Centrum wsparcia Workiva

Aby ułatwić zbieranie danych na potrzeby raportowania dotyczącego środowiska, społeczeństwa i ładu korporacyjnego (ESG) lub zrównoważonego rozwoju, możesz tworzyć i zarządzać zadaniami w celu przygotowywania i zatwierdzania wartości metryk z Programu zrównoważonego rozwoju.

Dzięki tym zadaniom możesz:

• Możliwość uwzględnienia wielu wartości w ramach jednego zadania, np. na podstawie wymiaru lub innych kryteriów.
• Przypisz członkom obszaru roboczego zadanie przygotowania i zatwierdzenia wartości każdego zadania.
• Skonfiguruj przepływy pracy zatwierdzania, aby umożliwić wielu zatwierdzającym lub krokom pracę z własnymi terminami wykonania.

Uwaga: Zadanie może zawierać wiele wartości tylko wtedy, gdy jest zbierane za pośrednictwem portalu Workiva Tasks. Wartości z połączonym plikiem źródłowym wymagają osobnego zadania.

Utwórz zadania dla metryki

Aby delegować zbieranie danych dotyczących wartości metryk w ciągu roku programu, możesz utworzyć zadanie przypisane członkom obszaru roboczego w celu przygotowania i zatwierdzenia wartości.

W zależności od wartości przypisanych członkom, możesz utworzyć wiele zadań jednocześnie:

• Zadanie dla każdej wartości z połączonym plikiem źródłowym
• Zadanie dla każdego okresu zbierania, obejmujące wartości okresu nie zebrane za pomocą pliku źródłowego

Uwaga: Możesz tworzyć zadania tylko dla wartości metryk, które nie zostały jeszcze ukończone i nie zostały uwzględnione w innym zadaniu.

Aby utworzyć zadanie zbierające wartości metryki:

1. Z Programu zrównoważonego rozwojuwybierz metrykę w zarysie.

2. Wybierz rok i okres gromadzenia wartości, które mają zostać uwzględnione w zadaniu.

   Wskazówka: Aby utworzyć zadania dla wartości z wielu okresów gromadzenia, wybierz opcję Wszystkie okresy w Okres gromadzenia. Po utworzeniu zadań możesz edytować szczegóły ich przypisania przed ich wysłaniem — na przykład w celu dostosowania terminów wykonania na podstawie okresu gromadzenia wartości.

3. Utwórz zadanie z Wartości lub Zadania:
   • Z Wartościwybierz wartości, które chcesz uwzględnić, a następnie wybierz Utwórz zadaniez Edytuj wartości.
     
   • W Zadaniakliknij Utwórz zadanie.
     
4. Wprowadź nazwę ułatwiającą identyfikację zadania.
   

5. W polu Osoba przypisanawybierz członków, którzy przygotują wartości zadania, i wybierz datę ich wykonania.

   Uwaga: Jeśli wybierzesz wielu przypisanych, każdy z nich może przygotować wartości i dokończyć swoje zadanie.

6. Aby członkowie mogli zweryfikować przygotowane wartości, kliknij Dodaj krok zatwierdzaniai skonfiguruj przepływ pracy zatwierdzania:

   • Aby umożliwić jednemu lub wielu zatwierdzającym weryfikację wartości, zaznacz ich w polu Zatwierdzającyi wybierz datę wykonania.
   • Aby wymagać od konkretnych zatwierdzających weryfikacji wartości w kolejności, wybierz pierwszego zatwierdzającego — lub grupę zatwierdzających — w polu Zatwierdzający, ustaw ich termin, a następnie kliknij Dodaj krok zatwierdzenia, aby wybrać zatwierdzających dla każdego kroku. 

   Uwaga: Jeśli przypiszesz wielu zatwierdzających do kroku zatwierdzania, każdy z nich może zatwierdzić wartości, aby zakończyć krok. Aby wymagać od wielu członków weryfikacji wartości, należy dodać osobny krok dla każdej osoby zatwierdzającej. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Zarządzanie zatwierdzeniami wskaźników programu zrównoważonego rozwoju.

7. Wprowadź instrukcje dla osoby odpowiedzialnej i zatwierdzającej, takie jak szczegóły dotyczące przygotowania wartości lub materiałów pomocniczych.

8. Aby dodać wartości do zadania, wybierz je w Wyszukaj wartościi kliknij Zastosuj.

   Wskazówka: Możesz dodawać tylko wartości, które nie zostały już ukończone lub uwzględnione w innym zadaniu. Jeśli przypadkowo zastosujesz wartość do zadania, kliknij Usuń.

9. Aby utworzyć zadania wartości — na podstawie połączonych plików źródłowych i okresów gromadzenia — kliknij Utwórz zadanie.

Połącz zadania

Aby zgrupować wartości zawarte w oddzielnych zadaniach w nowe, pojedyncze zadanie, możesz połączyć zadania z metryki.

Uwaga: Aby połączyć zadania, muszą one być Nierozpoczęte, a ich wartości muszą zostać zebrane za pośrednictwem portalu Workiva Tasks lub metryki, a nie połączonego pliku źródłowego.

1. Z Programu zrównoważonego rozwojuwybierz metrykę w zarysie.
2. Wybierz rok i okres gromadzenia wartości, które mają zostać uwzględnione w zadaniu.

3. Wybierz Zadania, a następnie wybierz zadania, które chcesz połączyć.

   Wskazówka: Aby połączyć zadanie, które jest już w toku, najpierw zresetuj zadanie, aby przywrócić je do stanu Nierozpoczęte.

4. Z Zarządzaj zadaniamiwybierz Połącz.
   
5. W razie potrzeby edytuj nazwę nowego zadania i szczegóły przypisania, a następnie kliknij Połącz.

Edytuj zadania

Aby ponownie przypisać zadanie lub dostosować zawarte w nim wartości:

1. Z Programu zrównoważonego rozwojuwybierz metrykę, którą obsługuje zadanie.
2. Z Zadaniaedytuj zadania według potrzeb:
   • Aby edytować przypisanie lub wartości konkretnego zadania, wybierz z menu opcję Edytuj, a następnie w razie potrzeby edytuj przypisanie lub wartości i kliknij opcję Aktualizuj zadanie.
     

   • Aby zaktualizować wiele zadań w ramach tego samego przydziału, kliknij Zarządzaj zadaniami i wybierz Edytuj, a następnie edytuj szczegóły przydziału w razie potrzeby i kliknij Aktualizuj wszystko.

     Wskazówka: Za pomocą funkcjiZnajdź i zamieńmożesz edytować wiele zadań jednocześnie, na przykład ponownie przypisać osobę odpowiedzialną lub zatwierdzającą na podstawie zmian w składzie personelu.

Wyślij zadania

Gdy będziesz gotowy rozpocząć zbieranie danych, wyślij zadania do osoby, która je przypisze, aby rozpoczęła przygotowywanie wartości:

1. Z Programu zrównoważonego rozwojuwybierz metrykę, którą obsługuje zadanie, a następnie wybierz Zadania.
2. Wybierz zadania, które chcesz wysłać, a następnie zdecyduj, czy chcesz je wysłać z powiadomieniami do osób przypisanych:
   • Z poziomu Zarządzaj zadaniami lub menu zadania wybierz Wyślij, a następnie wybierz, czy chcesz wysłać wiadomość z powiadomieniami.
     
   • W Statuskliknij Wyślij lub wybierz Wyślij bez powiadomień.
     

Zresetuj wysłane zadanie

Aby anulować zadanie i przywrócić mu status Niewysłane, możesz je zresetować. Na przykład możesz chcieć zresetować zadanie, jeśli przypadkowo wysłałeś je przedwcześnie lub chcesz zatrzymać zbieranie danych.

Wskazówka: Po zresetowaniu zadania zachowujesz wszystkie wartości i materiały pomocnicze zebrane już przez osobę przypisaną.

1. Z Programu zrównoważonego rozwojuwybierz metrykę, którą obsługuje zadanie, a następnie wybierz Zadania.
2. Z menu zadania wybierz Resetuj.
   
3. Wybierz, czy chcesz powiadomić osobę odpowiedzialną i osoby zatwierdzające o resecie, a następnie kliknij OK.

Wysyłaj przypomnienia o wysłanych zadaniach

Aby pomóc w utrzymaniu płynności gromadzenia danych, Program Zrównoważonego Rozwoju automatycznie wysyła przypomnienia do osób odpowiedzialnych za realizację zadań lub osób zatwierdzających, które nie zostały ukończone:

• Trzy dni przed terminem porodu
• W dniu ich terminu
• Każdego dnia po terminie, do trzech dni

Aby wysłać dodatkowe przypomnienie o zadaniu w toku, wybierz Zadania z metryki, a następnie wybierz Przypomnijz menu zadania.

Wykonywanie zadań w imieniu osoby przydzielonej lub zatwierdzającej

Jeśli osoba przypisana lub zatwierdzająca jest niedostępna, Właściciel Programu może dokończyć zadania w jego imieniu, np. wysłać wartości do zatwierdzenia lub pominąć krok w procesie zatwierdzania.

Wyświetl wysłane zadanie

Aby uzyskać więcej szczegółów na temat gromadzenia danych zadania, możesz je wyświetlić bezpośrednio w Workiva Tasks lub w połączonym pliku źródłowym jego wartości. Z metryki wybierz Zadania, a następnie wybierz Przejdź do zadania z menu zadania. 

Aby uzyskać szczegółowe informacje o postępie i historii zadania, możesz wyświetlić jego dziennik aktywności w panelu Lista kontrolna kroków zadania w portalu Zadania Workiva lub w panelu Zadania podłączonego pliku źródłowego.

Uwaga: Aby przeglądać zadania metryczne utworzone przez innych lub przypisane do innych, np. w celu przeprowadzenia audytu wewnętrznego, potrzebne są role Administratora zadań i Raportowania zrównoważonego rozwoju. W przypadku zadań wykonywanych za pośrednictwem połączonego pliku źródłowego wymagane są co najmniej uprawnienia Przeglądarki do tego pliku.

Usuń zadanie

Jeśli dane zadanie nie jest Ci już potrzebne, możesz je usunąć. Usuwając zadanie, możesz także:

• Anuluj zadanie dla osoby, która je przypisała i osób zatwierdzających
• Zwróć jego wartości do statusu Nie rozpoczęto
• Usuń wszelkie dane i materiały pomocnicze przygotowane na podstawie ich wartości

Uwaga: Aby anulować zadanie, ale zachować wszystkie zebrane już wartości, zamiast tego je zresetuj.

Aby usunąć zadanie:

1. Z Programu zrównoważonego rozwojuwybierz metrykę, którą obsługuje zadanie, a następnie wybierz Zadania.
2. Z menu zadania wybierz Usuń.
3. Kliknij Usuń.