Innlevering av PDF-filer i EDGAR kan by på noen utfordringer, både på grunn av SECs krav til formatet og innholdet i PDF-filene, og på grunn av hvordan EDGAR håndterer PDF-filene under innlevering. Nedenfor finner du informasjon om kravene og prosessen, samt informasjon om hvordan du kan flate ut en PDF-fil og unngå problemer.
Uoffisielle og offisielle PDF-dokumenter
For de fleste SEC-skjematypene kan PDF-filer sendes inn, men de regnes som uoffisielle dokumenter, også kalt "høflighetsdokumenter". Som beskrevet i EDGAR Filer Manual Volume 2, avsnitt 5.2.3.5, kan en PDF-fil arkiveres ved siden av det offisielle HTML-dokumentet, med samme utstillingsetikett som HTML-dokumentet.
Det finnes noen skjematyper og utstillinger der PDF-filer anses som offisielle dokumenter, som er oppført i EFM Volume 2, avsnitt 5.2.3.6. Kravet om årlig "glanset" rapportering på skjema ARS eller Exhibit 99 på skjema 6-K, og Exhibit 96 på skjema 10-K eller skjema 20-F er vanlige eksempler.
Merk: Både uoffisielle og offisielle PDF-filer må følge reglene som er beskrevet i EDGAR Filer Manual Volume 2, Section 5.2.3.2, ved at de ikke må inneholde skjemaer, hyperlenker eller skript, men må inneholde søkbar tekst. Hvis det oppdages feil i en PDF-fil under arkivering, vil PDF-filen enten fjernes fra arkiveringen, slik tilfellet er for uoffisielle dokumenter, eller arkiveringen avbrytes helt, slik tilfellet er for offisielle dokumenter.
Vanlige feilmeldinger i PDF-filer
- INVALID_PDF_TAG - denne feilen indikerer at EDGAR tror at PDF-filen inneholder skjemaer, hyperkoblinger eller skript.
- EMPTY_DOCUMENT - denne feilen oppstår når en PDF-fil sendes inn med bare bilder, dvs. at det ikke finnes noen valgbar tekst.
- INVALID_UNOFFICIAL_PDF - denne feilen indikerer at PDF-filen ikke anses som et offisielt dokument, og at det ikke finnes noe offisielt dokument med samme utstillingsetikett.
SEC gir også følgende dokument for å forklare PDF-problemer og mulige løsninger.
Merk: Feil i "uoffisielle" PDF-filer vil bli fjernet, men resten av innleveringen godtas, mens feil i "offisielle" PDF-filer vil føre til at innleveringen suspenderes.
Workivas funksjon for utflating av PDF-filer
For å løse PDF-problemer har vi lagt til funksjonen Flatten PDF. Denne funksjonen er tilgjengelig på Collect Step, i menyen ved siden av PDF-filen:
I tillegg til menyen, når en PDF-relatert EDGAR-feilmelding oppdages etter innsending av en fil, er det også mulig å flate ut PDF-filen.
Flatten PDF-funksjonen tilbyr to nivåer av PDF-behandling - Grunnleggende og Omfattende.
- Basic fjerner de forbudte PDF-elementene som er beskrevet i EDGAR Filer Manual på den minst inngripende måten.
- Comprehensive utfører den samme behandlingen som Basic, men i tillegg gjenoppbygger den PDF-filen for å bedre bestå EDGAR-valideringskontrollene, og anbefales derfor for de fleste dokumenter
I tillegg finnes det Advanced Options i Flatten PDF-funksjonen, inkludert et Insert Blank Page alternativ, som legger til en side med hvit tekst på hvit bakgrunn på et spesifisert sted i dokumentet.
- Hvis du får en EMPTY_DOCUMENT-feil, er det beste alternativet å gå tilbake til den som har produsert PDF-filen, og få tak i et dokument som inneholder valgbar tekst. Hvis du ikke kan få tak i et slikt dokument, kan du rådføre deg med din juridiske avdeling for å finne ut om dette er et passende alternativ i din situasjon, eller du kan vurdere alternativet Sett inn blank side under Avanserte alternativer.
Vurder
Vi anbefaler at innsendere alltid kontrollerer PDF-filen visuelt etter at den har blitt flatet ut, for å sikre at den ikke inneholder artefakter eller uventede endringer.
Etter at du har flatet ut PDF-filen, kan du laste den ned og se den i Collect Step-menyen, Review Step og i Test Filing Preview.
Hvis du trenger hjelp underveis, kan du ta kontakt med Workiva Support.