Hver enkelt del av dataene i Workiva-plattformen er beskyttet av sine egne spesifikke mekanismer for tilgangskontroll. For eksempel kan innholdet i en fil begrenses til de aktuelle brukerne ved hjelp av fanen Permissions i filen, slik at bare Viewers kan se den, og bare Editors kan redigere den.
Denne artikkelen forklarer de finere detaljene rundt tilgangskontrollmekanismene for filnavn, som skiller seg noe fra tilgangskontrollmekanismene for innholdet i en fil.
Filnavn i Workiva er begrenset til brukerne av arbeidsområdet der filen ligger. Det finnes en rekke spesifikke situasjoner i Workiva der navnet på en fil vises for en bruker som ikke har eksplisitte visningsrettigheter for filens innhold.
Her er noen eksempler:
- Når en fil lenkes via href til en annen fil, forventer den andre filens seere å se det refererte filnavnet i lenkeruten.
- Når en celleverdi eller et tekstutdrag kobles fra en kildefil til en destinasjonsfil, forventer de som ser på destinasjonsfilen å se navnet på kildefilen i koblingsruten.
- Når en oppgave tildeles i forbindelse med en fil, forventer oppgavemottakeren å se filnavnet i e-postmeldingen.
Siden Files og søkefeltet viser imidlertid bare dokumenter som brukeren har eksplisitte Viewer-tillatelser til å se.