadku wszystkich innych edycji.
Uruchom ponownie akcję
W przypadku procesu, który już się rozpoczął, możesz ponownie uruchomić akcje, klikając menu z trzema kropkami obok akcji i wybierając opcję Uruchom ponownie. Spowoduje to powiadomienie osób przypisanych do akcji, że ich zadania zostały ponownie uruchomione.
Uwaga: Nie będzie można ponownie uruchomić akcji w zamkniętym procesie.
Anuluj akcję
Jeśli dana czynność w bieżącym procesie nie jest już potrzebna i nie została jeszcze ukończona, możesz ją anulować, klikając menu z trzema kropkami obok czynności i wybierając opcję Anuluj. Anuluje to akcję i powiadamia wszystkich cesjonariuszy. Anulowana akcja będzie nadal widoczna w raportach o stanie procesu.
Usuń akcję
Jeśli chcesz całkowicie usunąć akcję lub grupę akcji z raportów procesów i stanu, nawet jeśli akcja została już ukończona, możesz ją usunąć, klikając menu z trzema kropkami obok akcji lub grupy i wybierając opcję Usuń akcję lub Usuń grupę. Jeśli działania są już w toku, spowoduje to ich anulowanie i powiadomienie wszystkich przypisanych osób. Niezależnie od statusu, działania zostaną usunięte z raportów o stanie procesów. Działania powiązane z usuniętymi działaniami nadal będą widoczne w raporcie działań procesu.
Zamknij proces
Możesz wybrać sposób zamknięcia procesu, klikającUstawienia na pasku narzędzi, aby otworzyćustawienia procesu. W polu Zamknij proces :
- Wybierz opcję Automatycznie, jeśli chcesz automatycznie zamknąć proces po zakończeniu lub anulowaniu wszystkich działań (domyślnie)
- Wybierz opcję Ręcznie, jeśli chcesz, aby właściciel procesu ręcznie zamknął proces, gdy będzie gotowy
Ustawienie to można zmienić w każdej chwili, nawet jeśli proces już się rozpoczął.
Niezależnie od wybranej opcji właściciel procesu może ręcznie zamknąć proces, nawet jeśli niektóre działania są jeszcze niezakończone. Spowoduje to anulowanie niedokończonych działań i uniemożliwi wysłanie nowych zadań.
Po automatycznym lub ręcznym zamknięciu procesu można go w razie potrzeby ponownie otworzyć.
Uwaga: Jeśli chcesz usunąć plik procesu, który został już uruchomiony z Ekranu głównego lub Plików, musisz najpierw zamknąć proces.
Uwaga: Zamknięcie procesu nie powoduje zresetowania uprawnień do plików dla zadań, które zostały już wysłane. Jeśli jednak współpracownikowi przyznano uprawnienia redaktora w związku z prośbą o udostępnienie treści, która już została wysłana, jego poziom uprawnień zostanie ponownie przypisany do Brak.
Ponowne otwarcie procesu
Jeśli chcesz ponownie otworzyć zamknięty proces, aby móc kontynuować dodawanie lub edytowanie akcji bądź grup, kliknij Otwórz ponownie proces na pasku narzędzi. Wszelkie czynności, które zostały anulowane lub zakończone, nie zostaną automatycznie wznowione.
Monitoruj wszystkie procesy z domu
Lista Procesy w menu Strona główna zapewnia przydatny sposób monitorowania stanu wielu procesów jednocześnie. Ta lista pokazuje wszystkie procesy, w których posiadasz co najmniej uprawnienia Widza. Wyświetlane są tylko procesy, które zostały uruchomione.
Dla każdego procesu można zobaczyć następujące informacje:
- Nazwa procesu: Tytuł procesu
- Utworzone przez: Użytkownik, który rozpoczął proces
- Rozpoczęto: Kiedy proces został rozpoczęty
- Termin: Termin zakończenia procesu
- Zamknięto: Kiedy proces został zamknięty
- Status: Jaki procent działań procesu znajduje się w każdej kategorii statusu
Z poziomu tej listy możesz kliknąć menu rozwijane obok procesu, aby:
- Przejdź do procesu
- Wysyłaj przypomnienia
- Wyświetl aktywność procesu
- Aktualizuj ustawienia procesu
- Wyświetl uprawnienia
Sortuj i filtruj listę procesów
Aby łatwiej znaleźć to, czego szukasz, możesz sortować i filtrować listę procesów:
-
Sortować
Domyślnie lista jest sortowana od procesu uruchomionego ostatnio. Można to zmienić, klikając na nagłówek kolumny, aby posortować dane w kolejności rosnącej. Kliknij nagłówek ponownie, aby posortować w kolejności malejącej. Listę można sortować według nagłówków kolumn Nazwa procesu, Rozpoczętoi Zakończenie.
-
Filtruj
Możesz filtrować listę według statusu procesu, klikając ikonę Filtr i wybierając status.
-
Wyszukaj
Łatwiej znajdziesz proces wpisując całą nazwę procesu lub jej część w polu wyszukiwania.