Centrum wsparcia Workiva

Na stronie Sustainability Program możesz utworzyć zadania gromadzenia danych, aby przypisać członków obszaru roboczego do przygotowania i zatwierdzenia wartości metryk dla raportowania środowiskowego, społecznego i zarządzania (ESG) lub zrównoważonego rozwoju. Może zajść potrzeba aktualizacji tych przydziałów w ciągu roku sprawozdawczego lub w ramach przeniesienia na nowy rok, na przykład w oparciu o zmiany kadrowe lub obciążenie pracą członków.

Wskazówka: Kiedy dodajesz rok raportowania do SustainabilityProgram, możesz wybrać, czy chcesz przenieść przypisania metryk z bieżącego roku. Jeśli przeniesiesz zadania, możesz także wybrać, czy odpowiednio przyspieszyć ich terminy.

Edytuj przypisania zadań metrycznych

Aby ponownie przypisać zadanie metryki do innego członka obszaru roboczego:

1. Na stronie Sustainability Program wybierz metrykę z zadaniami do ponownego przypisania.
2. Wybierz rok programu i okres zbierania danych do ponownego przypisania.
3. Na stronie Tasks wybierz zadanie do ponownego przypisania:
   • Aby ponownie przypisać tylko jedno zadanie, wybierz z menu Edytuj.
     
   • Aby zastosować te same szczegóły przypisania do wielu zadań, zaznacz je na stronie Zadania, a następnie wybierz Edytuj z Zarządzaj zadaniami.
     
4. W razie potrzeby dostosuj przypisanych członków obszaru roboczego, ich terminy lub instrukcje, a następnie kliknij przycisk Zaktualizuj zadanie lub Zaktualizuj wszystko.

Uwaga: Jeśli edytujesz szczegóły przypisania wartości z zadaniem w toku, wybierz, czy powiadomić odbiorcę i osoby zatwierdzające o zmianie.

Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź stronę Zbieraj wartości dla wskaźników Programu Zrównoważonego Rozwoju.

Edytuj zadania wielu metryk jednocześnie

Na stronie Znajdź i zamień możesz zaktualizować przypisania dla wielu zadań metryki programu jednocześnie. Na przykład za pomocą Znajdź i zamień możesz:

• Zastąp określonego cesjonariusza, osobę zatwierdzającą lub termin płatności
• Aktualizuj wiele zadań dla tego samego odbiorcy lub terminu, niezależnie od ich bieżącego przypisania
• Usuń osobę zatwierdzającą z zadań lub zastąp pełny obieg zatwierdzania zadań
• Dodawaj, usuwaj lub zamieniaj tekst w instrukcjach zadań

Uwaga: Możesz aktualizować zadania tylko wtedy, gdy nie są one jeszcze ukończone.

Aby zbiorczo aktualizować przypisania zadań:

1. Z Sustainability Program, otwórz Znajdź i zastąp:
   • Aby zaktualizować zadania dla metryk wielu tematów, wybierz Przegląd programu w konspekcie, a następnie kliknij Znajdź i zamień i wybierz Szczegóły zadania.
     
   • Aby zaktualizować zadania w ramach tego samego tematu lub metryki, wybierz temat lub metrykę w konspekcie, a następnie wybierz z menu pozycję Znajdź i zamień, Szczegóły zadania.
     
2. Na stronie Znajdź wybierz rok i okres sprawozdawczy zadań do aktualizacji.
3. Aby znaleźć zadania do aktualizacji, zastosuj dodatkowe filtry w oparciu o ich kryteria - takie jak Assignee lub Approver do zastąpienia - i kliknij Find.
4. Na stronie Results wybierz zadania do aktualizacji.
5. Na stronie Replace zmień szczegóły przypisania zadań zgodnie z potrzebami.

   Wskazówka: Aby dodać osobę zatwierdzającą lub zaktualizować kroki zatwierdzania zadań, wybierz opcję Zastąp wszystko.

   • Dodaj lub usuń
   • Zastąp
   • Zastąp wszystko

   Aby usunąć osobę zatwierdzającą lub dodać lub usunąć tekst w jej instrukcjach:

   1. W sekcji Zmień wybierz, czy chcesz dodać, czy usunąć zadania.
      
   2. W polu wybierz, czy chcesz:
      • Dodaj lub usuń instrukcje dotyczące zadań
      • Usuń określoną osobę zatwierdzającą
   3. Określ zatwierdzającego lub tekst instrukcji do dodania lub usunięcia dla zadań.

      Uwaga: Gdy dodasz tekst do Instrukcji, zostanie on dołączony do końca instrukcji.

   4. Kliknij Zaktualizuj wszystkie.

   Aby zastąpić określoną osobę przypisaną lub zatwierdzającą, termin lub tekst w instrukcjach zadań:

   1. Na stronie Zmień wybierz opcję Zamień.
      
   2. W polu wybierz, czy zadania mają zostać zastąpione przez osobę przypisaną, osobę zatwierdzającą, termin lub instrukcje.
   3. Określ obie opcje:
      • Bieżący element obszaru roboczego , data lub tekst do zastąpienia
      • Nowy element obszaru roboczego , data lub tekst do użycia zamiast
   4. Kliknij Zaktualizuj wszystkie.

   Aby zastąpić pełny obieg zatwierdzania zadań lub zaktualizować ich zadania, terminy ich wykonania lub instrukcje dla tego samego wpisu:

   1. Na stronie Zmień wybierz opcję Zastąp wszystko.
      
   2. W polu wybierz, czy mają zostać zastąpione kroki zatwierdzania zadań, osoby przydzielone, terminy wykonania zadań przez osoby przydzielone lub instrukcje.
   3. Określ nowe kroki zatwierdzania, cesjonariusza, termin cesjonariusza lub instrukcje, których należy użyć zamiast tego.

      Wskazówka: Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak skonfigurować nowe kroki zatwierdzania zadań, zobacz Zarządzanie zatwierdzeniami metryk programu zrównoważonego rozwoju.

   4. Kliknij Zaktualizuj wszystkie.

Wskazówka: Aby dowiedzieć się więcej na temat funkcji Znajdź i zamień, zapoznaj się ze szczegółami funkcji Znajdź i zamień dla metryk lub zadań Programu Zrównoważonego Rozwoju.

Reassign multiple values as part of a roll forward

If you have 30 or more metric values to reassign as part of an annual roll forward, contact your Workiva CSM to help edit your assignments in bulk. Your CSM will provide a Structured Metric File (SMF) spreadsheet that contains data from your ESG Program, including its current metric assignments.

Note: The SMF provided will be a new file just for assignment updates following a rollforward — not the same SMF your company may have used to create an ESG Program.

From this SMF, edit the assignments as necessary for the new year:

1. From the Bulk updates section, select the Approver/Provider Template Copy sheet for the assignments to update, based on frequency of their values — Quarterly, Monthly, or Yearly.
   
2. In the Approver/Provider Template Copy sheet, edit the assignments' providers, assignee, due dates, and instructions as necessary.

   Note: You can assign multiple members to approve a value, but only one as its provider.

   • To assign only one member as a value's approver, enter their full name or email address.
   • To assign one of multiple members to approve a value by a shared due date, enter their full names or email addresses as a comma-separated list, such as <code>homer@org.com,marge@org.com,bart@org.com,lisa@org.com</code>.
   • To assign multiple members to approve a value through a series of approval steps with their own due dates, enter their full names or email addresses, with each step separated by a pipe (<code>|</code>). If one of multiple members can approve the value as part of an approval step, separate their names or email addresses with a comma (<code>,</code>). For example: <pre>homer@org.com,marge@org.com | bart@org.com | lisa@org.com</pre>
3. After you update the spreadsheet with all new assignments, contact your Workiva CSM to update your ESG Program based on your edits.

   Tip: Please allow three to five business days for Workiva to update your metric assignments. Thanks for your patience!