<!--contains headings hyperlinked in app, do not move-->
For å lære mer om å bygge en prosess generelt, se Bygg en prosess.
Alle sertifiseringstiltak krever først brev som signeres av de tildelte. Lær mer om å lage et sertifiseringsbrev.
<!--hyperlinked in app, do not move-->
Legge til en sertifiseringshandling i en prosess
Etter at du har opprettet en prosess og sertifiseringsbrev som skal brukes i prosessen, kan du legge til en Sertifisering -handling fra Legg til handling -knappen i verktøylinjen.
Fyll deretter ut feltene i Handlingsdetaljer høyre panel. Hver sertifiseringstiltak må inneholde følgende informasjon:
- Tittel: Navnet på handlingen
- Brev: Brevet som må signeres. Lær mer om å lage et sertifiseringsbrev.
- Send til: Personene som må signere brevet
- Hvis du ønsker flere signatartrinn, klikker du på Legg til signatartrinn.Du kan redigere signatartrinnene som ikke har startet ennå, selv etter at du har kjørt prosessen, om nødvendig.
- Hvis du legger til flere underskrivere i ett enkelt trinn, angi om alle i trinnet må signere eller bare noen i trinnet må signere for at sertifiseringshandlingen skal fortsette.
Du kan også legge til:
- Forfallsdato (valgfritt): Dette er når brevet må signeres av. Hvis virkedager er konfigurert, kan du også angi forfallsdatoen ved å skrive inn nummeret på virkedagen (f.eks. kan du angi forfallsdatoen til den femte virkedagen i bedriftens timeplan).
- Påminnelser for tildelere: Du kan bruke systemstandarden (du kan endre denne standarden før prosessen starter i sertifiseringsinnstillingene), velge å ikke sende påminnelser i det hele tatt, eller tilpasse påminnelsene etter dine personlige behov. Se Send påminnelser i Prosesser for mer informasjon.
- Godkjenning av (valgfritt): Personene som skal gjennomgå og godkjenne eller returnere det signerte brevet hvis godkjenning er nødvendig
- Hvis du ønsker flere godkjennere, klikker du på Legg til godkjenningstrinn. Om nødvendig kan du redigere godkjenningstrinnene som ikke har startet ennå, selv etter at du har startet prosessen.
- Hvis du legger til flere godkjennere i ett trinn, angi om alle i trinnet må godkjenne eller bare noen i trinnet må godkjenne for at sertifiseringshandlingen skal fortsette.
Merk: Hvis ingen godkjenningstrinn legges til og godkjenning er nødvendig, vil prosesseieren som startet prosessen (prosesslederen) bli lagt til som godkjenner.
- Godkjenningsfrist (valgfritt): Dette er når det signerte brevet må godkjennes innen hvis godkjenning er nødvendig. Hvis virkedager er konfigurert, kan du også angi forfallsdato for godkjenning ved å skrive inn nummeret på virkedagen (f.eks. kan du angi forfallsdato for godkjenning til den femte virkedagen i bedriftens tidsplan).
- Godkjennerpåminnelser: Hvis du legger til en godkjenner, kan du tilpasse godkjennerpåminnelsene. Du kan bruke systemstandarden (du kan endre denne standarden før prosessen starter i sertifiseringsinnstillingene), velge å ikke sende påminnelser i det hele tatt, eller tilpasse påminnelsene etter dine personlige behov. Se Send påminnelser i Prosesser for mer informasjon.
- Instruksjoner (valgfritt): Eventuell tilleggsinformasjon som trengs for å fullføre sertifiseringsoppgaven
- Tilpasset e-postvarsel (valgfritt): Et tilpasset e-postvarsel sendes til underskrivere for denne handlingen når handlingen starter
- Tagger (valgfritt): Identifiserer informasjon om handlingen ved hjelp av en kategori og en verdi (f.eks.: Prioritet: Lav). Du kan om nødvendig redigere disse taggene selv etter at sertifiseringshandlingen har startet.
Masselegg sertifiseringshandlinger til en prosess
Du kan bruke alternativet Massesertifisering hvis du vil sende ut kopier av et enkelt dedikert brev til hver person i en gruppe.
Etter at du har valgt Massesertifisering, fyll ut de obligatoriske feltene:
- Tittel: Navnet på handlingen som vil være den samme for hver underskriver
- Brev: Brevet som må signeres av hver underskriver
- Tildelt til: Arbeidsområdegruppen hvis medlemmer må signere brevet
Du kan også legge til:
- Forfallsdato (valgfritt): Dette er når alle brevene må signeres. Hvis virkedager er konfigurert, kan du også angi forfallsdatoen ved å skrive inn nummeret på virkedagen (f.eks. kan du angi forfallsdatoen til den femte virkedagen i bedriftens timeplan).
- Påminnelser for tildelere: Du kan bruke systemstandarden (du kan endre denne standarden før prosessen starter i sertifiseringsinnstillingene), velge å ikke sende påminnelser i det hele tatt, eller tilpasse påminnelsene etter dine personlige behov. Se Send påminnelser i Prosesser for mer informasjon.
- Godkjenning av (valgfritt): Personen som skal gjennomgå og godkjenne eller returnere de signerte brevene som trenger godkjenning
Merk: Hvis ingen godkjenningstrinn legges til og godkjenning er nødvendig, vil prosesseieren som startet prosessen (prosessadministratoren) bli lagt til som godkjenner.
- Godkjenningsfrist (valgfritt): Dette er når de signerte brevene må godkjennes innen hvis godkjenning er nødvendig. Hvis virkedager er konfigurert, kan du også angi forfallsdato for godkjenning ved å skrive inn nummeret på virkedagen (f.eks. kan du angi forfallsdato for godkjenning til den femte virkedagen i bedriftens tidsplan).
- Godkjennerpåminnelser: Hvis du legger til en godkjenner, kan du tilpasse godkjennerpåminnelsene. Du kan bruke systemstandarden (du kan endre denne standarden før prosessen starter i sertifiseringsinnstillingene), velge å ikke sende påminnelser i det hele tatt, eller tilpasse påminnelsene etter dine personlige behov. Se Send påminnelser i Prosesser for mer informasjon.
- Instruksjoner (valgfritt): Eventuell tilleggsinformasjon som trengs for å fullføre sertifiseringsoppgavene
- Tilpasset e-postvarsel (valgfritt): Et tilpasset e-postvarsel sendes til underskrivere for hver handling i denne massesertifiseringen når handlingen starter.
Når du klikker på Legg til, legges en separat sertifiseringshandling til prosessen for hver person i den tildelte gruppen.
Masseredigering av sertifiseringshandlinger
Du kan redigere ulike felt for flere sertifiseringshandlinger samtidig. Velg én eller flere handlinger og/eller grupper av handlinger som skal redigeres, klikk på rullegardinmenyen Rediger handlinger, og velg feltet du vil redigere.
Lær mer om masseredigering av sertifiseringshandlinger i en prosess.
Gjennomgå prosessen din før du starter prosessen
For å sikre at prosessen går knirkefritt, anbefaler vi at du gjør følgende før du starter prosessen:
- Se gjennom prosessinnstillingene dine, og se gjennom sertifiseringsinnstillingene dine. Når du har startet prosessen, vil du ikke kunne endre følgende innstillinger: Startordre, konfigurasjonen din for Virkedager (du kan bare endre Siste virkedag) og innstillingen for sertifiseringer Automatisk godkjenning.
- Sjekk prosessens tilstand ved å klikke på Se etter problemer i panelet til venstre. Dette vil føre til problemer, for eksempel oppgaver som mangler nødvendig informasjon eller oppgaver med forfallsdatoer som allerede er utløpt, for å hjelpe deg med å løse dem raskere.
- Bekreft at alle sertifiseringshandlinger og detaljene deres er korrekte ved å eksportere alle prosesshandlinger som en CSV-fil.
Start en prosess med sertifiseringshandlinger
Klikk på Start prosess i verktøylinjen for å starte prosessen. Når en sertifiseringshandling starter, vil underskrivere motta en e-post med lenke direkte til brevet som skal signeres.
Merk: Bare en prosesseier kan starte prosessen. Denne prosesseieren vil bli prosessansvarlig.