Hvordan fungerer Workiva-tillatelser?
Roller styrer hvilke funksjoner hver bruker har tilgang til i et arbeidsområde. Arbeidsområdeeiere og organisasjonsadministratorer for arbeidsområde kan tilordne roller til arbeidsområdemedlemmer for å angi hva disse medlemmene kan gjøre.
Tillatelser , derimot, bestemmer tilgangsnivået hver bruker har til bestemte ressurser i et arbeidsområde. Tillatelser tildeles individuelle filer eller objekter; medlemmer kan enten være fileier, redigerer eller leser.
Oppsummert:
- Roller gir tilgang til funksjoner som arkivering eller XBRL.
- Tillatelser gir tilgang til dokumenter og data , for eksempel et bestemt regneark eller en bestemt seksjon.
Hvordan er Chains-tillatelser forskjellige?
Chains-tillatelsesmodellen er bygget på de samme prinsippene som Workiva-tillatelsesmodellen, men det er noen viktige forskjeller:
- Brukergrupper er en valgfri funksjon i Workiva-tillatelser, men de er obligatoriske når du konfigurerer Chains-tillatelser.
- Tillatelser administreres i Chain Builder – separat fra resten av Workiva.
- Tillatelser kan brukes på individuelle miljøer og kjeder. Disse konseptene finnes ikke andre steder i Workiva.
På grunn av disse forskjellene må du hoppe mellom Workiva-hovedplattformen og Chain Builder når du konfigurerer tillatelser.
Merk : Brukergrupper kan teknisk sett ignoreres i Kjeder, men dette betyr at alle medlemmer av arbeidsområdet ditt vil ha full tilgang til alle kjeder og kjedeinnstillinger. Dette anbefales ikke.
Hva skjedde med den gamle Chains-tillatelsesmodellen?
Før april 2023 brukte Chains en alt-eller-ingenting-tillatelsesmodell som var helt avhengig av den eldre Chain Owner-rollen. Denne ene rollen ga full tilgang ikke bare til Chain Builder, men til alle Chains-innstillinger, administratormuligheter og kjørehistorikk. Dette betydde i praksis at alle medlemmer av arbeidsområdet med tilgang til Chain Builder hadde full og ubegrenset tilgang.
Denne tillatelsesmodellen kan fortsatt brukes i dag – du kan teoretisk sett bare tildele kjedeeierrollen til alle som trenger kjedetilgang – men det anbefales ikke.
Hvordan konfigurerer jeg Chains-tillatelser?
Fordi tillatelser administreres separat fra resten av Workiva, kreves det noen ekstra trinn når du konfigurerer Chains-tillatelser.
På et høyt nivå gjøres dette slik:
- Opprett brukergrupper i Workiva og tilordne medlemmer til dem.
- I Workiva tilordner du Chain Builder-rollen til hvert kvalifiserte medlem av arbeidsområdet ditt.
Denne rollen gir tilgang til Kjeder-funksjonen, men ingen bredere Workiva-evner. - I Chain Builder tildeler du tillatelser til hver brukergruppe som ble opprettet i trinn 1.
Dette bestemmer hva hver gruppe og gruppemedlem kan gjøre med Kjeder-funksjonen.
For trinnvise instruksjoner, se: Tilordne roller og tillatelser i kjeder .
Hva gjør hver rolle og tillatelse i kjeder?
Se Workiva-støttesiden for kjederoller og tillatelser for en detaljert forklaring.
Hvordan er Chains-tillatelser lagdelt?
Kjedetillatelser administreres ovenfra og ned, slik at tillatelser bare kan gis av en annen bruker med samme eller høyere tilgangsnivå. Dette betyr at en administrator på organisasjonsnivå kan tilordne roller til en administrator på arbeidsområdenivå, som igjen kan tilordne roller til en administrator på miljønivå.
Roller: «Organisasjonssikkerhetsadministrator» vs. «Organisasjonskjedesikkerhetsadministrator» vs. «Kjedesikkerhetsadministrator» vs. «Miljøsikkerhetsadministrator»
Disse rollene med lignende navn fyller hver en unik rolle i Workiva. Hovedforskjellen er at rollen som organisasjonssikkerhetsadministrator er en bred rolle med mange ansvarsområder på tvers av Workiva-plattformen, mens rollene som organisasjonskjedesikkerhetsadministrator og miljøsikkerhetsadministrator er unike for kjeder.
Sikkerhetsadministratoren for organisasjonen er ansvarlig for å aktivere og deaktivere koblinger i Workiva.
Denne organisasjonsomfattende rollen har andre muligheter innenfor Workiva og er ikke unik for Chains.
Når en kobling er aktivert, overlater organisasjonssikkerhetsadministratoren i stor grad kontrollen til de kjedespesifikke rollene som er ansvarlige for å administrere innstillinger i kjeder:
- Sikkerhetsadministrator for organisasjonskjede : Denne rollen administrerer tilkoblinger og løpere på tvers av arbeidsområder. Med andre ord konfigurerer den kontaktene. Denne rollen kan også se sikkerhetsrevisjonsloggen for kjeden.
- Kjedesikkerhetsadministrator: Denne rollen gir tillatelser til andre brukere og kan utpeke dem som miljøsikkerhetsadministratorer. Denne rollen kan tildeles et bestemt miljø, en arbeidsplass eller hele organisasjonen.
- Miljøsikkerhetsadministrator : Denne uoffisielle «rollen» er tildelt brukere som administrerer et enkelt miljø i et arbeidsområde.
Hvordan tildeler jeg en miljøsikkerhetsadministrator?
Rollen Miljøsikkerhetsadministrator er tildelt brukere som skal administrere et enkelt miljø i et arbeidsområde. En sikkerhetsadministrator for organisasjonskjeden kan tilordne denne rollen til individuelle brukere ved å redigere profilen deres i kjeder. Miljøsikkerhetsadministratoren kan deretter tilordne tillatelser innenfor det miljøet.
Hvis du vil vite mer, kan du se Workivas støtteside Tildel rollen som miljøsikkerhetsadministrator i Chains .
Hvordan tildeles tillatelser av miljøsikkerhetsadministratoren?
Miljøsikkerhetsadministratoren tildeler tillatelser til individuelle brukergrupper fra skjermbildet Innstillinger > Brukere og tillatelser i Kjeder.
Hvis du vil vite mer, kan du se Workiva-støttesiden Tildel tillatelser til brukergrupper og miljøer i Chains .
Hvordan tildeler jeg tillatelser til en individuell kjede?
Miljøsikkerhetsadministratoren kan angi tillatelser for et helt arbeidsområde, eller en hvilken som helst enkeltkjede innenfor det arbeidsområdet.
Hvis du vil vite mer, kan du se Workiva-støttesiden Tildel tillatelser til individuelle kjeder .