Overvåke en prosess

Etter at du har startet prosessen, kan du spore statusen for hver handling, gjøre endringer, avbryte individuelle handlinger eller lukke eller åpne hele prosessen på nytt etter behov.

Merk: Du trenger rollen Redigerer-arbeidsområde for å redigere en prosess.

Hvis prosessen din har innholdsforespørsler, kan du lære mer om overvåking av innholdsforespørsler i en prosess.

Hvis prosessen din har sertifiseringshandlinger, kan du lære mer om overvåking av sertifiseringshandlinger i en prosess.

Merknad: Workiva-kalendere, kalenderrelaterte funksjoner (som bruk av virkedager i prosesser), prosessmaler, diagrammer og innsikt for prosessovervåking, og sammendragskortet for prosesskopier er for øyeblikket bare tilgjengelige i noen av våre løsninger for økonomisk rapportering og økonomiske tjenester.

Fra fanen Prosess kan du se:

Et Oversiktspanel som viser prosessens detaljer og annen innsikt
Diagrammer som viser prosessens fremdrift på et øyeblikk
En liste over prosessens handlinger med diverse detaljer, som for eksempel hver handlings Status og Forfallsdato

Du kan tilpasse visningen av handlingslisten ved å legge til filtre eller bruke de konfigurerbare kolonnene. Klikk på menyen med tre prikker ved siden av en kolonneoverskrift for å se alternativene for kolonnekonfigurasjon.

Fra fanen Kalender kan du enkelt se når prosessens handlinger forfaller og spore disse forfallsdatoene mot andre kalenderhendelser som er lagt til via prosessinnstillingene.

Merk: Hvis prosessbehandleren (prosesseieren som først starter prosessen) fjernes fra arbeidsområdet før prosessen er fullført, må en arbeidsområdeadministrator velge en ny prosessbehandler og gi vedkommende eiertillatelser til alle filer i prosessen for at prosessen skal kunne fortsette.
En arbeidsområdeadministrator kan når som helst endre prosessbehandleren for en kjørende prosess i prosessinnstillingene.

Legg til flere handlinger eller grupper

Du kan fortsatt legge til flere handlinger eller grupper selv etter at prosessen har startet.

Slik legger du til en handling eller gruppe fra denne visningen:

Klikk på Legg til i verktøylinjen.
Velg en handlings- eller gruppetype.
Skriv inn informasjonen om handlingen eller gruppen din.
Klikk på Legg til handling eller Legg til gruppe, så starter den nye handlingen eller gruppen i henhold til prosessens Startrekkefølge (dette finner du i prosessinnstillingene).

Rediger en handling eller gruppe

Hvis prosessen din har innholdsforespørsler, kan du lære mer om redigering av innholdsforespørsler som allerede har startet.

Hvis prosessen din har sertifiseringshandlinger, kan du lære mer om redigering av sertifiseringshandlinger som allerede har startet.

Selv om en prosess pågår, kan du gjøre endringer i handlinger eller grupper ved hjelp av menyen med tre prikker ved siden av handlingen eller gruppen.

Slik redigerer du en handling eller gruppe:

Klikk på menyen med tre prikker ved siden av handlingen eller gruppen.
Velg Rediger handling eller Rediger gruppe fra menyen.

Hvis du redigerer en handling, vil den som tildeler handlingen og godkjenneren (hvis aktuelt) motta e-postvarsler når du lagrer endringene.

For å redigere tagger, se Kategoriser handlinger ved hjelp av tagger.

Merk: Hvis du redigerer den tildelte eller plasseringen, vil avmerkingsboksen Start på nytt ved lagring automatisk bli valgt. Denne omstarten er nødvendig når du redigerer den tildelte eller plasseringen, men er valgfri for alle andre redigeringer.

Start en handling på nytt

I en prosess som allerede er startet, kan du starte handlinger på nytt ved å klikke på menyen med tre prikker ved siden av handlingen og velge Start på nytt. Dette vil varsle handlingens tildelere om at oppgavene deres har blitt startet på nytt.

Merk: Du vil ikke kunne starte handlinger på nytt i en lukket prosess.

Avbryt en handling

Hvis du ikke lenger trenger en handling i den nåværende prosessen, og den ikke er fullført ennå, kan du avbryte den ved å klikke på menyen med tre prikker ved siden av handlingen og velge Avbryt. Dette avbryter handlingen og varsler eventuelle tildelere. Den avbruttede handlingen vil forbli synlig i prosessstatusrapportene.

Slett en handling

Hvis du vil fjerne en handling eller gruppe med handlinger fullstendig fra prosess- og statusrapportene, selv om handlingen allerede er fullført, kan du slette den ved å klikke på menyen med tre prikker ved siden av handlingen eller gruppen og velge Slett handling eller Slett gruppe. Hvis handlingene allerede pågår, vil dette avbryte dem og varsle eventuelle tildelere. Uavhengig av statusen deres, vil handlingene bli fjernet fra prosessstatusrapportene. Aktiviteter knyttet til de slettede handlingene vil fortsatt være værende i prosessaktivitetsrapporten.

Lukk en prosess

Du kan velge hvordan du vil lukke prosessen ved å klikke påInnstillinger i verktøylinjen for å åpneprosessinnstillingene. Under feltet Lukk prosess :

Velg Automatisk hvis du vil lukke prosessen automatisk når alle handlinger er fullført eller avbrutt (standard)
Velg Manuelt hvis du vil at en prosesseier skal lukke prosessen manuelt når de er klare.

Denne innstillingen kan endres når som helst, selv om prosessen allerede har startet.

Uansett hvilket alternativ som er valgt, kan prosesseieren lukke prosesser manuelt selv om det fortsatt er ufullstendige handlinger. Dette vil avbryte disse ufullstendige handlingene og forhindre at nye oppgaver sendes ut.

Etter at en prosess er lukket enten automatisk eller manuelt, kan den åpnes på nytt om nødvendig.

Merknad: Hvis du vil slette en prosessfil som allerede er startet fra Hjem eller Filer, må du først lukke prosessen.

Merk: Når du lukker en prosess, tilbakestilles ikke filtillatelser for oppgaver som allerede er sendt ut. Hvis en samarbeidspartner imidlertid har fått redigeringstillatelse for en innholdsforespørsel som allerede er sendt, tilordnes tillatelsesnivået deres til Ingen.

Åpne en prosess på nytt

Hvis du vil åpne en lukket prosess på nytt slik at du kan fortsette å legge til eller redigere handlinger eller grupper, klikker du på Åpne prosess på nytt i verktøylinjen. Handlinger som allerede er avbrutt eller fullført, vil ikke automatisk bli startet på nytt.

Overvåk alle prosesser hjemmefra

Listen Prosesser i Hjem gir en nyttig måte å overvåke statusen til flere prosesser samtidig. Denne listen viser alle prosessene der du har minst tilgang til visning. Bare prosesser som har blitt startet vises.

monitor process page.png

Du kan se følgende informasjon for hver prosess:

Prosessnavn: Prosessens tittel
Opprettet av: Brukeren som startet prosessen
Startet: Da prosessen ble startet
Forfall: Forfallsdato for prosessen
Lukket: Da prosessen ble avsluttet
Status: Hvor stor prosentandel av prosessens handlinger er i hver statuskategori

Fra denne listen kan du klikke på rullegardinmenyen ved siden av en prosess for å:

Gå til prosessen
Send påminnelser
Vis prosessaktivitet
Oppdater prosessinnstillinger
Vis tillatelser

go to process.png

Sorter og filtrer listen over prosesser

Du kan sortere og filtrere listen over prosesser for å enklere finne det du leter etter:

Sortere

Som standard sorteres listen fra og med den sist startete prosessen. Du kan endre dette ved å klikke på en kolonneoverskrift for å sortere i stigende rekkefølge. Klikk på overskriften igjen for å sortere i synkende rekkefølge. Du kan sortere listen ved hjelp av kolonneoverskriftene Prosessnavn, Startetog Forfaller.
Filtrer

Du kan filtrere listen etter prosessstatus ved å klikke på Filter -ikonet og velge en status.
Søk

Du kan enklere finne en prosess ved å skrive hele eller deler av prosessens navn i søkefeltet.