Workiva kundestøttesenter

For å forenkle datainnsamlingen for miljømessig, sosial og styringsmessig (ESG) eller bærekraftsrapportering, kan du opprette og administrere oppgaver for å forberede og godkjenne måleverdier fra Bærekraftsprogram.

Med disse oppgavene kan du:

• Inkluder flere verdier i samme oppgave, for eksempel basert på dimensjon eller andre kriterier.
• Tildel arbeidsområdemedlemmer til å forberede og godkjenne verdiene for hver oppgave.
• Konfigurer godkjenningsarbeidsflyter for å aktivere flere godkjennere eller trinn med egne forfallsdatoer.

Merk: En oppgave kan bare inneholde flere verdier når den samles inn via Workiva Tasks-portalen. Verdier med en tilkoblet kildefil krever hver sin egen oppgave.

Opprett oppgaver for en måleenhet

Hvis du vil delegere datainnsamlingen av verdiene til en metrikk for en innsamlingsperiode, kan du opprette en oppgave som er tildelt arbeidsområdemedlemmene for å forberede og godkjenne verdiene. 

Merk: Du kan bare opprette oppgaver for en metrikk når verdiene for innsamlingsperioden ikke er fullført og ikke allerede er inkludert i en annen oppgave.

Slik oppretter du en oppgave for å samle inn verdiene til en metrikk:

1. Fra Bærekraftsprogramvelger du målestokken i oversikten.
2. Velg år og innsamlingsperiode for verdiene som skal inkluderes i oppgaven.
3. Opprett oppgaven fra Verdier eller Oppgaver:
   • Fra Verdiervelger du verdiene som skal inkluderes, og deretter velger du Opprett oppgavefra Rediger verdier.
     
   • Fra Oppgaverklikker du på Opprett oppgave.
     
4. Skriv inn et navn for å identifisere oppgaven.
   

5. I Tildelervelger du medlemmene som skal forberede oppgavens verdier, og velger forfallsdatoen deres.

   Merk: Hvis du velger flere tildelere, kan hvilken som helst av dem forberede verdiene og fullføre oppgaven sin.

6. For å få medlemmer til å bekrefte de forberedte verdiene, klikk på Legg til godkjenningstrinnog konfigurer godkjenningsarbeidsflyten:

   • For å la én eller flere godkjennere bekrefte verdiene, velg dem i Godkjennereog velg forfallsdatoen deres.
   • Hvis du vil kreve at bestemte godkjennere bekrefter verdiene i rekkefølge, velger du den første godkjenneren – eller gruppen med godkjennere – i Godkjennere, angir forfallsdatoen deres og klikker deretter på Legg til godkjenningstrinn for å velge godkjennerne for hvert trinn. 

   Merk: Hvis du tilordner flere godkjennere til et godkjenningstrinn, kan hvilken som helst av dem godkjenne verdiene for å fullføre trinnet. Hvis du vil kreve at flere medlemmer bekrefter verdiene, legger du til et separat trinn for hver godkjenner. Hvis du vil vite mer, kan du se Administrer godkjenninger av målinger for bærekraftsprogrammet.

7. Skriv inn instruksjoner for den som skal tildeles og godkjenneren, for eksempel detaljer om hvordan verdiene eller støttematerialet skal utarbeides.

8. For å legge til verdier i oppgaven, velg dem i Søk etter verdierog klikk på Bruk.

   Tips: Du kan bare legge til verdier som ikke allerede er Fullført eller inkludert i en annen oppgave. Hvis du ved et uhell bruker en verdi på oppgaven, klikker du på Fjern.

9. Klikk på Opprett oppgave.

   Merk: Alle verdier med en tilkoblet kildefil vil ha sin egen oppgave; alle andre verdier som er inkludert vil vises i samme oppgave.

Kombiner oppgaver

For å gruppere verdier som er inkludert i separate oppgaver i én ny enkeltoppgave, kan du kombinere oppgavene deres fra metrikken.

Merk: For å kombinere oppgaver må de være Ikke startet, og verdiene deres må samles inn via Workiva Tasks-portalen eller metrikken, ikke en tilkoblet kildefil.

1. Fra Bærekraftsprogramvelger du målestokken i oversikten.
2. Velg år og innsamlingsperiode for verdiene som skal inkluderes i oppgaven.

3. Velg Oppgaver, og velg deretter oppgavene du vil kombinere.

   Tips: For å kombinere en oppgave som allerede pågår, tilbakestill først oppgaven for å sette den tilbake til Ikke startet.

4. Fra Administrer oppgavervelger du Kombiner.
   
5. Rediger navnet og tildelingsdetaljene for den nye oppgaven etter behov, og klikk på Kombiner.

Rediger oppgaver

Slik tilordner du en oppgave på nytt eller justerer verdiene den inneholder:

1. Fra Bærekraftsprogramvelger du målingen oppgaven støtter.
2. Fra Oppgaverredigerer du oppgaver etter behov:
   • For å redigere tildelingen eller verdiene til en bestemt oppgave, velg Rediger fra menyen, rediger deretter tildelingen eller verdiene etter behov og klikk på Oppdater oppgave.
     

   • For å oppdatere flere oppgaver til samme oppgave, klikk på Administrer oppgaver og velg Rediger. Rediger deretter oppgavedetaljene etter behov og klikk på Oppdater alle.

     Tips: FraSøk og erstattkan du redigere flere oppgaver samtidig, for eksempel tildele en tildelt eller godkjenner på nytt basert på personellendringer.

Send oppgaver

Når du er klar til å starte datainnsamlingen, send oppgaver til den tildelte personen for å begynne å forberede verdiene:

1. Fra Bærekraftsprogramvelger du metrikken oppgaven støtter, og deretter velger du Oppgaver.
2. Velg oppgavene som skal sendes, og velg deretter om du vil sende dem med varsler til de tildelte:
   • Fra Administrer oppgaver eller oppgavens meny velger du Send, og velger deretter om du vil sende med varsler.
     
   • I Statusklikker du på Send eller velger Send uten varsler.
     

Tilbakestill en sendt oppgave

For å avbryte en oppgave og sette den tilbake til statusen Ikke sendt, kan du tilbakestille den. For eksempel kan det være lurt å tilbakestille en oppgave hvis du ved et uhell sendte den for tidlig, eller hvis du trenger å stoppe datainnsamlingen.

Tips: Når du tilbakestiller en oppgave, beholder du eventuelle verdier og støttemateriale som allerede er samlet inn av den tildelte.

1. Fra Bærekraftsprogramvelger du metrikken oppgaven støtter, og deretter velger du Oppgaver.
2. Fra oppgavemenyen velger du Tilbakestill.
   
3. Velg om du vil varsle den som er tildelt og godkjennere om tilbakestillingen, og klikk på OK.

Send påminnelser for sendte oppgaver

For å bidra til at datainnsamlingen fortsetter å flyte, sender Sustainability Program automatisk påminnelser til tildelere eller godkjennere med ufullstendige måleoppgaver:

• Tre dager før termin
• På forfallsdatoen
• Hver dag etter forfallsdato, opptil tre dager

Hvis du vil sende en ekstra påminnelse for en pågående oppgave, velger du Oppgaver fra målingen, og deretter Påminnfra oppgavemenyen.

Fullfør oppgaver på vegne av rettighetshaver eller godkjenner

Hvis en tildelt eller godkjenner ikke er tilgjengelig, kan programeieren fullføre oppgaver på vegne av programmet, for eksempel å sende verdiene til godkjenning eller hoppe over trinnet i godkjenningsarbeidsflyten.

Vis en sendt oppgave

Hvis du vil ha mer informasjon om datainnsamlingen til en oppgave, kan du se den direkte i Workiva Tasks eller i den tilkoblede kildefilen for verdien. Fra metrikken velger du Oppgaver, og deretter velger du Gå til oppgave fra oppgavemenyen. 

Hvis du vil ha detaljer om en oppgaves fremdrift og historikk, kan du se aktivitetsloggen fra panelet Oppgavetrinn sjekkliste i Workiva-oppgaver -portalen eller panelet Oppgaver i en tilkoblet kildefil.

Merk: For å se måleoppgaver som er opprettet av eller tildelt andre, for eksempel å utføre en internrevisjon, trenger du både rollene Oppgaveadministrator og Bærekraftsrapportering. For oppgaver som fullføres via en tilkoblet kildefil, trenger du også minst Viser- -tillatelser til filen.

Slett en oppgave

Hvis du ikke lenger trenger en oppgave, kan du slette den. Når du sletter en oppgave, gjør du også følgende:

• Avbryt oppgaven for den tildelte og godkjennerne
• Returner verdiene til statusen Ikke startet
• Slett alle data og støttemateriale som er utarbeidet for verdiene

Merk: For å avbryte en oppgave, men beholde verdier som allerede er samlet inn, tilbakestill deni stedet.

Slik sletter du en oppgave:

1. Fra Bærekraftsprogramvelger du metrikken oppgaven støtter, og deretter velger du Oppgaver.
2. Fra oppgavemenyen velger du Slett.
3. Klikk på Slett.