Workiva Sync er et Excel-tillegg tilgjengelig via Microsoft Appsource Marketplace som bare kopierer dataene eller formlene i valgte celler fra Excel til Workiva-plattformen. Workiva Sync forutsetter at Workiva-destinasjonsregnearket er satt opp og konfigurert slik du ønsker, slik at det ikke (og kan ikke!) overfører metadata eller formatering. Dette lar deg oppdatere eksisterende Workiva-regneark eller opprette nye med data fra din lokale datamaskin uten å bekymre deg for at formateringen eller strukturen endres når du oppdaterer.
Workiva Sync fungerer på et API-basis for å gi samme datasikkerhet som Workiva-plattformen og eliminerer behovet for reinstallasjon hvis Workiva legger til nye funksjoner.
Merk: For å bevare formateringen anbefaler vi å bruke den innebygde Workiva XSLX-importfunksjonen når du først henter en Excel-fil inn i Workiva. Etter den første importen kan du bruke Workiva Sync til å gjøre oppdateringer effektivt.
Installasjonskrav
Før du installerer Workiva Sync, må du oppfylle følgende krav.
Brukertillatelser
Brukerkontoen som utfører installasjonen må ha administratorrettigheter på den lokale datamaskinen.
Støttede Excel-versjoner
Workiva Sync fungerer med disse versjonene av Excel på følgende plattformer:
- Excel på iPad (Microsoft 365)
- Excel på Mac (Microsoft 365, Office 2021, Office LTSC 2024)
- Excel på Windows (Microsoft 365, Office 2021, Office LTSC 2024)
- Excel på nettet (Microsoft 365)
For best mulig opplevelse anbefaler Workiva Microsoft Office 365 integrert med den nyeste skrivebordsversjonen av Excel.
Excel og WebView2
Microsoft 365-installasjoner må ha WebView2 installert hvis du bruker en eldre versjon enn 16.0.13530.20424. Se disse Microsoft-støttesidene for mer informasjon:
Workiva Sync tilbyr en Bruk valgte celler -funksjon som lar brukere bare synkronisere dataområdene som er valgt i Excel-arbeidsboken. Denne funksjonen er avhengig av Excel API 1.9, som bare er tilgjengelig i visse versjoner av Excel. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se følgende Microsoft-side: Kravsett for Excel JavaScript API.
Installerer Workiva Sync
IT-teamet som er ansvarlig for å administrere Microsoft-leieren din, håndterer vanligvis installasjonen. De har to alternativer for å installere Workiva Sync:
- Microsoft 365 administrasjonssenter – Last opp manifestfilen direkte til Microsoft-leietakeren.
- Tredjepartsverktøy — Bruk et sentralisert distribusjonsverktøy for å distribuere manifestfilen til brukernes maskiner.
Workiva Sync-installasjonen legger en liten (4KB) XML-manifestfil på den lokale datamaskinen. Denne filen legger til en Workiva Sync -knapp på Hjem -verktøylinjen. Når du klikker på denne knappen, åpnes den innebygde nettleseren i Excel, hvor du kan logge deg på Workiva Platform-kontoen din, og hvor du kan kontrollere hvor og hvordan celler synkroniseres. (Dette er en separat pålogging fra å logge inn direkte på Workiva, men bruker samme påloggingsprosedyre.)
Installere Workiva Sync direkte via Microsoft Appsource
Hvis Microsoft Appsource Marketplace ikke er blokkert og brukere har tillatelse til å legge til Office-tillegg, kan sluttbrukere installere Workiva Sync direkte. Hvis du ikke klarer å installere Workiva Sync direkte via Microsoft Appsource, kontakt bedriftens IT-ressurser.
Slik legger du til Workiva Sync i Excel:
- Åpne Excel og velg fanen Sett inn .
- Klikk på ikonet Tillegg . Plasseringen på Hjem verktøylinjen og ikonet avhenger av hvilken versjon av Excel du bruker, og hvilke andre tillegg du har installert. Her er to eksempler:
- I vinduet Office-tillegg klikker du på Office Store .
- Skriv inn «Workiva» i søkefeltet. Det du ser vil være noe som ligner på følgende:
- Velg Workiva Sync og klikk på Legg til .
- Klikk på Fortsett . Workiva Sync vil bli lagt til i Excel-filen din.
For ytterligere informasjon, se Workiva Sync Installasjonsveiledning PDF.
Bruk av Workiva Sync
Du kan bruke Workiva Sync til å synkronisere Excel-arbeidsboken din med et tomt eller eksisterende Workiva-regneark.
Merk: Hvis du synkroniserer med et eksisterende Workiva-regneark, må du kanskje justere det for at endringene skal synkroniseres riktig. Hvis du for eksempel har lagt til en ny datarad i Excel-arbeidsboken, må du legge til en tom rad på samme sted i Workiva-regnearket. Hvis arkfanenavnene i Excel-arbeidsboken ikke samsvarer med arknavnene i Workiva-regnearket, vil synkronisering legge til nye ark med Excel-arkfanenavnene.
Slik synkroniserer du en Excel-fil med Workiva Platform-kontoen din:
- Åpne din versjon av Excel.
- Klikk på Workiva Sync -knappen i Excel-verktøylinjen. Utseendet til ikonet avhenger av hvilken versjon av Excel du har. Her er to eksempler på hvordan knappen kan se ut:
- Velg Workiva-miljøet ditt fra rullegardinmenyen og klikk på Neste .
- Velg arbeidsområdet du vil synkronisere til, og klikk på Neste .
- Velg Start en synkronisering .
-
Skriv inn de nødvendige detaljene i skjemaet Synkroniseringsdetaljer .
-
Velg hvor du vil synkronisere — Du kan søke etter filer eller klikke på rullegardinmenyen som viser de nyeste regnearkene du har redigeringstillatelser til. Når et regneark er valgt, velger Workiva Sync automatisk Excel-ark som skal inkluderes i synkroniseringen der det finnes et identisk arknavn som samsvarer i Workiva-målregnearket.
Ark som ikke oppdages med samme arknavn, blir ikke automatisk valgt for synkronisering. Disse arkene kan fjernes hvis du ikke vil inkludere dem. Ethvert ikke-skjult ark i Excel-filen kan manuelt velges for å inkluderes i synkroniseringen.
- Bruk valgte områder — Dette synkroniserer de valgte områdene i Excel-arkene som skal inkluderes i synkroniseringen. Dette alternativet er ikke tilgjengelig i volumlisensierte versjoner av Excel 2016 og Excel 2019 (ikke-365).
- Inkluder formler — Formler i Excel blir synkronisert som formler hvis funksjonene de inneholder støttes av Workiva. Ustøttede formler synkroniseres som verdier. Du kan se hvilke formler som ble synkronisert i en verdi, og den vil gi navigasjon til bestemte celler i Workiva-målarket.
-
-
Når du har angitt detaljene, velger du Synkroniser .
Merk: Maksimalt antall celler som kan synkroniseres samtidig er 2 millioner. Dette er også standardantallet celler som kan være i et Workiva-regneark.
- Når synkroniseringen er fullført, vises en melding nederst til høyre i vinduet.
Når synkroniseringen er fullført, kan du se målregnearket for Workiva i Workiva-kontoen din.
Merknader
Formaterings- og metadatanotater
- Skrifter, farger, linjer og annen formatering i originaldokumentet importeres ikke .
Workiva Sync forutsetter at du har (eller vil) konfigurere all formatering i Workiva-regnearket ditt. Når formateringen er konfigurert, påvirkes den ikke av fremtidige synkroniseringer. - Hvis det er informasjon i Workiva-regnearket ditt som du ikke vil skal overskrives, låser du den cellen i Workiva-regnearket for å forhindre fremtidige endringer.
Sikkerhetsnotater
- Workiva Sync får ikke tilgang til sluttbrukerdata før dataene er skrevet til Workiva-plattformen.
- Ingen data lagres lokalt når du bruker Workiva Sync.
- Ingen annen programvare enn manifestfilen er installert på sluttbrukerens datamaskin.
- For ytterligere sikkerhet og datahåndtering, se Tekniske detaljer om Workiva Sync .
Oppdatering
Oppdateringer til Workiva Sync skjer automatisk, ettersom den nyeste versjonen av Workiva Sync-appen alltid lastes inn ved innlogging. Siden Workiva Syncs funksjonalitet er nettbasert, kan og vil Workiva oppdatere Workiva Sync uten at det kreves noen handling fra deg eller IT-teamet ditt. Det kan være situasjoner der vi har sikkerhetsforbedringer eller endringer som avgjør om endringer, og du vil bli varslet på forhånd om den kommende utgivelsen. Imidlertid vil disse være svært sjeldne.
For å minimere vedlikeholdskostnader endrer Workiva svært sjelden Workiva Sync-manifestfilen.
Microsoft og dets produkter er registrerte varemerker for Microsoft Corporation i USA og/eller andre land.