Det finnes flere måter å vise oppgaver på:
- I en bestemt fil kan du se alle oppgavene som er tilordnet deg i den filen, i Tasks -panelet til høyre.
- Se en liste over alle oppgavene dine på tvers av filer under fanen Tasks i Hjem.
Hvem kan se hva
Følgende roller kan se alle oppgaver:
- Oppgaveadministrator
- Innholdssjef
- Arbeidsområdeeier
- GRC-sjef
- GRC Admin
Tilordnede, godkjennere og oppgaveeiere kan bare se oppgavene de er tilknyttet.
Merk: Dokument-, presentasjons- og regnearkeiere vil ikke kunne se oppgaver med mindre de også har en av rollene ovenfor.
Vis oppgaver i en fil
Slik viser du oppgaver i en fil:
- Når filen er åpen, klikker du på ikonet Tasks i høyre panel for å se en liste over de tildelte oppgavene i filen. Oppgavene sorteres automatisk etter forfallsdato og viser bare de oppgavene du trenger å fullføre.
- Klikk på en oppgave for å se detaljene om den.
Sortere oppgaver i en fil
Du kan bruke funksjonen Sort til å organisere oppgavene dine etter tittel, forfallsdato eller sist lagt til.
Filtrer oppgaver i en fil
Når du åpner en fil, filtreres Oppgaver-panelet automatisk slik at det bare viser oppgavene dine Oppgaver. Dette er oppgavene som er tildelt deg eller som venter på godkjenning.
Hvis du vil se flere oppgaver, kan du gå til menyen Filter og justere følgende filtre:
- Status
- Delegert
- Godkjenner
- Del av filen
Merk: Du må ha en administratorrolle for å kunne se oppgaver som er tilordnet andre samarbeidspartnere.
Alle sorterings- og filteralternativer som du bruker i Oppgaver-panelet, lagres automatisk. Når du går tilbake til filen, gjenopprettes de siste sorterings- og filtervalgene dine, slik at du kan fortsette der du slapp.
Gå til en oppgave
Du kan gå til en bestemt oppgave i filen fra oppgavepanelet:
- Når filen er åpen, klikker du på ikonet Task
- Klikk på ønsket oppgave.
- Klikk på hyperkoblingen under Location for å gå direkte til oppgavens plassering i filen.
Vis oppgaver i Hjem
I kategorien Oppgaver på Hjem kan du se alle oppgaver på tvers av Workiva-plattformen som du har tillatelse til å se, inkludert oppgaver fra prosesser, GRC og bærekraftsrapportering.
Her kan du raskt se hvor mange av oppgavene dine:
- Må fullføres
- Er forfalt
- Skal leveres denne uken
Du kan også se hver oppgaves forfallsdato, status, filplassering, oppretter, dato for opprettelse, dato for siste endring, mottaker og godkjenner i én enkelt, konsolidert tabell, uten å måtte åpne de enkelte oppgavene.
Merk: Kolonnen Location gjelder bare for oppgaver som er opprettet i dokumenter, regneark og presentasjoner. Oppgaver fra andre løsninger viser ikke filplassering, men kan inneholde en hyperkobling til kilden eller plasseringen.
Se oppgavedetaljer fra Hjem
Fra Oppgaver Hjem kan du se detaljer for alle oppgaver uten å åpne den tilknyttede filen eller navigere til oppgavens plassering.
Du kan enten vise oppgavedetaljer eller
- Klikk hvor som helst på oppgavens rad
- Velg Vis detaljer fra trepunktsmenyen på slutten av raden
Oppgavedetaljpanelet viser nøkkelinformasjon, for eksempel instruksjoner og oppgavesteg. Fra dette panelet kan du også utføre handlinger på oppgaven, avhengig av hvilken rolle og hvilke rettigheter du har.
Tips: Oppgavedetaljpanelet i Oppgaver Hjem har den samme informasjonen som du ser når du åpner oppgaven fra filplasseringen. På denne måten kan du gå gjennom flere oppgaver og deres detaljer mer effektivt, alt fra et sentralt sted.
Tilpass visningen av oppgaver i Hjem
Du kan tilpasse visningen av oppgaver i Oppgaver Hjem med kolonneorganisering og oppgavefiltrering.
Tips: Kolonneoppsettet og filtrene dine lagres automatisk, slik at du kan gå tilbake til den foretrukne visningen hver gang du åpner Oppgaver Hjem.
Juster kolonnene
Bruk kolonnevelgermenyen til å sortere, feste, filtrere eller vise/skjule kolonner. Utvid menyen fra hvilken som helst kolonneoverskrift for å vise alle tilgjengelige alternativer:
- Sorter etter ASC: Sorter oppgaver i stigende rekkefølge
- Sorter etter DESC: Sorter oppgaver i synkende rekkefølge
- Fest til venstre / Fest til høyre: Hold viktige kolonner synlige mens du blar
- Filtrer: Begrens visningen til kun å vise oppgaver med spesifikke kriterier
- Administrer kolonner: Fjern kolonner du ikke trenger fra visningen
Filtrer oppgaver
I Oppgaver Hjem kan du avgrense visningen ved å bruke ett eller flere filtre på oppgavelisten. På denne måten kan du fokusere på de mest relevante oppgavene, for eksempel de oppgavene du har fått tildelt, oppgavene som venter på godkjenning eller oppgavene i en bestemt fil.
Når du åpner Oppgaver Hjem, filtreres oppgavelisten automatisk slik at den viser Oppgaver oppgaver der du er mottaker eller godkjenner. Du kan justere eller fjerne disse filtrene når som helst. Oppgaveadministratorer og arbeidsområdeadministratorer kan se alle oppgaver i arbeidsområdet når filtrene er fjernet eller justert. Klikk på Vis mine oppgaver ved Å gjøre, Forfalt, eller Forfall denne uken flisene øverst for å gå tilbake til dine egne oppgaver.
Du kan filtrere oppgaver ved å velge alternativet Filter i menyen for en kolonne eller klikke på Filters. Du kan bruke flere filtre sammen for å avgrense resultatene. Du kan for eksempel filtrere oppgaver som er tildelt deg, og som har statusen Returned.
Klikk på Legg til filter for å legge til flere filtre, eller velg Fjern alle for å fjerne dem.
Merknader
- Tasks Home filtreres automatisk til deg som bruker, slik at du får se alle oppgavene der du er mottaker eller godkjenner, og som du for øyeblikket må fullføre eller godkjenne.
- Når du klikker på Vis mine oppgaver ved Å gjøre, Forfalt eller Forfall denne uken øverst, vil oppgavelisten alltid vise oppgavene du har fått tildelt, som du må fullføre, som er forsinket eller som forfaller denne uken. I disse visningene vil eventuelle tilleggsfiltre legges på toppen av de forhåndsinnstilte filtrene.
- Alle oppgaver er en hyperlenke som raskt viser alle oppgavene i arbeidsområdet (dette er rolleavhengig)
- Filteret User støtter følgende operatorer:
- Er - Viser alle oppgaver der den valgte brukeren er en mottaker eller godkjenner (uansett hvilket trinn oppgaven befinner seg på).
- Er en av - Viser alle oppgaver der en av de valgte brukerne er mottaker eller godkjenner (uansett hvilket trinn oppgaven befinner seg på).
- Er for øyeblikket - Viser alle oppgaver der den valgte brukeren er mottaker eller godkjenner for det aktuelle trinnet som oppgaven befinner seg på (dette gjelder oppgaver som tillater flere mottaker- eller godkjennertrinn, for eksempel sertifiseringsoppgaver).
- Is currently any of - Viser alle oppgaver der en av de valgte brukerne er mottaker eller godkjenner for det aktuelle trinnet som oppgaven befinner seg på (dette gjelder oppgaver som tillater flere mottaker- eller godkjennertrinn, for eksempel sertifiseringsoppgaver).
Eksporter oppgavevisningen i Home som en CSV-fil
Du kan eksportere den aktuelle oppgavelisten som en CSV-fil for ytterligere analyse og rapportering utenfor Workiva. Eksporten inkluderer de synlige kolonnene og eventuelle filtre som er brukt, slik at du bare kan fange opp de oppgavene som er relevante for visningen din.
Slik eksporterer du oppgaver:
- I Oppgaver hjemme kan du bruke filtre eller sortering etter behov.
- Klikk på Eksporter.
- Velg Last ned som CSV.
- Lagre filen på ønsket sted.
Merknader
- Den eksporterte CSV-filen gjenspeiler den gjeldende visningen i tabellen Oppgaver, inkludert eventuelle filtre som er brukt.
- Den eksporterte CSV-filen inneholder bare de kolonnene som er synlige på eksporttidspunktet. For å få med bare de kolonnene du trenger, må du sørge for å vise eller skjule kolonnene før du eksporterer.
- Oppgaver eksporteres i samme rekkefølge som de vises i oppgavetabellen.
- Du kan eksportere som en CSV-fil både fra Alle oppgaver og Vis mine oppgaver.