I Workiva er din mulighet til å få tilgang til og samhandle med en funksjon angitt i henhold til din rolle . Roller lar bedrifter begrense en ansatts tilgang til kun de verktøyene som er nødvendige for jobben deres. Når en rolle er tildelt, kan tilgangen begrenses ytterligere ved bruk av tillatelser – for eksempel muligheten til å vise eller redigere en bestemt fil. Kjeder følger den samme modellen, men inkluderer et delsett av tillatelser som er unike for Kjeder.
Denne veiledningen vil veilede deg gjennom hvordan du oppretter brukergrupper i Chains, tildeler passende roller og konfigurerer nødvendige tillatelser.
Trinn 1: Opprett brukergruppen for kjedeeiere
For å begynne med må noen med rollen Kjedesikkerhetsadministrator opprette nye brukergrupper og sortere ansatte i dem. Disse gruppene vil definere evnene hver person har i programvaren din.
Som et minimum må du opprette en Kjedeeiere -gruppe som tillater brukere å vise, kjøre, redigere og opprette kjeder.
Slik gjør du det:
- Fra Workiva Home klikker du på profilikonet ditt øverst til høyre.
- Velg Arbeidsplassinnstillinger fra rullegardinmenyen.
- Velg fanen Grupper .
- Klikk på Opprett gruppe på høyre side.
- Navngi denne gruppen Kjedeeiere.
- Legg nå til arbeidsområdemedlemmer i denne gruppen ved å søke etter eller velge enkeltpersoner. Husk at brukere i denne gruppen vil ha muligheten til å vise, kjøre, redigere og opprette kjeder.
- Klikk på Opprett gruppe for å fullføre.
Du angir tillatelsene for denne gruppen i trinn 4.
Merk: Trenger du mer hjelp? Klikk her for å se hele artikkelen vår om hvordan du setter opp brukergrupper.
Opprette flere brukergrupper
Du har nå opprettet en Kjedeeier- - gruppe som har full tilgang til kjeder. Dette er den eneste obligatoriske gruppen, men du vil kanskje også tillate andre brukere tilgang til kjeder.
I dette tilfellet anbefaler vi at du følger trinnene ovenfor for å opprette to ekstra grupper:
- Kjedevisningspersoner : Denne gruppen har kun skrivebeskyttet tilgang til kjeder.
- Kjedeløpere : Denne gruppen kan se og kjøre kjeder, men kan ikke endre eller opprette dem.
Trinn 2: Massetilordne nye brukerroller
Nå som du har opprettet brukergrupper for dine ansatte, må du tilordne hver person en oppdatert rolle.
Her er hva vi anbefaler:
- Fjern kjedeeierrollen fra alle kjedebrukere: Denne eldre rollen gir administratortilgang til alle kjedeinnstillinger og -objekter. Det er ikke lenger nødvendig og kan gi brukere uønsket tilgang til kjedene dine.
- Tildel Chain Builder-rollen til alle Chains-brukere : Chain Builder-rollen gir tilgang til selve Chains-plattformen, men gir ingen andre muligheter i seg selv.
- Tildel rollen som kjedesikkerhetsadministrator til minst én person: Denne rollen lar administratoren tildele tillatelser til andre brukere. Minst én person må ha denne evnen.
For å oppdatere medlemmenes roller, følg disse trinnene:
- Fra Workiva Home klikker du på profilikonet ditt øverst til høyre.
- Velg Arbeidsplassinnstillinger fra rullegardinmenyen.
- Velg fanen Medlemmer og merk av i boksen ved siden av hver bruker du vil redigere rollene til.
- Klikk på Rediger i verktøylinjen, og velg Roller .
- I dialogboksen Rediger roller merker du av eller fjerner for å bruke eller fjerne en rolle fra alle de valgte brukerne. En bindestrek i en avmerkingsboks indikerer at noen av de valgte medlemmene allerede har denne rollen.
- Klikk på Bruk endringer i verktøylinjen for å fullføre.
Endre individuelle brukerroller
- Fra Workiva Home klikker du på profilikonet ditt øverst til høyre.
- Velg Arbeidsplassinnstillinger fra rullegardinmenyen.
- Velg fanen Medlemmer og dobbeltklikk på brukeren du vil redigere rollene for.
- I rullegardinmenyen Arbeidsområderoller klikker du på hver rolle du vil legge til for brukeren. For å fjerne en rolle, klikk på X ved siden av rollen i brukerraden.
- Klikk på det blå hakeikonet for å godta oppgavene dine.
- Klikk på Bruk endringer i verktøylinjen for å fullføre.
Merk: Trenger du mer hjelp? Klikk her for å se hele artikkelen vår om rollebytte.
Trinn 3: Angi tillatelser for de nye gruppene dine
På dette tidspunktet bør medlemmene dine tildeles sine nye roller og grupper. Det siste trinnet er å tildele unike tillatelser til hver gruppe. Disse tillatelsene vil igjen bestemme tilgangsnivået som gis til hver ansatt.
Merk: Du må ha rollen Kjedesikkerhetsadministrator tildelt deg for å fullføre denne oppgaven.
Slik tildeler du tillatelser:
- Fra Workiva Home klikker du på Kjeder i navigasjonsmenyen til venstre.
- I den nye Kjeder-fanen klikker du på profilikonet ditt øverst til høyre.
-
Velg Kjedeadministrator fra rullegardinmenyen, og velg deretter Arbeidsområdeinnstillinger derfra.
- Velg Brukere og tillatelser i navigasjonslinjen øverst,
-
Fra Tillatelser-fanen velger du gruppen Kjedeeiere .
- Under Tillatelser på høyre side klikker du på avmerkingsboksen Oppretter for å merke dem. Endringene dine lagres automatisk.
Nå er du ferdig med å bruke tillatelser til gruppen Kjedeeiere. Hvis du har opprettet andre grupper, for eksempel Kjedevisningspersoner eller Kjedeløpere, gjenta dette trinnet og velg de riktige tillatelsene for den gruppen.
Merk: Når kjedene er opprettet, åpnes et vindu der du kan tilordne eller fjerne lese-, utførings-, redigerings- og administratortillatelser for individuelle kjeder når du klikker på Kjedetillatelser ]
Trinn 4: Fjern tillatelser fra standardbrukergruppen
Alle nye Chains-brukere plasseres automatisk i Standardbrukergruppen Denne brukergruppen er bare synlig i Kjeder og vil ikke vises i resten av Workiva. Den kan ikke slettes eller fjernes.
Fordi denne gruppen inkluderer alle i arbeidsområdet ditt, anbefaler vi at du fjerner de fleste tillatelsene.
Merk: Før du fortsetter med dette trinnet, må du sørge for at alle brukere er tilordnet andre grupper med nødvendige tillatelser. Hvis du fjerner tillatelser fra gruppen Standard , fjernes de fra alle brukere som er tilordnet kun denne gruppen
- I Chain Builder klikker du på Innstillinger øverst til venstre.
- Velg Brukere og tillatelser i navigasjonslinjen øverst,
- Fra Tillatelser-fanen velger du brukergruppen Standard i Kjedetillatelser .
- Fjern merket i boksene på høyre side for å fjerne alle tillatelser. Endringene dine lagres automatisk.
Forstå tillatelsesnivåer
Tillatelsesnivåer i kjeder er nivåbaserte og korrelerte, noe som betyr at noen tillatelser aktiveres automatisk når en tillatelse på et høyere nivå aktiveres. For eksempel vil opprettertillatelsen automatisk gi utførende og redaktørtillatelse.
Vær oppmerksom på at ikke alle avmerkingsbokser kan merkes av i et arbeidsområde.
| Tillatelse | Evner gitt |
| Visning | Tillatelse til å se kjeder, men ikke kjøre eller redigere dem. (Kan ikke tildeles her.) |
| Eksekutor | Tillatelse til å vise og kjøre kjeder, men ikke redigere eller opprette dem. |
| Redaktør | Tillatelse til å vise, kjøre og redigere kjeder, men ikke opprette nye. |
| Oppretter | Tillatelse til å vise, kjøre, redigere og opprette kjeder. |
| Administrator | Full administratortilgang til kjeder i arbeidsområdet. (Kan ikke tildeles her.) |
Merk: Tillatelser for Viewer og Admin kan ikke tildeles på arbeidsområdenivå. Seertillatelse er en standardtillatelse som gis til alle medlemmer av arbeidsområdet, og administratortillatelse gis av brukerens rolle.
Vanlige spørsmål
Kan jeg tildele tillatelser til individuelle kjeder?
Ja, men dette krever Miljøsikkerhetsadministrator -rettigheter i kjedens overordnede miljø.