Det finnes et par måter å vise oppgaver på:
- I en bestemt fil kan du se alle oppgavene som er tildelt deg i den filen i panelet Oppgaver til høyre.
- Se en liste over alle oppgavene dine på tvers av filer under fanen Oppgaver i Hjem.
Hvem kan se hva
Følgende roller kan se alle oppgaver:
- Oppgaveadministrator
- Innholdssjef
- Arbeidsområdeeier
- GRC-sjef
- GRC-administrator
Tildelere, godkjennere og oppgaveeiere kan bare se oppgavene de er tilknyttet.
Merk: Eiere av dokumenter, presentasjoner og regneark vil ikke kunne se oppgaver med mindre de også har en av rollene ovenfor.
Vise oppgaver i en fil
Slik viser du oppgaver i en fil:
- Når filen er åpen, klikker du på ikonet Oppgaver i høyre panel for å se en liste over tildelte oppgaver i filen. Oppgavene sorteres automatisk etter forfallsdato og viser bare de oppgavene du må fullføre.
- Klikk på en oppgave for å se detaljene.
Sorter oppgaver i en fil
Du kan bruke Sorter -funksjonen for å organisere oppgavene dine etter tittel, forfallsdato eller sist lagt til.
Filtrer oppgaver i en fil
Når du åpner en fil, filtreres Oppgaver-panelet automatisk slik at bare Gjøremål -oppgavene dine vises. Dette er oppgavene som er tildelt deg eller som venter på din godkjenning.
For å se flere oppgaver kan du gå til Filter -menyen og justere følgende filtre:
- Status
- Delegert
- Godkjenner
- Del av filen
Merk: Du må ha en administratorrolle for å se oppgaver som er tildelt andre samarbeidspartnere.
Alle sorterings- og filteralternativer du bruker i Oppgaver-panelet lagres automatisk. Når du går tilbake til filen, vil de siste sorterings- og filtervalgene dine bli gjenopprettet, slik at du kan fortsette der du slapp.
Gå til en oppgave
Du kan gå til en bestemt oppgave i filen fra oppgavepanelet:
- Når filen er åpen, klikker du på Oppgave
- Klikk på ønsket oppgave.
- Klikk på hyperkoblingen under Plassering for å gå direkte til oppgavens plassering i filen.
Vis oppgaver i Hjem
I fanen Oppgaver i Hjemkan du se alle oppgaver på tvers av Workiva-plattformen som du har tillatelse til å se, inkludert oppgaver fra prosesser, GRC og bærekraftsrapportering.
Her kan du raskt se hvor mange av oppgavene dine:
- Må fullføres
- Er forfalt
- Har termin denne uken
Du kan også se hver oppgaves forfallsdato, status, filplassering, oppretter, opprettelsesdato, dato sist endret, tildeler og godkjenner i én enkelt, konsolidert tabell uten å måtte åpne individuelle oppgaver.
Merk: Kolonnen Plassering gjelder bare for oppgaver som er opprettet i dokumenter, regneark og presentasjoner. Oppgaver fra andre løsninger viser ikke en filplassering, men kan inneholde en hyperkobling til kilden eller plasseringen.
Vis oppgavedetaljer fra Hjem
Fra Oppgaver-startsiden kan du se detaljer for en hvilken som helst oppgave uten å åpne den tilknyttede filen eller navigere til oppgavens plassering.
For å se oppgavedetaljer kan du enten:
- Klikk hvor som helst på oppgavens rad
- Velg Vis detaljer fra menyen med tre prikker på slutten av raden
Panelet for oppgavedetaljer viser viktig informasjon, for eksempel instruksjoner og oppgavetrinn. Fra dette panelet kan du også utføre handlinger på oppgaven avhengig av din rolle og dine tillatelser.
Tips: Panelet for oppgavedetaljer i Oppgaver-startsiden har den samme informasjonen som du ville sett når du åpner oppgaven fra filplasseringen. Dette lar deg gjennomgå flere oppgaver og detaljene deres mer effektivt, alt fra ett sentralt sted.
Tilpass oppgavevisningen din på startsiden
Du kan tilpasse visningen av oppgaver i Oppgaver-startsiden med kolonneorganisering og oppgavefiltrering.
Tips: Kolonneoppsettet og filtrene lagres automatisk, slik at du kan gå tilbake til ønsket visning hver gang du åpner Oppgaver-startsiden.
Juster kolonner
Bruk kolonnevelgermenyen til å sortere, feste, filtrere eller vise/skjule kolonner. Fra en hvilken som helst kolonneoverskrift, utvid menyen for å se alle tilgjengelige alternativer:
- Sorter etter ASC: Sorter oppgaver i stigende rekkefølge
- Sorter etter DESC: Sorter oppgaver i synkende rekkefølge
- Fest til venstre / Fest til høyre: Hold nøkkelkolonnene synlige mens du blar
- Filter: Begrens visningen til kun å vise oppgaver med spesifikke kriterier
- Administrer kolonner: Fjern kolonner du ikke trenger fra visningen din.
Filtrer oppgaver
I Oppgaver-startsiden kan du avgrense visningen ved å bruke ett eller flere filtre på oppgavelisten. Dette lar deg fokusere på de mest relevante oppgavene, for eksempel oppgavene som er tildelt deg, oppgavene som venter på godkjenning, eller oppgavene i en bestemt fil.
Når du åpner Oppgaver-startsiden, filtreres oppgavelisten automatisk for å vise Gjøremål -oppgavene dine der du er tilordnet eller godkjenner. Du kan justere eller fjerne disse filtrene når som helst. Oppgaveadministratorer og arbeidsområdeadministratorer kan se alle arbeidsområdeoppgaver når filtre er fjernet eller justert. Klikk på Vis oppgavene mine ved siden av rutene Gjøremål, Forfalteller Forfaller denne uken øverst for å gå tilbake til dine egne oppgaver.
For å filtrere oppgaver, velg alternativet Filter fra menyen til en kolonne eller klikk på Filtre. Du kan bruke flere filtre samtidig for å begrense resultatene. Du kan for eksempel filtrere oppgaver som er tildelt deg og har statusen Returnert.
Klikk på Legg til filter for å legge til flere filtre, eller velg Fjern alle for å fjerne dem.
Merknader
- Oppgaver-startsiden filtreres automatisk til deg som bruker for å vise alle oppgavene der du er tildeler eller godkjenner, og som du for øyeblikket må fullføre eller godkjenne.
- Når du klikker på Vis oppgavene mine ved siden av rutene Gjøremål, Forfalteller Forfaller denne uken øverst, vil oppgavelisten alltid gjenspeile tildelte oppgaver som du må fullføre, er forfalte eller forfaller denne uken. I disse visningene vil eventuelle tilleggsfiltre bli brukt i tillegg til disse forhåndsinnstilte filtrene.
- Alle oppgaver er en hyperkobling for raskt å se alle oppgaver i arbeidsområdet (dette er rolleavhengig)
- Filteret Bruker støtter følgende operatorer:
- Er – Viser alle oppgaver der den valgte brukeren er en tildeler eller godkjenner (uansett hvilket trinn oppgaven er på for øyeblikket).
- Er en av – Viser alle oppgaver der en av de valgte brukerne er en tilordnet eller godkjenner (uansett hvilket trinn oppgaven er på for øyeblikket).
- Er for øyeblikket – Viser alle oppgaver der den valgte brukeren er tilordnet eller godkjenner for det gjeldende trinnet oppgaven er på (dette gjelder oppgaver som tillater flere trinn for tilordnet eller godkjenner, for eksempel sertifiseringsoppgaver).
- Er for øyeblikket en av – Viser alle oppgaver der en av de valgte brukerne er tilordnet eller godkjenner for det gjeldende trinnet oppgaven er på (dette gjelder oppgaver som tillater flere trinn for tilordnet eller godkjenner, for eksempel sertifiseringsoppgaver).
Eksporter oppgavevisningen din i Hjem som en CSV-fil
Du kan eksportere den gjeldende oppgavelisten som en CSV-fil for ytterligere analyse og rapportering utenfor Workiva. Eksporten inkluderer de synlige kolonnene og eventuelle filtre som for øyeblikket er brukt, slik at du bare kan registrere oppgavene som er relevante for visningen din.
For å eksportere oppgaver:
- I Oppgaver-startsiden bruker du filtre eller sortering etter behov.
- Klikk på Eksporter.
- Velg Last ned som CSV.
- Lagre filen på ønsket sted.
Merknader
- Den eksporterte CSV-filen gjenspeiler den gjeldende visningen av oppgavetabellen, som inkluderer eventuelle filtre som er brukt.
- Den eksporterte CSV-filen inneholder bare kolonnene som er synlige på eksporttidspunktet. For å bare få de kolonnene du trenger, må du sørge for å vise eller skjule kolonnene før du eksporterer.
- Oppgaver eksporteres i samme rekkefølge som de vises i Oppgaver-tabellen.
- Du kan eksportere som en CSV-fil fra både visningene Alle oppgaver og Vis oppgavene mine.