Centrum wsparcia Workiva

Pliki procesów umożliwiają automatyzację przepływu pracy poprzez przypisywanie zadań i żądanie zatwierdzeń – wszystko w jednym miejscu. W tym artykule dowiesz się, jak utworzyć proces i dodać działania. 

Uwaga: Aby utworzyć proces, będziesz potrzebować roli Edytora w obszarze roboczym .

Uwaga : Kalendarze Workiva, funkcje powiązane z kalendarzem (takie jak używanie dni roboczych w procesach), szablony procesów, wykresy i analizy monitorowania procesów oraz karta podsumowania kopii procesu są obecnie dostępne tylko w niektórych naszych rozwiązaniach z zakresu sprawozdawczości finansowej i usług finansowych.

Utwórz proces

Zanim przydzielisz zadania, musisz utworzyć plik procesu.

Uwaga: Mimo że proces może edytować wielu współpracowników, w danym momencie tylko jeden użytkownik może wprowadzać zmiany. Jeśli proces edytuje wielu użytkowników jednocześnie, niektóre aktualizacje mogą nie zostać zapisane.

Aby utworzyć nowy proces:

1. Na platformie Workiva kliknij Utwórz . W menu kliknij Przetwarzaj i wybierz Przetwarzaj .

2. W ustawieniach procesu, na karcie Ogólne :

   • Wprowadź nazwę procesu .
   • Wybierz kolejność początkową :
     • Rozpoczyna wszystkie działania natychmiast po rozpoczęciu procesu
     • Pojedynczo czeka się na zakończenie pierwszej czynności w procesie, zanim rozpocznie się następną
     • Opcja Manual umożliwia ręczne rozpoczęcie każdej akcji po rozpoczęciu procesu
   • Wybierz, w jaki sposób chcesz zamknąć proces (zamknięte procesy można w razie potrzeby ponownie otworzyć). Ustawienie to można zmienić w dowolnym momencie działania procesu.
     • Wybierz opcję Automatycznie , aby proces został automatycznie zamknięty po zakończeniu lub anulowaniu wszystkich czynności.
     • Wybierz opcję Ręcznie , aby proces pozostał otwarty i możliwy do edycji, dopóki właściciel procesu nie zamknie go ręcznie.
   • Edytuj plik procesu. Uprawnienia kontrolujące, kto jest właścicielem procesu, kto może go edytować lub przeglądać.

   

3. W ustawieniach procesu, w zakładce Kalendarz :

   • Dodaj istniejące kalendarze (np. kalendarz świąt służbowych), aby zobaczyć wydarzenia w kalendarzu procesu. Ułatwia to śledzenie terminów realizacji zadań w odniesieniu do odpowiednich wydarzeń w kalendarzu.
   • Jeśli zazwyczaj ustawiasz daty wykonania zadań w odniesieniu do konkretnego harmonogramu (np. masz zadanie, które musi zostać wykonane do piątego dnia roboczego dwutygodniowego cyklu), skonfiguruj dni robocze , aby łatwiej było aktualizować daty wykonania w przypadku zmiany harmonogramu lub konieczności ponownego wykorzystania tego procesu w przyszłości.
   • Ustaw pierwszy dzień roboczy i ostatni dzień roboczy .
   • Ustaw typowe dni pracy.
   • Możesz dodać wyjątki, klikając przycisk Dodaj wyjątek lub przełączając daty w kalendarzu po prawej stronie. Na przykład, jeśli Twoje typowe dni robocze to od poniedziałku do piątku, ale Twoja firma ma dzień wolny w piątek, dodaj tę datę jako wyjątek.
   • Sprawdź kalendarz po prawej stronie, aby upewnić się, że konfiguracje są prawidłowe. Daty niezacieniowane oznaczają dni robocze, daty zacieniowane oznaczają dni wolne od pracy. Zakreślone liczby oznaczają n-ty dzień roboczy Twojego harmonogramu.

   

4. Jeśli zamierzasz dodać działania certyfikacyjne do swojego procesu, pamiętaj o sprawdzeniu ustawień certyfikacji na karcie Certyfikacje .
5. Kliknij Zapisz. Teraz możesz rozpocząć tworzenie swojego procesu.

Wskazówka: Możesz skorzystać z szablonów procesów, aby przyspieszyć proces! Kliknij opcję Przeglądaj szablony , wybierz odpowiedni szablon odpowiadający Twoim potrzebom i kliknij Zastosuj szablon , aby szybko dodać gotowe działania. Następnie możesz edytować akcje.

Dodaj akcję lub grupę

Po utworzeniu procesu możesz dodać pierwszą akcję, klikając przycisk Dodaj akcję na pasku narzędzi. Istnieją cztery rodzaje działań:

• Zadania powiadamiają użytkowników o zadaniu do wykonania
• Prośby o treść to zadania przypisane do konkretnej sekcji pliku, które automatycznie przyznają wybranemu użytkownikowi uprawnienia do dodawania własnej treści. Dowiedz się więcej o dodawaniu żądań treści do procesów.
• Certyfikacje to zadania polegające konkretnie na wysyłaniu listów do podpisu. Dowiedz się więcej o dodawaniu działań certyfikacyjnych do procesów.
• Certyfikacje zbiorcze umożliwiają jednoczesną wysyłkę kopii jednego listu do wielu osób. Do procesu zostanie dodana odrębna czynność certyfikacyjna dla każdego przypisanego pracownika.

Po dodaniu akcji wypełnij pola w prawym panelu szczegółów akcji . Każda czynność musi zawierać następujące informacje:

• Tytuł: Nazwa akcji
• Przypisano do: Osoba, która musi wykonać zadanie

Możesz również dodać:

• Termin wykonania (opcjonalnie): Termin, do którego osoba przypisana musi wykonać zadanie. Jeżeli w ustawieniach procesu skonfigurowano dni robocze , można także ustawić termin wykonania, wpisując numer dnia roboczego (np. termin wykonania można ustawić na 10. dzień roboczy harmonogramu firmy).
• Przypomnienia dla osób przypisanych : Możesz użyć domyślnych ustawień systemowych, wybrać opcję całkowitego niewysyłania przypomnień lub dostosować przypomnienia do swoich osobistych potrzeb. Więcej szczegółów znajdziesz w sekcji Wysyłanie przypomnień w Procesach .
• Zatwierdzenie przez (opcjonalnie): Osoba zatwierdzająca, która zatwierdzi treść cesjonariusza lub zwróci ją do dalszego przerobienia
• Termin zatwierdzenia (opcjonalnie): Termin, do którego osoba zatwierdzająca musi zatwierdzić zadanie. Jeżeli w ustawieniach procesu skonfigurowano dni robocze , można także ustawić termin zatwierdzenia, wpisując numer dnia roboczego (np. termin zatwierdzenia można ustawić na 5. dzień roboczy w harmonogramie firmy).
• Przypomnienia dla osób zatwierdzających : Jeśli dodasz osobę zatwierdzającą, możesz dostosować przypomnienia dla tej osoby. Możesz użyć domyślnych ustawień systemowych, wybrać opcję całkowitego niewysyłania przypomnień lub dostosować przypomnienia do swoich potrzeb. Więcej szczegółów znajdziesz w sekcji Wysyłanie przypomnień w Procesach .
• Plik (opcjonalny dla zadania ): Plik, w którym potrzebna jest treść
• Sekcja (opcjonalna dla zadania ): Konkretna sekcja w pliku, w której potrzebna jest treść
• Instrukcje (opcjonalnie): Wszelkie dodatkowe informacje potrzebne do wykonania zadania
• Tagi (opcjonalnie): Identyfikacja informacji o akcji za pomocą kategorii i wartości (np. Priorytet: Niski)

Możesz również dodać Grupy za pomocą przycisku Dodaj , aby kontrolować kolejność rozpoczęcia działań w grupie:

• Wprowadź tytuł grupy.
• Wybierz kolejność początkową :
  • Rozpoczyna wszystkie akcje w grupie natychmiast po jej rozpoczęciu
  • Pojedynczo rozpoczynaj działania w grupie, pojedynczo, jak tylko grupa zacznie
  • Opcja Manual umożliwia ręczne rozpoczęcie każdej akcji w grupie po jej uruchomieniu

Na przykład, jeśli masz proces, którego akcje domyślnie uruchamiają się jednocześnie, ale masz zestaw akcji, które chcesz uruchomić ręcznie, możesz dodać te akcje do grupy i ustawić kolejność uruchamiania grupy na Ręcznie .

Utwórz proces za pomocą pliku

Możesz również utworzyć proces, przesyłając plik (CSV, TSV, TXT, XLS lub XLSX) zawierający szczegóły działań:

1. Na platformie Workiva kliknij Utwórz . W menu kliknij Przetwarzaj i wybierz Przetwarzaj z pliku.

2. Prześlij plik (CSV, TSV, TXT, XLS lub XLSX) zawierający szczegóły dotyczące działań procesu. Możesz kliknąć opcję Pobierz szablon , wypełnić poniższe kolumny odpowiednimi wartościami dla każdej czynności procesu, a następnie przesłać plik.

   • Typ (wymagany): W tej kolumnie można wpisać wyłącznie wartości „Zadanie”, „Żądanie treści” lub „Certyfikat”.
   • Tytuł (wymagany): Tytuł działania procesu
   • Przypisane do (wymagane): Imię i nazwisko lub adres e-mail osoby przydzielonej
   • Termin wykonania : Termin wykonania czynności dla cesjonariusza w formacie RRRRMMDD (np. w przypadku 21 marca 2026 r. wpisz „20260321”)
   • Zatwierdzenie przez : Imię i nazwisko lub adres e-mail osoby zatwierdzającej
   • Termin zatwierdzenia : Termin zatwierdzenia działania przez osobę zatwierdzającą w formacie RRRRMMDD (np. w przypadku 21 marca 2026 r. wpisz „20260321”)
   • Plik (wymagany w przypadku żądań dotyczących treści): Nazwa pliku Workiva, w którym należy wykonać działanie
   • Sekcja (wymagana w przypadku żądań dotyczących treści): Nazwa sekcji w pliku Workiva, w której należy wykonać działanie
   • Instrukcje : Wszelkie dodatkowe informacje potrzebne do wykonania czynności

   Plik zgodny ze szablonem wygląda następująco:

3. Jeśli używasz własnego pliku, może on mieć inne nazwy kolumn niż te, które znajdują się w szablonie. Na przykład w pliku nazwa akcji może być używana jako „Nazwa”, podczas gdy szablon używa nazwy jako „Tytuł”. Zaznacz wiersz w pliku zawierający nazwy kolumn i kliknij opcję Potwierdź wybór i kontynuuj . Jeżeli plik nie ma nazw kolumn, kliknij Plik nie ma nazw kolumn .
4. Sprawdź dopasowanie kolumn. Na przykład, jeśli w pliku nazwy akcji zawierają słowo „Nazwa”, kolumna „Nazwa” zostanie dopasowana do kolumny „Tytuł”. Oznacza to, że wartości pod pozycją „Nazwa” zostaną zaimportowane jako wartości pod pozycją „Tytuł” ​​w pliku procesu Workiva, co pozwoli spełnić wymagania naszego systemu i ograniczyć liczbę błędów. Po sprawdzeniu dopasowania kolumn kliknij opcję Potwierdź dopasowanie i kontynuuj .
   
5. Przejrzyj sugerowane przez sztuczną inteligencję zmiany w celu oczyszczenia danych w pliku i kliknij Kontynuuj .
6. Przejrzyj zaktualizowany plik i wszelkie znalezione błędy.
7. Kliknij Zakończ . Następnie kliknij Utwórz proces , aby rozpocząć tworzenie procesu na podstawie informacji zawartych w pliku.

Po utworzeniu procesu należy przed jego rozpoczęciem sprawdzić, czy wszystkie działania są poprawnie skonfigurowane i czy ustawienia procesu są poprawne .

Przenieś akcję lub grupę

Aby zmienić kolejność działań lub grup, kliknij menu z trzema kropkami obok działania lub grupy i użyj działań Przenieś w górę lub Przenieś w dół . Możesz również przenieść akcję do grupy, korzystając z akcji Przenieś do grupy .

Aby przenieść wiele akcji i/lub grup jednocześnie, wybierz jedną lub więcej akcji i/lub grup i użyj listy rozwijanej Przenieś.

Duplikowanie akcji lub grupy

Aby zduplikować akcje lub grupy, kliknij menu z trzema kropkami obok akcji lub grupy i wybierz odpowiednio opcję Duplikuj akcję lub Duplikuj grupę . Duplikowana akcja lub grupa zostanie umieszczona bezpośrednio pod oryginalną akcją lub grupą.

Akcje edycji zbiorczej

Możesz edytować różne pola dla wielu akcji jednocześnie. Wybierz jedną lub więcej akcji i/lub grup akcji, które chcesz edytować, kliknij listę rozwijaną Edytuj akcje i wybierz pole, które chcesz edytować.

Dowiedz się więcej o zbiorczej edycji działań w procesie .

Jeśli Twój proces obejmuje działania certyfikacyjne, dowiedz się więcej o zbiorczej edycji działań certyfikacyjnych w procesie .

Usuń akcję lub grupę

Aby usunąć akcję lub grupę z procesu, kliknij menu z trzema kropkami obok akcji lub grupy i wybierz odpowiednio opcję Usuń akcję lub Usuń grupę .

Aby usunąć wiele akcji i/lub grup jednocześnie, zaznacz jedną lub więcej akcji i/lub grup i kliknij Usuń .

Przed rozpoczęciem procesu przejrzyj go

Aby mieć pewność, że proces przebiegnie sprawnie, przed jego rozpoczęciem zalecamy wykonanie następujących czynności:

• Przejrzyj ustawienia procesu . Po rozpoczęciu procesu nie będziesz mógł zmienić następujących ustawień: kolejności początkowej , konfiguracja Twoich dni roboczych (możesz zmienić tylko Ostatni dzień roboczy ) i ustawienia automatycznego zatwierdzania certyfikatów.
• Sprawdź stan swojego procesu, klikając opcję Sprawdź problemy w lewym panelu. Spowoduje to konieczność szybszego rozwiązania problemów, np. w przypadku zadań, w których brakuje wymaganych informacji lub których termin wykonania już minął.
  
• Sprawdź, czy wszystkie działania i ich szczegóły są poprawne, eksportując wszystkie działania procesu jako plik CSV .

Rozpocznij proces

Po utworzeniu procesu kliknij opcję Rozpocznij proces na pasku narzędzi. Rozpoczęcie procesu spowoduje rozpoczęcie działań zgodnie z kolejnością rozpoczęcia procesu, a każda osoba przypisana otrzyma wiadomość e-mail z linkiem umożliwiającym wyświetlenie jej zadania.

Uwaga: Tylko właściciel procesu może rozpocząć proces (ten właściciel procesu stanie się menedżerem procesu). Ponadto, jeśli jakiekolwiek działania procesu zawierają przypisane pliki, właściciel procesu musi mieć uprawnienia właściciela do tych plików, aby móc uruchomić proces.

Powiązane artykuły

Ustawienia procesu przeglądu

Monitoruj proces