Synchronizacja Workiva dla arkuszy kalkulacyjnych Excel

Workiva Sync to dodatek do programu Excel dostępny w Microsoft Appsource Marketplace , który kopiuje tylko dane lub formuły z wybranych komórek z programu Excel do platformy Workiva. Workiva Sync działa przy założeniu, że arkusz kalkulacyjny Workiva jest skonfigurowany tak, jak chcesz, więc nie przenosi (i nie może przenosić!) żadnych metadanych ani formatowania. Dzięki temu możesz aktualizować istniejące arkusze kalkulacyjne Workiva lub tworzyć nowe, korzystając z danych przechowywanych na komputerze lokalnym, bez obaw, że formatowanie lub struktura ulegną zmianie po wykonaniu aktualizacji.

Rozwiązanie Workiva Sync działa w oparciu o interfejs API, zapewniając taki sam poziom bezpieczeństwa danych jak platforma Workiva, a także eliminuje konieczność ponownej instalacji, jeśli Workiva doda nowe funkcje.

Uwaga: Aby zachować formatowanie, zalecamy skorzystanie z natywnej funkcji importowania XSLX w systemie Workiva podczas pierwszego przenoszenia pliku Excel do systemu Workiva. Po początkowym imporcie możesz użyć narzędzia Workiva Sync do sprawnego wprowadzania aktualizacji.

Wymagania instalacyjne

Przed zainstalowaniem Workiva Sync należy spełnić następujące wymagania.

Uprawnienia użytkownika

Konto użytkownika wykonującego instalację musi mieć uprawnienia administratora na komputerze lokalnym.

Obsługiwane wersje programu Excel

Workiva Sync współpracuje z następującymi wersjami programu Excel na następujących platformach:

Excel na iPadzie (Microsoft 365)
Excel na komputerze Mac (Microsoft 365, Office 2021, Office LTSC 2024)
Excel w systemie Windows (Microsoft 365, Office 2021, Office LTSC 2024)
Excel w sieci Web (Microsoft 365)

Aby uzyskać najlepsze rezultaty, Workiva zaleca integrację pakietu Microsoft Office 365 z najnowszą wersją programu Excel na komputery stacjonarne.

Excel i WebView2

Jeśli używasz kompilacji wcześniejszej niż 16.0.13530.20424, w instalacjach pakietu Microsoft 365 należy zainstalować aplikację WebView2. Więcej informacji znajdziesz na następujących stronach pomocy technicznej firmy Microsoft:

Workiva Sync oferuje funkcję Użyj zaznaczonych komórek , która umożliwia użytkownikom synchronizowanie wyłącznie zakresów danych aktualnie zaznaczonych w skoroszycie programu Excel. Funkcja ta jest zależna od interfejsu Excel API 1.9, który jest dostępny tylko w niektórych wersjach programu Excel. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz następującą stronę firmy Microsoft: Zestawy wymagań interfejsu API języka JavaScript w programie Excel.

Instalowanie Workiva Sync

Zazwyczaj instalacją zajmuje się zespół IT odpowiedzialny za zarządzanie Twoją dzierżawą Microsoft. Istnieją dwie opcje instalacji Workiva Sync:

Centrum administracyjne usługi Microsoft 365 — Prześlij plik manifestu bezpośrednio do dzierżawy Microsoft.
Narzędzia innych firm — Użyj scentralizowanego narzędzia wdrażania, aby rozesłać plik manifestu do komputerów użytkowników.

Instalacja Workiva Sync umieszcza na komputerze lokalnym niewielki (4 KB) plik manifestu XML. Ten plik dodaje przycisk Workiva Sync do paska narzędzi Home . Kliknięcie tego przycisku spowoduje otwarcie osadzonej przeglądarki w programie Excel, w której możesz zalogować się do swojego konta na platformie Workiva i kontrolować miejsce i sposób synchronizacji komórek. (Jest to logowanie inne niż bezpośrednie logowanie do Workiva, ale procedura logowania jest taka sama.)

Instalowanie Workiva Sync bezpośrednio przez Microsoft Appsource

Jeśli witryna Microsoft Appsource Marketplace jest odblokowana, a użytkownicy mają uprawnienia do dodawania dodatków pakietu Office, użytkownicy końcowi mogą zainstalować aplikację Workiva Sync bezpośrednio. Jeśli nie możesz zainstalować Workiva Sync bezpośrednio za pomocą Microsoft Appsource, skontaktuj się z działem IT swojej firmy.

Aby dodać Workiva Sync w programie Excel:

Otwórz program Excel i wybierz kartę Wstaw .
Kliknij ikonę Dodatki . Jego położenie na pasku narzędzi Narzędzia główne i ikona zależą od używanej wersji programu Excel i zainstalowanych dodatków. Oto dwa przykłady:
W oknie Dodatki pakietu Office kliknij Sklep Office .
Wpisz „Workiva” w polu wyszukiwania. To, co zobaczysz, będzie wyglądać mniej więcej tak:
Wybierz Workiva Sync i kliknij Dodaj .
Kliknij Kontynuuj . Workiva Sync zostanie dodany do Twojego programu Excel.

Aby uzyskać dodatkowe informacje, zapoznaj się z dokumentem Workiva Sync Installation Guide w formacie PDF.

Korzystanie z Workiva Sync

Za pomocą narzędzia Workiva Sync możesz synchronizować skoroszyt programu Excel z pustym lub istniejącym arkuszem kalkulacyjnym Workiva.

Uwaga: Jeśli synchronizujesz się z istniejącym arkuszem kalkulacyjnym Workiva, może być konieczne jego dostosowanie, aby synchronizacja przebiegała prawidłowo. Na przykład, jeśli dodałeś nowy wiersz danych w skoroszycie programu Excel, musisz dodać pusty wiersz w tym samym miejscu w arkuszu kalkulacyjnym Workiva. Ponadto, jeśli nazwy kart arkuszy w skoroszycie programu Excel nie odpowiadają nazwom arkuszy w arkuszu kalkulacyjnym Workiva, synchronizacja spowoduje dodanie nowych arkuszy z nazwami kart arkusza programu Excel.

Aby zsynchronizować plik Excela z kontem platformy Workiva:

Otwórz swoją wersję programu Excel.
Kliknij przycisk Workiva Sync na pasku narzędzi programu Excel. Wygląd ikony zależy od wersji programu Excel. Oto dwa przykłady, jak może wyglądać przycisk:
Wybierz środowisko Workiva z listy rozwijanej i kliknij Dalej .
Wybierz obszar roboczy, z którym chcesz przeprowadzić synchronizację i kliknij Dalej .
Wybierz Rozpocznij synchronizację .
Wprowadź wymagane dane w formularzu Szczegóły synchronizacji .

Wybierz miejsce synchronizacji — Możesz wyszukać pliki lub kliknąć listę rozwijaną, która wyświetli listę najnowszych arkuszy kalkulacyjnych, do których masz uprawnienia do edycji. Po wybraniu arkusza kalkulacyjnego Workiva Sync automatycznie wybiera arkusze programu Excel do uwzględnienia w synchronizacji, jeśli w arkuszu kalkulacyjnym Workiva docelowym znajduje się arkusz o identycznej nazwie.

Arkusze, które nie zostały wykryte z tą samą nazwą, nie są automatycznie wybierane do synchronizacji. Jeśli nie chcesz uwzględniać tych arkuszy, możesz je odznaczyć. Każdy nieukryty arkusz w pliku Excel może zostać ręcznie wybrany do uwzględnienia w synchronizacji.

Użyj wybranych zakresów — Ta opcja synchronizuje wybrane zakresy w arkuszach programu Excel, aby uwzględnić je w synchronizacji. Opcja ta nie jest dostępna w wersjach programów Excel 2016 i Excel 2019 (innych niż 365) objętych licencją zbiorczą.

Uwzględnij formuły — Formuły w programie Excel zostaną zsynchronizowane jako formuły, jeśli zawarte w nich funkcje są obsługiwane przez Workiva. Nieobsługiwane formuły są synchronizowane jako wartości. Można zobaczyć, które formuły zostały zsynchronizowane w wartościach, a także uzyskać nawigację do określonych komórek w arkuszu docelowym Workiva.
Po wprowadzeniu szczegółów wybierz Synchronizuj .

Uwaga: Maksymalna liczba komórek, które można zsynchronizować jednocześnie, wynosi 2 miliony. Jest to również domyślna liczba komórek, które mogą być zawarte w arkuszu kalkulacyjnym Workiva.
Po zakończeniu synchronizacji w prawym dolnym rogu okna pojawi się powiadomienie.

Po zakończeniu synchronizacji możesz wyświetlić docelowy arkusz kalkulacyjny Workiva na swoim koncie Workiva.

Uwagi

Workiva Sync nie jest powiązany z narzędziem Local File Sync .
- Synchronizacja plików lokalnych umożliwia otwieranie plików Workiva załączników bezpośrednio na komputerze. Możesz
  je edytować, a zmiany zostaną automatycznie przesłane do załącznika w Workiva.
- Workiva Sync to dodatek do programu Excel umożliwiający synchronizację wybranych danych z arkuszem kalkulacyjnym Workiva z zewnętrznego pliku Excel.
- Firma Workiva nie nakłada żadnych ograniczeń na korzystanie z usługi WK Sync.
- Workiva Sync łączy się wyłącznie z programem Excel i aplikacją Workiva. Nie jest dwukierunkowa.
- Workiva Sync łączy się wyłącznie z aplikacją Excel i Workiva. Nie współpracuje z innymi arkuszami kalkulacyjnymi.

Notatki dotyczące formatowania i metadanych

Czcionki, kolory, linie i wszelkie inne formatowanie w oryginalnym dokumencie nie są importowane.
Workiva Sync zakłada, że skonfigurowałeś (lub skonfigurujesz) całe formatowanie w Arkuszu kalkulacyjnym Workiva. Po skonfigurowaniu formatowania nie będzie ono miało wpływu na przyszłe synchronizacje.
Jeśli w arkuszu kalkulacyjnym Workiva znajdują się informacje, których nie chcesz nadpisać, zablokuj odpowiednią komórkę w arkuszu kalkulacyjnym Workiva, aby zapobiec wprowadzaniu w niej zmian w przyszłości.

Notatki bezpieczeństwa

Workiva Sync nie uzyskuje dostępu do danych użytkownika końcowego, dopóki dane te nie zostaną zapisane na platformie Workiva.
Podczas korzystania z Workiva Sync żadne dane nie są przechowywane lokalnie.
Na komputerze użytkownika końcowego nie jest instalowane żadne oprogramowanie poza plikiem manifestu.
Aby uzyskać dodatkowe informacje dotyczące bezpieczeństwa i zarządzania danymi, zobacz Szczegóły techniczne Workiva Sync .

Aktualizacja

Aktualizacje aplikacji Workiva Sync następują automatycznie, ponieważ najnowsza wersja aplikacji Workiva Sync zawsze ładuje się po zalogowaniu. Ponieważ funkcjonalność Workiva Sync opiera się na sieci Web, Workiva może i będzie aktualizować Workiva Sync bez konieczności podejmowania jakichkolwiek działań przez Ciebie lub Twój zespół IT. Mogą zdarzyć się sytuacje, w których wprowadzimy ulepszenia zabezpieczeń lub zmiany, które nie będą miały wpływu na bezpieczeństwo, o czym zostaniesz powiadomiony z wyprzedzeniem. Jednakże takie przypadki będą bardzo rzadkie.
Aby zminimalizować obciążenie związane z konserwacją, Workiva bardzo rzadko zmienia plik manifestu Workiva Sync.

Microsoft i jego produkty są zarejestrowanymi znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation w Stanach Zjednoczonych i/lub innych krajach.

Centrum wsparcia Workiva