<!--contains headings hyperlinked in app, do not move-->
Aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu procesu w ogólności, zobacz Tworzenie procesu.
Wszystkie działania certyfikacyjne wymagają najpierw podpisania listów przez osoby cesjonowane. Dowiedz się więcej o tworzeniu listu certyfikacyjnego.
<!--hyperlinked in app, do not move-->
Dodaj akcję certyfikacji do procesu
Po utworzeniu procesu i listów certyfikacyjnych do wykorzystania w procesie możesz dodać akcję Certyfikacja za pomocą przycisku Dodaj akcję na pasku narzędzi.
Następnie wypełnij pola w panelu Szczegóły akcji po prawej stronie. Każda czynność certyfikacyjna musi obejmować następujące informacje:
- Tytuł: Nazwa akcji
- List: List, który należy podpisać. Dowiedz się więcej o tworzeniu listu certyfikacyjnego.
- Wyślij do: Osoby, które muszą podpisać list
- Jeśli chcesz dodać wiele kroków sygnatariusza, kliknij Dodaj krok sygnatariusza.W razie potrzeby będziesz mieć możliwość edycji kroków sygnatariusza, które jeszcze się nie rozpoczęły, nawet po uruchomieniu procesu.
- Jeśli dodasz wielu sygnatariuszy do jednego kroku, określ, czy wszyscy w tym kroku muszą podpisać, czy tylko ktoś w tym kroku musi podpisać, aby akcja certyfikacji mogła być kontynuowana.
Możesz również dodać:
- Termin (opcjonalnie): To termin, do którego list musi zostać podpisany. Jeżeli skonfigurowano dni robocze, można również ustawić termin płatności, wpisując numer dnia roboczego (np. termin płatności można ustawić na 5. dzień roboczy w harmonogramie firmy).
- Przypomnienia dla osób przypisanych: Możesz użyć domyślnej wartości systemowej (możesz zmienić tę wartość domyślną przed rozpoczęciem procesu w ustawieniach certyfikacji), wybrać opcję całkowitego niewysyłania przypomnień lub dostosować przypomnienia do swoich osobistych potrzeb. Więcej szczegółów znajdziesz w Wysyłaj przypomnienia w Procesach.
- Zatwierdzenie przez (opcjonalnie): Osoby, które przejrzą i zatwierdzą lub zwrócą podpisany list, jeśli zatwierdzenie będzie wymagane
- Jeśli chcesz mieć wielu zatwierdzających, kliknij Dodaj krok zatwierdzania. W razie potrzeby będziesz mieć możliwość edycji kroków zatwierdzania, które jeszcze się nie rozpoczęły, nawet po rozpoczęciu procesu.
- Jeśli dodasz wielu zatwierdzających do jednego kroku, określ, czy wszyscy w kroku muszą zatwierdzić, czy tylko ktoś w kroku musi zatwierdzić, aby akcja certyfikacji mogła być kontynuowana.
Uwaga: Jeśli nie dodano żadnego kroku zatwierdzania i wymagane jest zatwierdzenie, właściciel procesu, który go uruchomił (menedżer procesu), zostanie dodany jako osoba zatwierdzająca.
- Termin zatwierdzenia (opcjonalnie): Termin, w którym podpisany list musi zostać zatwierdzony, jeśli zatwierdzenie jest wymagane. Jeżeli skonfigurowano dni robocze, można również ustawić termin zatwierdzenia, wpisując numer dnia roboczego (np. termin zatwierdzenia można ustawić na 5. dzień roboczy w harmonogramie firmy).
- Przypomnienia o osobach zatwierdzających: Jeśli dodasz osobę zatwierdzającą, możesz dostosować przypomnienia o osobach zatwierdzających. Możesz użyć domyślnej wartości systemowej (możesz zmienić tę wartość domyślną przed rozpoczęciem procesu w ustawieniach certyfikacji), wybrać opcję całkowitego niewysyłania przypomnień lub dostosować przypomnienia do swoich osobistych potrzeb. Więcej szczegółów znajdziesz w Wysyłaj przypomnienia w Procesach.
- Instrukcje (opcjonalnie): Wszelkie dodatkowe informacje potrzebne do ukończenia zadania certyfikacyjnego
- Niestandardowe powiadomienie e-mail (opcjonalnie): Niestandardowe powiadomienie e-mail wysyłane do sygnatariuszy w związku z tą akcją po jej rozpoczęciu
- Tagi (opcjonalne): Identyfikacja informacji o akcji przy użyciu kategorii i wartości (np. Priorytet: Niski). W razie potrzeby będziesz mieć możliwość edycji tych tagów nawet po rozpoczęciu procesu certyfikacji.
Masowe dodawanie działań certyfikacyjnych do procesu
Możesz użyć opcji Certyfikacja zbiorcza, jeśli chcesz wysłać kopie pojedynczego, dedykowanego listu do każdej osoby w grupie.
Po wybraniu Certyfikacja zbiorczawypełnij wymagane pola:
- Tytuł: Nazwa akcji, która będzie taka sama dla każdego sygnatariusza
- List: List, który musi zostać podpisany przez każdego sygnatariusza
- Przypisano do: Grupa obszaru roboczego, której członkowie muszą podpisać list
Możesz również dodać:
- Termin (opcjonalnie): Do tego momentu wszystkie listy muszą zostać podpisane. Jeżeli skonfigurowano dni robocze, można również ustawić termin płatności, wpisując numer dnia roboczego (np. termin płatności można ustawić na 5. dzień roboczy w harmonogramie firmy).
- Przypomnienia dla osób przypisanych: Możesz użyć domyślnej wartości systemowej (możesz zmienić tę wartość domyślną przed rozpoczęciem procesu w ustawieniach certyfikacji), wybrać opcję całkowitego niewysyłania przypomnień lub dostosować przypomnienia do swoich osobistych potrzeb. Więcej szczegółów znajdziesz w Wysyłaj przypomnienia w Procesach.
- Zatwierdzenie przez (opcjonalnie): Osoba, która dokona przeglądu i zatwierdzenia lub zwróci wszystkie podpisane listy wymagające zatwierdzenia
Uwaga: Jeśli nie dodano żadnego kroku zatwierdzania i wymagane jest zatwierdzenie, właściciel procesu, który go uruchomił (administrator procesu), zostanie dodany jako osoba zatwierdzająca.
- Termin zatwierdzenia (opcjonalnie): Termin, w którym podpisane listy muszą zostać zatwierdzone, jeśli zatwierdzenie jest wymagane. Jeżeli skonfigurowano dni robocze, można również ustawić termin zatwierdzenia, wpisując numer dnia roboczego (np. termin zatwierdzenia można ustawić na 5. dzień roboczy w harmonogramie firmy).
- Przypomnienia o osobach zatwierdzających: Jeśli dodasz osobę zatwierdzającą, możesz dostosować przypomnienia o osobach zatwierdzających. Możesz użyć domyślnej wartości systemowej (możesz zmienić tę wartość domyślną przed rozpoczęciem procesu w ustawieniach certyfikacji), wybrać opcję całkowitego niewysyłania przypomnień lub dostosować przypomnienia do swoich osobistych potrzeb. Więcej szczegółów znajdziesz w Wysyłaj przypomnienia w Procesach.
- Instrukcje (opcjonalnie): Wszelkie dodatkowe informacje potrzebne do ukończenia zadań certyfikacyjnych
- Niestandardowe powiadomienie e-mail (opcjonalnie): Niestandardowe powiadomienie e-mail wysyłane do sygnatariuszy dla każdej czynności w ramach tej zbiorczej certyfikacji po jej rozpoczęciu
Po kliknięciu przycisku Dodajdo procesu zostanie dodana osobna akcja certyfikacji dla każdej osoby w przypisanej grupie.
Masowa edycja akcji certyfikacyjnych
Można edytować różne pola dla wielu działań certyfikacyjnych jednocześnie. Wybierz jedną lub więcej akcji i/lub grup akcji do edycji, kliknij menu rozwijane Edytuj akcje i wybierz pole, które chcesz edytować.
Dowiedz się więcej o zbiorczej edycji działań certyfikacyjnych w ramach procesu.
Przed rozpoczęciem procesu przejrzyj go
Aby mieć pewność, że proces przebiegnie sprawnie, przed jego rozpoczęciem zalecamy wykonanie następujących czynności:
- Przejrzyj ustawienia procesui przejrzyj ustawienia certyfikacji. Po rozpoczęciu procesu nie będziesz mógł zmienić następujących ustawień: zamówienia początkowego, konfiguracji [ dni roboczych (możesz zmienić tylko ostatniego dnia roboczego) i ustawienia certyfikatów automatycznego zatwierdzania.
- Sprawdź stan swojego procesu, klikając Sprawdź problemy w lewym panelu. Spowoduje to konieczność szybszego rozwiązania problemów, np. w przypadku zadań, w których brakuje wymaganych informacji lub których termin wykonania już minął.
- Sprawdź, czy wszystkie działania certyfikacyjne i ich szczegóły są poprawne, eksportując wszystkie działania procesu jako plik CSV.
Rozpocznij proces od działań certyfikacyjnych
Kliknij Rozpocznij proces na pasku narzędzi, aby rozpocząć proces. Po rozpoczęciu procesu certyfikacji sygnatariusze otrzymają wiadomość e-mail zawierającą bezpośredni link do listu, który należy podpisać.
Uwaga: Tylko właściciel procesu może uruchomić proces. Właściciel tego procesu stanie się menedżerem procesu.