Når du arbeider med et Word-dokument eller DOCX-format, kan du gjøre et par ting før importering som vil forbedre utseendet til dokumentet etter importering. Dette inkluderer å konvertere autotekst til ren tekst og fjerne unødvendige seksjonsskift.
Konvertering av automatisk tekst til ren tekst
Autotekst består ofte av elementer som nummererte lister, og kan være nyttig for eksempel ved import av juridiske dokumenter. For å konvertere den automatiske teksten må du bruke verktøyet Visual Basic Editor.
- Åpne dokumentet du ønsker å konvertere i Word.
- For å åpne Visual Basic Editor-verktøyet har du tre alternativer:
- Alternativ 1: Trykk ALT+F11 for å vise Visual Basic Editor.
-
Alternativ 2:Gå til fanen Utvikler og velg "Visual Basic".
Merknad: Hvis utviklerfanen ikke er tilgjengelig, gå til Alternativer > Tilpass båndet > Merk av i boksen Utvikler > OK
- Alternativ 3: FinnVisual Basic Editor ved å søke etter den i søkefeltet nedenfor
- På menyen Vis velger du Direkte vindu og skriver inn følgende: ActiveDocument.ConvertNumbersToText og trykker Enter.
- Lukk Umiddelbart-vinduet.
- Lagre Word-dokumentet.
Fjern unødvendige seksjonsskift
Når du importerer et Word-dokument til Workiva, opprettes det en seksjon i Workiva-dokumentet for hvert Seksjonsskift det finner i Word-filen. Dette kan føre til unødvendige seksjonsskift i det importerte dokumentet.
For å forhindre at importen automatisk oppretter uønskede seksjoner, kan du fjerne seksjonsskiftene i Word før importen:
- I Word-filen går du til Hjem -fanen og velgerErstatt.
- Utvid rullegardinmenyen Spesial og velg Seksjonsskift.
- For feltet Erstatt med lar du det være tomt.
- Erstatt dem én etter én eller Erstatt alle.
- Lagre Word-dokumentet.
Etter at du har konvertert automatisk tekst og fjernet unødvendige seksjonsskift, kan du nå enkelt importere Word-dokumentet til Workiva.