Et prosjekt vil inneholde én eller flere rapporter, og hver rapport representerer én rapporteringsforpliktelse for én enhet og for én rapporteringsperiode. Med tillatelser kan du administrere hvem som har tilgang og hva slags tilgang de har, både på prosjektnivå og rapportnivå.
Å gi en bruker tillatelser på prosjektnivå vil samtidig gi dem tillatelser på rapportnivå til rapportene i det prosjektet. På samme måte vil det å gi en bruker tillatelser på rapportnivå samtidig gi dem filtillatelser til filene som er knyttet til den rapporten.
Merk : For brukere som ikke er en del av prosjektet eller prosjektets rapporter, kan du fortsatt gi dem tillatelser til de individuelle filene i en rapport ved å bruke Workivas filtillatelsesfunksjon som vanlig.
Krav
- Arbeidsområdet ditt må ha løsningene Multi-Entity Reporting (MER) Advanced, Fund Reporting Suite eller Insurance Suite aktivert.
- Du må ha tillatelser for prosjektleder eller eierskap av prosjekter og rapporter for å administrere og tildele tillatelser på prosjektnivå.
- Du må ha tillatelser for Rapportbehandling eller Eie rapport og filer til en rapport for å administrere og tildele tillatelser på rapportnivå.
Tillatelser på prosjektnivå
Prosjektansvarlig
Brukeren som oppretter prosjektet blir som standard prosjektleder . Prosjektlederen :
- Er det primære kontaktpunktet for prosjektet
- Kan administrere prosjektets innstillinger og tillatelser
- Henter egne rapport- og filtillatelser til alle rapporter i prosjektet
Fordi prosjektlederen får tillatelser for egne rapporter og filer til alle rapporter i prosjektet, kan de administrere innstillingene for alle disse rapportene, og de vil også få eiertillatelser til alle filer som er knyttet til disse rapportene. Se Tillatelser på rapportnivå for mer informasjon.
Eget prosjekt og egne rapporter
Brukere med tillatelser til eget prosjekt og rapporter :
- Kan administrere prosjektets innstillinger og tillatelser
- Få egne rapport- og filtillatelser til alle rapporter i prosjektet
Merk : Den eneste forskjellen mellom brukere med tillatelser for eget prosjekt og rapporter og brukere med tillatelser for prosjektleder er at prosjektlederen er det primære kontaktpunktet for prosjektet.
Fordi brukere med tillatelser for å eie prosjekt og rapporter også får tillatelser for å eie rapport og filer til alle rapporter i prosjektet, kan de administrere innstillingene for alle disse rapportene, og de vil også få eiertillatelser til alle filer som er knyttet til disse rapportene. Se Tillatelser på rapportnivå for mer informasjon.
Administrer tillatelser på prosjektnivå
Fra prosjektdashbordet klikker du på Innstillinger for å åpne panelet Prosjektinnstillinger .
Deretter kan du administrere tillatelser på prosjektnivå i Tillatelser- delen:
- For å gi nye brukere tilgang til prosjektet og tildele deres tillatelser på prosjektnivå, velg først en bruker eller gruppe, velg deretter tillatelsen du vil gi dem, og klikk deretter på Legg til .
- For å endre tillatelsene til en eksisterende bruker, åpne rullegardinmenyen ved siden av brukeren og velg en annen tillatelse. Du kan også fjerne den brukeren fra prosjektet ved å klikke på Fjern fra prosjekt .
-
Hvis du vil endre hvem som har prosjektledertillatelser , åpner du rullegardinmenyen ved siden av den nye brukeren og velger Prosjektleder . Når du har tilordnet den nye prosjektlederen, kan du endre den forrige prosjektlederens tillatelser eller fjerne vedkommende fra prosjektet.
Merk : Det kan bare være én prosjektleder i et prosjekt om gangen.
Tillatelser på rapportnivå
Rapportansvarlig
Rapportansvarlig :
- Er hovedkontaktperson for rapporten
- Kan administrere rapportens innstillinger og tillatelser
- Henter eiertillatelser [link to file permissions article]til alle filer som er knyttet til rapporten
Merk : Det kan bare være én rapportansvarlig (dvs. ett primært kontaktpunkt) per rapport. Andre brukere kan administrere den samme rapporten via tillatelsen «Eie rapport og filer» – de kan gjøre alt rapportadministratoren kan gjøre, men de vil ikke være det primære kontaktpunktet.
Merk : For å sikre at rapportansvarlige og de med tillatelser for å eie rapport og filer bare har tilgang til filene som er relevante for dem, må du sørge for å bare legge til de nødvendige filene i en gitt rapport.
Eie rapport og filer
Brukere med tillatelser til egne rapporter og filer :
- Kan administrere rapportens innstillinger og tillatelser
- Få eiertillatelser til alle filer som er knyttet til rapporten
Rediger filer
Brukere med tillatelse til å redigere filer :
Vis filer
Brukere med tillatelse til å vise filer :
Administrer tillatelser på rapportnivå
Under prosjektopprettelsen kan du eventuelt legge til brukere i hver av rapportene i prosjektet og tildele deres tillatelser på rapportnivå.
Etter at prosjektet er opprettet, kan du administrere tillatelser på rapportnivå ved først å gå til rapportdashbordet og deretter klikke på Innstillinger for å åpne panelet for rapportinnstillinger .
Deretter kan du administrere tillatelser på rapportnivå i Tillatelser- delen:
- For å gi nye brukere tilgang til rapporten og tildele deres tillatelser på rapportnivå, velg først en bruker eller gruppe, velg deretter tillatelsen du vil gi dem, og klikk deretter på Legg til .
- For å endre tillatelsene til en eksisterende bruker, åpne rullegardinmenyen ved siden av brukeren og velg en annen tillatelse. Du kan også fjerne den brukeren fra rapporten ved å klikke på Fjern fra rapport .
-
For å endre hvem som har tillatelser for rapportadministrator , åpne rullegardinmenyen ved siden av den nye brukeren og velg Rapportadministrator . Når du har tilordnet den nye rapportansvarlige, kan du endre tillatelsene til den forrige rapportansvarlige eller fjerne vedkommende fra rapporten. Hvis du ikke fjerner den forrige rapportbehandleren fra rapporten, vil vedkommende beholde tillatelsene for egen rapport og filer .
Merk : Det kan bare være én rapportansvarlig i en rapport om gangen.
Vanlige scenarier med tillatelser
Hvordan gir jeg noen full tilgang til en rapport?
Tildel tillatelsen Egne rapporter og filer på rapportnivå til den brukeren for den rapporten. Brukeren vil da kunne administrere rapportens innstillinger og tillatelser, og vil få eiertillatelser til alle filer som er knyttet til rapporten (dette lar brukeren kunne arbeide i alle rapportens filer). Den eneste forskjellen mellom denne brukeren og rapportansvarlig er at denne brukeren ikke vil være den angitte kontaktpersonen.
Hvordan gir jeg noen skrivebeskyttet innsyn?
Tildel tillatelsen Vis filer på rapportnivå til den brukeren for de ønskede rapportene. Hvis du vil at brukeren skal kunne se alle rapporter i et prosjekt, må du gå til hver av rapportens innstillinger og tildele tillatelsen Vis filer til den brukeren for hver rapport. Denne brukeren vil kun kunne se data i prosjekt- og rapportdashboardene for rapportene de har tilgang til, og vil ikke kunne redigere noe. Dette er ofte ideelt for brukere i toppklassen.
Hvordan tildeler jeg en rapportansvarlig på nytt?
For å endre hvem som har tillatelser som rapportadministrator , gå først til innstillingene for den ønskede rapporten. Åpne deretter rullegardinmenyen ved siden av den nye brukeren i Tillatelser- delen og velg Rapportbehandling . Den forrige rapportbehandleren vil beholde tillatelsene for egen rapport og filer , eller du kan fjerne den forrige rapportbehandleren fra rapporten om nødvendig.
Hva skjer med en brukers tillatelser til en fil når filen fjernes fra en rapport?
Når en fil fjernes fra en rapport, fortsetter filen å eksistere på sin vanlige plassering i arbeidsområdet og er fortsatt tilgjengelig via den vanlige Workiva-filopplevelsen. Eventuelle filtillatelser som ble tildelt ved hjelp av den vanlige Workiva-funksjonen for filtillatelser, vil bli beholdt. Brukerne som fikk tilgang til den filen, bare fordi de fikk tillatelser til prosjektet eller rapporten som inneholdt den filen, vil imidlertid miste tilgangen til den filen.
Hva skjer når en brukers tillatelser på filnivå er forskjellige fra tillatelsene på prosjektnivå eller rapportnivå?
Hvis en brukers tillatelser på filnivå er forskjellige fra tillatelsene på prosjektnivå eller rapportnivå, brukes den høyeste tillatelsen.
Hvis en bruker har lesertilgang til en fil via de vanlige filnivåtillatelsene, og den brukeren har:
- Enten Prosjektleder eller Eier prosjekt og rapporterer tillatelser til et prosjekt som inneholder en rapport som er knyttet til den filen
- Eller Rapportbehandling eller Eie rapport- og filtillatelser til en rapport som er knyttet til den filen
Da vil den brukeren få eiertilgang til den filen. Hvis filen fjernes fra rapporten i prosjektet, eller brukeren fjernes fra prosjektet, vil brukeren få tilgang til filen igjen som leser.
Hvis en bruker har eier- eller redigeringstilgang til en fil via de vanlige filnivåtillatelsene, og den brukeren har visningstillatelser for filer til en rapport som er knyttet til den filen, vil den brukeren fortsatt ha den vanlige eier- eller redigeringstilgangen til den filen.
Hva er beste praksis for å tildele tillatelser til revisorer?
Hvis revisorene bare trenger å se status og fremdrift for et prosjekt og dets rapporter, og ikke trenger å redigere eller arbeide i noen av rapportens filer, tildeler du dem tillatelser til å vise filer for hver av rapportene i prosjektet. Dette vil tillate dem å se alle filene som er knyttet til rapportene, samt relaterte prosjekt- og rapportdashborddata.
Hvis revisorene bare trenger tilgang til en håndfull filer, og ikke trenger å se status og fremdrift for hele prosjektet og rapportene, kan du tildele dem de nødvendige tillatelsene til de enkelte filene ved å bruke Workivas filtillatelsesfunksjon som vanlig.
Hva tillater hver av tillatelsene på prosjektnivå og rapportnivå en bruker å gjøre i en fil i det prosjektet eller den rapporten?
Hvis en bruker får eier- eller lesertillatelser til en fil via en tillatelse på prosjektnivå eller rapportnivå, vil de kunne utføre de samme filfunksjonene som beskrevet her . Hvis en bruker for eksempel har eiertillatelser til en fil fordi de har eiertillatelser og filer til en rapport som inneholder den filen, kan de utføre eierfunksjoner (redigere dokumentegenskaper, legge til kommentarer, eksportere filen osv.) på den filen.