Workiva kundestøttesenter

<!--contains headings hyperlinked in app, do not move-->

Prosessfiler lar deg automatisere en arbeidsflyt ved å tilordne oppgaver og be om godkjenninger, alt på ett sted. I denne artikkelen lærer du hvordan du oppretter en prosess og legger til handlinger. 

Merk: Du trenger rollen Redigerer-arbeidsområde for å opprette en prosess.

Merknad: Workiva-kalendere, kalenderrelaterte funksjoner (som bruk av virkedager i prosesser), prosessmaler, diagrammer og innsikt for prosessovervåking, og sammendragskortet for prosesskopier er for øyeblikket bare tilgjengelige i noen av våre løsninger for økonomisk rapportering og økonomiske tjenester.

 

Lag en prosess

<!--hyperlinked in app, do not move-->

Før du tildeler oppgavene dine, må du opprette en prosessfil.

Merk: Selv om flere samarbeidspartnere kan redigere en prosess, kan bare én bruker gjøre endringer om gangen. Hvis flere brukere redigerer en prosess samtidig, kan det hende at enkelte oppdateringer ikke lagres.

For å opprette en ny prosess:

1. Klikk på Oppretti Workiva-plattformen. Fra menyen klikker du på Prosess og velger Prosess.

2. I prosessinnstillingene, under fanen Generelt :

   • Skriv inn prosessnavnet .
   • Velg Startrekkefølge:
     • Alt på en gang starter alle handlinger så snart du starter prosessen
     • Én om gangen venter på at den første handlingen i prosessen skal fullføres før den neste starter
     • Manuell lar deg starte hver handling manuelt når du starter prosessen
   • Velg hvordan du vil lukke prosessen din (lukkede prosesser kan åpnes på nytt om nødvendig). Denne innstillingen kan endres når som helst mens en prosess fortsatt kjører.
     • Velg Automatisk for å lukke prosessen automatisk når alle handlinger er fullført eller avbrutt.
     • Velg Manuelt for å holde prosessen åpen og redigerbar inntil en prosesseier lukker prosessen manuelt.
   • Rediger prosessfilen Tillatelser for å kontrollere hvem som eier eller hvem som kan redigere eller se prosessen.

   

3. I prosessinnstillingene, under fanen Kalender :

   • Legg til eksisterende kalendere (f.eks. en kalender med forretningsferier) for å se hendelsene deres i prosessens kalender. Dette gjør det enklere å spore forfallsdatoer for oppgaver mot relevante kalenderhendelser.
   • Hvis du vanligvis setter forfallsdatoer for oppgaver i forhold til en bestemt tidsplan (f.eks. hvis du har en oppgave som må fullføres innen den femte virkedagen i en toukers syklus), konfigurer virkedager for å gjøre det enklere å oppdatere disse forfallsdatoene hvis tidsplanen endres, eller hvis du trenger å bruke denne prosessen på nytt i fremtiden.
   • Angi Første virkedag og Siste virkedag.
   • Angi typiske arbeidsdager.
   • Legg til eventuelle unntak ved å bruke knappen Legg til unntak eller ved å veksle datoene i kalenderen til høyre. Hvis for eksempel dine typiske arbeidsdager er fra mandag til fredag, men bedriften din har fri på en fredag, legger du til den datoen som et unntak.
   • Se gjennom kalenderen til høyre for å forsikre deg om at konfigurasjonene dine ser riktige ut. Uskyggelagte datoer angir virkedager, mens skyggelagte datoer angir fridager. De sirklede tallene angir den n-te virkedagen i timeplanen din.

   

4. Hvis du skal legge til sertifiseringshandlinger i prosessen din, må du sørge for å se gjennom sertifiseringsinnstillingene under fanen Sertifiseringer.
5. Klikk på Lagre. Nå kan du begynne å bygge prosessen din.

Tips: Du kan kanskje bruke prosessmaler for raskere bygging! Klikk på Utforsk maler, velg riktig mal for dine behov, og klikk på Bruk mal for raskt å legge til forhåndsbygde handlinger. Deretter kan du redigere handlingene derfra.

 

Legg til en handling eller gruppe

Etter at du har opprettet prosessen, kan du legge til din første handling fra knappen Legg til handling i verktøylinjen. Det finnes fire typer handlinger:

• Oppgaver varsler brukere om en oppgave som skal fullføres
• Innholdsforespørsler er oppgaver knyttet til en bestemt del av en fil, som automatisk gir den valgte brukeren tillatelse til å legge til innholdet sitt. Lær mer om å legge til innholdsforespørsler i prosesser.
• Sertifiseringer er oppgaver spesifikt for å sende ut brev som skal signeres. Lær mer om å legge til sertifiseringshandlinger i prosesser.
• Massesertifiseringer er for å sende ut kopier av et enkelt brev til flere personer samtidig. En separat sertifiseringshandling for hver tildelte person vil bli lagt til i prosessen.

Etter at du har lagt til en handling, fyll ut feltene i Handlingsdetaljer høyre panel. Hver handling må inneholde følgende informasjon:

• Tittel: Navnet på handlingen
• Tildelt til: Den ansvarlige som må fullføre oppgaven

Du kan også legge til:

• Forfallsdato (valgfritt): Dette er når den som er tildelt oppgaven må fullføre den innen. Hvis virkedager er konfigurert i prosessinnstillingene, kan du også angi forfallsdatoen ved å skrive inn nummeret på virkedagen (f.eks. kan du angi forfallsdatoen til den 10. virkedagen i bedriftens timeplan).
• Påminnelser til tildelere: Du kan bruke systemstandarden, velge å ikke sende påminnelser i det hele tatt, eller tilpasse påminnelsene etter dine personlige behov. Se Send påminnelser i Prosesser for mer informasjon.
• Godkjenning av (valgfritt): Godkjenneren som godkjenner mottakerens innhold eller returnerer det for videre omarbeiding
• Frist for godkjenning(valgfritt): Dette er når godkjenneren må godkjenne oppgaven innen. Hvis virkedager er konfigurert i prosessinnstillingene, kan du også angi forfallsdato for godkjenning ved å skrive inn nummeret på virkedagen (f.eks. kan du angi forfallsdato for godkjenning til den femte virkedagen i bedriftens tidsplan).
• Godkjennerpåminnelser: Hvis du legger til en godkjenner, kan du tilpasse godkjennerpåminnelsene. Du kan bruke systemets standardinnstilling, velge å ikke sende påminnelser i det hele tatt, eller tilpasse påminnelsene etter dine personlige behov. Se Send påminnelser i Prosesser for mer informasjon.
• Fil (valgfritt for en Oppgave): Filen der innholdet er nødvendig
• Seksjon (valgfritt for en Oppgave): Den spesifikke seksjonen i filen der innhold er nødvendig
• Instruksjoner (valgfritt): All tilleggsinformasjon som trengs for å fullføre oppgaven
• Tagger (valgfritt): Identifiserer informasjon om handlingen ved hjelp av en kategori og en verdi (f.eks.: Prioritet: Lav)

Du kan også legge til Grupper fra Legg til -knappen for å kontrollere startrekkefølgen for handlingene i gruppen:

• Skriv inn tittelen på gruppen.
• Velg Startrekkefølge:
  • Alt på en gang starter alle handlinger i gruppen så snart gruppen starter
  • Én om gangen starter handlinger i gruppen én om gangen så snart gruppen starter
  • Manuell lar deg starte hver handling i gruppen manuelt når gruppen starter

Hvis du for eksempel har en prosess der handlingene starter samtidig som standard, men du har et sett med handlinger du vil starte manuelt, kan du legge til disse handlingene i en gruppe og sette gruppens startrekkefølge til Manuell.

 

Opprett en prosess via fil

Du kan også opprette en prosess ved å laste opp en fil (CSV, TSV, TXT, XLS eller XLSX) som inneholder detaljene om handlingene:

1. Klikk på Oppretti Workiva-plattformen. Fra menyen klikker du på Behandle og velger Behandle fra fil.

2. Last opp en fil (CSV, TSV, TXT, XLS eller XLSX) som inneholder detaljer om prosesshandlingene dine. Du kan klikke på Last ned mal, fylle ut følgende kolonner med riktige verdier for hver prosesshandling, og deretter laste opp filen.

   • Skriv inn (obligatorisk): Denne kolonnen godtar bare verdiene «Oppgave», «Innholdsforespørsel» eller «Sertifisering».
   • Tittel (obligatorisk): Tittelen på prosesshandlingen
   • Tildelt til (obligatorisk): Navn eller e-postadresse til den som er tildelt
   • Forfallsdato: Handlingens forfallsdato for rettighetshaveren i formatet ÅÅÅÅMMDD (f.eks.: For 21. mars 2026, skriv inn "20260321")
   • Godkjenning av: Godkjennerens navn eller e-postadresse
   • Godkjenningsfrist: Handlingens godkjenningsfrist for godkjenneren i formatet ÅÅÅÅMMDD (f.eks.: For 21. mars 2026, skriv inn "20260321")
   • Fil (påkrevd for innholdsforespørsler): Navnet på Workiva-filen der handlingen må fullføres
   • Seksjon (obligatorisk for innholdsforespørsler): Navnet på seksjonen i Workiva-filen der handlingen må fullføres
   • Instruksjoner: All tilleggsinformasjon som trengs for å fullføre handlingen

   En fil som følger malen ser slik ut:

3. Hvis du bruker din egen fil, kan filen ha andre kolonnenavn enn de som finnes i malen. For eksempel kan filen din bruke «Navn» for handlingsnavn, mens malen bruker «Tittel». Merk raden i filen som inneholder kolonnenavnene, og klikk på Bekreft valg og fortsett. Hvis filen din ikke har noen kolonnenavn, klikk på Filen har ingen kolonnenavn.
4. Gjennomgå kolonnesamsvaret. Hvis for eksempel filen din bruker «Navn» for handlingsnavn, vil den «Navn»-kolonnen bli matchet med «Tittel»-kolonnen vår. Dette betyr at verdiene under «Navn» vil bli importert som verdier under «Tittel» i Workiva-prosessfilen for å samsvare med systemets krav og redusere feil. Etter at du har gjennomgått kolonnesamsvaret, klikker du på Bekreft samsvar og fortsett.
   
5. Se gjennom de foreslåtte endringene fra AI for å rydde opp i dataene i filen din, og klikk på Fortsett.
6. Se gjennom den oppdaterte filen og eventuelle feil som ble funnet.
7. Klikk på Fullfør. Klikk deretter på Opprett prosess for å begynne å opprette en prosess fra informasjonen i filen.

Når prosessen er opprettet, må du sørge for at handlingene dine er riktig konfigurert og at prosessinnstillingene er riktige før du starter prosessen.

 

Flytte en handling eller gruppe

Hvis du vil endre rekkefølgen på handlingene eller gruppene dine, klikker du på menyen med tre prikker ved siden av en handling eller gruppe, og bruker handlingene Flytt opp eller Flytt ned. Du kan også flytte en handling til en gruppe ved å bruke handlingen Flytt til gruppe.

For å flytte flere handlinger og/eller grupper samtidig, velg én eller flere handlinger og/eller grupper, og bruk rullegardinmenyen Flytt.

 

Dupliser en handling eller gruppe

For å duplisere handlinger eller grupper, klikk på menyen med tre prikker ved siden av handlingen eller gruppen, og velg henholdsvis Dupliser handling eller Dupliser gruppe. Den dupliserte handlingen eller gruppen plasseres rett under den opprinnelige handlingen eller gruppen.

 

Masseredigeringshandlinger

Du kan redigere ulike felt for flere handlinger samtidig. Velg én eller flere handlinger og/eller grupper av handlinger som skal redigeres, klikk på rullegardinmenyen Rediger handlinger, og velg feltet du vil redigere.

Lær mer om masseredigeringshandlinger i en prosess.

Hvis prosessen din har sertifiseringshandlinger, kan du lære mer om masseredigering av sertifiseringshandlinger i en prosess.

 

Slett en handling eller gruppe

For å slette en handling eller gruppe fra prosessen, klikk på menyen med tre prikker ved siden av handlingen eller gruppen, og velg henholdsvis Slett handling eller Slett gruppe.

Hvis du vil slette flere handlinger og/eller grupper samtidig, velger du én eller flere handlinger og/eller grupper og klikker på Slett.

 

Gjennomgå prosessen din før du starter prosessen

For å sikre at prosessen går knirkefritt, anbefaler vi at du gjør følgende før du starter prosessen:

• Gjennomgå prosessinnstillingene dine. Når du har startet prosessen, vil du ikke kunne endre følgende innstillinger: Startordre, konfigurasjonen din for Virkedager (du kan bare endre Siste virkedag) og innstillingen for sertifiseringer Automatisk godkjenning.
• Sjekk prosessens tilstand ved å klikke på Se etter problemer i panelet til venstre. Dette vil føre til problemer, for eksempel oppgaver som mangler nødvendig informasjon eller oppgaver med forfallsdatoer som allerede er utløpt, for å hjelpe deg med å løse dem raskere.
  
• Bekreft at alle handlinger og detaljene deres er korrekte ved å eksportere alle prosesshandlinger som en CSV-fil.

 

Start prosessen din

Etter at du har bygget prosessen, klikker du på Start prosess i verktøylinjen. Når du starter en prosess, starter handlingene dine i henhold til prosessens startrekkefølge, og hver tilordnet vil motta en e-post med en lenke for å se oppgaven sin.

Merk: Bare en prosesseier kan starte prosessen (denne prosesseieren blir prosessansvarlig). Videre, hvis noen prosesshandlinger inneholder tilordnede filer, må prosesseieren ha eiertillatelser til disse filene for å starte prosessen.

 

Relaterte artikler

Innstillinger for gjennomgang av prosess

Overvåke en prosess