Når man administrerer et stort antall brukere i Workiva-plattformen, er det flere ting man må være oppmerksom på:
- Sikkerhetsrisiko: Flere inaktive brukere betyr flere potensielle innfallsporter for ondsinnede angrep. Inaktive brukere kan også bli mål for hackere, noe som øker risikoen for sikkerhetsbrudd.
- Administrative kostnader: Det er mer komplisert å administrere tillatelser og roller, og det er mer tidkrevende å kontrollere samsvar og sikkerhet med et stort antall brukere.
- Betydelige forsinkelser: Import av over 10 000 brukere kan belaste systemressursene og føre til lengre innlastingstider. Oppgaver som kjøring av SCIM (System for Cross-domain Identity Management) og store brukeroperasjoner kan bli betydelig tregere.
Beste praksis for effektiv brukeradministrasjon
Her er våre beste fremgangsmåter for å hjelpe store bedrifter med å forbedre sikkerheten og øke den administrative effektiviteten:
Identifiser relevante brukere
- Fokuser på å importere brukere fra avdelinger som har større sannsynlighet for å bruke produktet, for eksempel økonomi, compliance og juridisk avdeling, i stedet for operative roller som fabrikkansatte eller butikkansatte.
- Opprett målrettede AD-grupper (Active Directory) for å effektivisere import- og synkroniseringsprosessen.
Minimer det første brukeroppsettet
- Importer brukere med minimale eller ingen tillatelser i utgangspunktet. Dette reduserer risikoen for uautorisert tilgang og forenkler administrasjonen av tillatelser.
- Ikke send velkomst-e-post før du har fått bekreftet at brukeren kommer til å bruke produktet aktivt. Dette forhindrer unødvendig tilgang og rot.
Tildel tillatelser basert på behov
- Tildel tillatelser basert på de spesifikke funksjonene som brukeren skal bruke. Dette bidrar til å sikre at brukerne bare har tilgang til det de trenger når de trenger det.
- Gi medlemskap til arbeidsområder kun etter behov, i stedet for å legge til alle brukere i alle arbeidsområder.
- Bruk SCIM API for å legge til brukere i arbeidsområder og tildele spesifikke roller. Du kan for eksempel opprette separate AD-grupper for hver arbeidsområde-rolle. Hvis en bruker trenger flere roller, må du legge til brukeren i alle de tilsvarende AD-gruppene.
Gjennomgå og rydde opp regelmessig
- Gå jevnlig gjennom medlemskapet i arbeidsområdet og fjern brukere som har vært inaktive i en viss tid. Dette reduserer risikoen for sikkerhetshull.
- Planlegg regelmessige samsvars- og sikkerhetsrevisjoner for å sikre at brukertilgangen forblir hensiktsmessig og sikker.
Bruk SAML single sign-on-autentisering
- Bruk SAML single sign-on-autentisering for å sikre at alle brukere logger på via kundens identitetsleverandør (IDP), noe som bidrar til å øke sikkerheten og forbedre suksessraten for brukerinnlogginger. Ved behov kan tredjepartsbrukere, som revisorer, omgå SAML-håndhevelsen uten at det går på bekostning av sikkerheten, ved å legge til omgåelsesbrukere.
Ved å forstå risikoen ved storskala brukeradministrasjon og følge disse anbefalingene kan du bidra til å beskytte organisasjonen mot sikkerhetsproblemer og optimalisere den administrative arbeidsflyten.
Hvis du har spørsmål, kontakt Workiva Support.