Tillatelsesrapporter lar arbeidsområdeeiere og innholdsansvarlige se hvilket tilgangsnivå individuelle brukere og brukere i valgte grupper har til de valgte filene og mappene i arbeidsområdet ditt. Du kan tilpasse hvilke brukere og grupper og hvilke filer og mapper som skal inkluderes i rapporten.
Opprett en tillatelsesrapport
Merk: Tillatelsesrapporter registrerer statusen til tillatelser i det øyeblikket du oppretter rapporten, så vi anbefaler at du oppretter en rapport når andre brukere ikke aktivt endrer tillatelser.
Slik oppretter du en tillatelsesrapport:
- Øverst til høyre klikker du på navnet på arbeidsområdet ditt og velger Innstillinger for å åpne arbeidsområdeinnstillingene.
- Gå til fanen Tillatelser .
- Sørg for at siden Opprett en rapport er valgt.
- Gi tillatelsesrapporten din et navn.
-
I delen Brukere eller grupper velger du ett av følgende:
- Alle brukere og grupper for å inkludere alle brukere og grupper i arbeidsområdet
- Valgte brukere eller grupper for å filtrere rapporten til valgte brukere, grupper eller begge deler
Merknad : Hvis du velger en bestemt bruker eller gruppe, inkluderer rapporten bare deres tillatelser for de valgte filene eller mappene. For å se alle brukere eller grupper med tilgang til en fil, velg Alle brukere og grupper .
- Velg å inkludere Alle filer og mapper eller Valgte filer og mapper i rapporten.
-
Klikk på Opprett rapport for å fullføre. Du vil motta en e-post når rapporten er opprettet og et varsel i Workiva.
Tips : Du kan sjekke siden Tidligere rapporter for å se rapportens fremdrift.
Bruk tillatelsesrapporten
Etter at rapporten er generert, åpner du den for å se gjennom tillatelser på tvers av brukere, grupper, filer og mapper.
Du kan få tilgang til og laste ned rapporten fra siden Tillatelser i Arbeidsområdeinnstillinger . Rapporter genereres som CSV-filer, som du kan åpne i et regnearkprogram for å gjennomgå og filtrere dataene. Du vil også motta et e-postvarsel når rapporten er klar.
Hvis du bruker Workiva-regneark, kan du importere CSV-filen for å analysere rapporten i Workiva.
Rapporter forblir tilgjengelige på siden Tillatelser i opptil 6 måneder. Hvis du vil vite mer, kan du lese Vis og administrer tidligere tillatelsesrapporter .
Forstå rapporten
Rapporten er organisert i tabellformat med følgende kolonner:
- Filtype : Elementtypen (for eksempel mappe, dokument eller seksjon).
- Filsti : Plasseringen til elementet i arbeidsområdet.
- Fil- eller seksjonsnavn : Navnet på filen, mappen eller seksjonen.
- Bruker (for brukertillatelser) eller Gruppe (for gruppetillatelser): Brukeren eller brukergruppen som har fått tildelt tillatelser.
- Tillatelse : Tilgangsnivået (Eier, Redigerer, Viser eller Avvist).
Merknad : Tillatelser for grupper vises på gruppenivå og inkluderer ikke individuelle brukere. Hvis du genererer en rapport for både brukere og grupper, oppretter Workiva to separate rapporter. Den ene er for brukere og den andre er for grupper, alle med samme struktur.
Du kan bruke rapporten til å:
- Gjennomgå tilgang etter bruker eller gruppe
- Filtrer etter en bestemt bruker eller gruppe for å se alle filer de har tilgang til.
- Gjennomgå tilgang etter fil eller mappe
- Identifiser alle brukere og grupper med tilgang til en valgt fil eller mappe.
- Analyser tillatelsesnivåer
- Filtrer etter tilgangsnivå (eier, redigerer, leser, nektet) for å validere tillatelser.
- Støtte til revisjoner og samsvar
- Bekreft at bare de riktige brukerne eller gruppene har tilgang til sensitivt innhold.
Vis og administrer tidligere tillatelsesrapporter
Hvis du vil laste ned tidligere opprettede tillatelsesrapporter, kan du se alle tillatelsesrapportene du har opprettet i løpet av de siste 6 månedene under Tidligere rapporter .
Hvis du vil laste ned flere tidligere tillatelsesrapporter, velger du ønskede rapporter og klikker på Last ned valgte . På denne siden kan du også slette tidligere rapporter du har opprettet ved å velge dem og klikke på Slett valgte .