Workiva kundestøttesenter

I Workiva er din mulighet til å få tilgang til og samhandle med en funksjon satt i henhold til din rolle. Roller gjør det mulig for bedrifter å begrense en medarbeiders tilgang til kun de verktøyene som er nødvendige for jobben deres. Når en rolle er tildelt, kan tilgangen begrenses ytterligere ved hjelp av tillatelser - for eksempel muligheten til å vise eller redigere en bestemt fil. Chains følger samme modell, men inkluderer en undergruppe av tillatelser som er unike for Chains.

Denne veiledningen går gjennom hvordan du oppretter brukergrupper i Chains, tildeler passende roller og konfigurerer de nødvendige tillatelsene.

Trinn 1: Opprett brukergruppen Chain Owners

Til å begynne med må en person med rollen Chain Security Admin opprette nye brukergrupper og sortere medarbeiderne inn i dem. Disse gruppene definerer hvilke evner hver person har i programvaren din.

Du må som et minimum opprette en Chain Owners -gruppe som tillater brukere å vise, kjøre, redigere og opprette kjeder.

Slik gjør du det:

1. Fra Workiva Home klikker du på Settings øverst til venstre.
2. Under Arbeidsplassinnstillinger velger du fanen Grupper.
3. Klikk på Create Group på høyre side.
4. Gi denne gruppen navnet Chain Owners.
5. Legg nå til medlemmer i gruppen ved å søke etter eller velge enkeltpersoner. Husk at brukere i denne gruppen vil ha mulighet til å vise, kjøre, redigere og opprette kjeder.
6. Klikk på knappen Create Group for å fullføre.

Du angir tillatelsene for denne gruppen i trinn 4.

Merk: Trenger du mer hjelp? Klikk her for å se hele artikkelen vår om hvordan du oppretter brukergrupper.

Opprette flere brukergrupper

Du har nå opprettet en Chain Owner -gruppe som har full tilgang til kjedene. Dette er den eneste -gruppen som kreves på , men det kan være lurt å gi andre ansatte tilgang til kjeder også.

I dette tilfellet anbefaler vi at du følger trinnene ovenfor for å opprette to ekstra grupper:

• Kjedevisere: Denne gruppen har kun tilgang til kjeder.
• Kjedeløpere: Denne gruppen kan se og kjøre kjeder, men kan ikke endre eller opprette dem.

Trinn 2: Tildel nye brukerroller

Nå som du har opprettet brukergrupper for medarbeiderne dine, må du tildele hver enkelt person en oppdatert rolle.

Dette er hva vi anbefaler:

• Fjern Chain Owner-rollen fra alle Chains-brukere: Denne gamle rollen gir administratortilgang til alle innstillinger og objekter i Chains. Det er ikke lenger nødvendig og kan gi brukere uønsket tilgang til kjedene dine.
• Tildel rollen Chain Builder til alle Chains-brukere: Chain Builder-rollen gir tilgang til selve Chains-plattformen, men gir ingen andre evner i seg selv.
• Tildel rollen Chain Security Admin til minst én person: Med denne rollen kan administratoren tildele rettigheter til andre brukere. Minst én person bør ha denne evnen.

Følg disse trinnene for å oppdatere medlemmenes roller:

1. Fra Workiva Home klikker du på ikonet People øverst til venstre for å få tilgang til skjermbildet Medlemmer.
2. I skjermbildet Medlemmer merker du av i boksen ved siden av hver person du vil oppdatere.
3. Klikk på Edit Roles øverst.
4. Kryss av for å bruke en rolle, eller fjern krysset for å fjerne en rolle. En strek i en avkrysningsboks betyr at noen av de valgte medlemmene allerede har denne rollen.
5. Klikk på Apply for å fullføre.

Merk: Trenger du mer hjelp? Klikk her for å se hele artikkelen vår om rollebytte.

Trinn 3: Angi tillatelser for de nye gruppene dine

På dette tidspunktet bør medarbeiderne få tildelt sine nye roller og grupper. Det siste trinnet er å tildele unike rettigheter til hver gruppe, og disse rettighetene vil i sin tur avgjøre hvilket tilgangsnivå hver enkelt medarbeider får.

Slik tildeler du tillatelser:

1. I Chain Builder klikker du på Settings øverst til venstre.
2. Velg Users & Permissions (Brukere og tillatelser) i navigasjonsfeltet øverst.
3. Velg gruppen Chain Owners i kategorien Permissions (Tillatelser).
4. Under Tillatelser på høyre side merker du av for Creator. Endringene lagres automatisk.

På dette tidspunktet er du ferdig med å gi rettigheter til Chain Owners-gruppen. Hvis du har opprettet de valgfrie gruppene Chain Viewers eller Chain Runners, gjentar du dette trinnet og velger de riktige tillatelsene for den aktuelle gruppen.

Trinn 4: Fjern tillatelser fra standard brukergruppe

Alle nye Chains-brukere blir automatisk plassert i brukergruppen Default. Denne brukergruppen er kun synlig i Kjeder og vises ikke i resten av Workiva. Den kan ikke slettes eller fjernes.

Fordi denne gruppen inkluderer alle i arbeidsområdet ditt, anbefaler vi at du fjerner de fleste av tillatelsene i den.

Merk: Før du går videre med dette trinnet, må du forsikre deg om at alle brukere er tilordnet andre grupper med riktige tillatelser. Hvis du fjerner tillatelser fra gruppen Default, fjernes de fra alle brukere som kun er tilordnet denne gruppen.

1. I Chain Builder klikker du på Settings øverst til venstre.
2. Velg Users & Permissions (Brukere og tillatelser) i navigasjonsfeltet øverst.
3. Velg brukergruppen Default under fanen Tillatelser.
4. Fjern avmerkingen for å fjerne alle tillatelser på høyre side. Endringene lagres automatisk.

Forståelse av tillatelsesnivåer

Tillatelsesnivåene i kjeder er nivåinndelte og korrelerte, noe som betyr at noen tillatelser automatisk aktiveres når en tillatelse på et høyere nivå aktiveres. For eksempel vil tillatelsen Creator automatisk gi tillatelsene Executor og Editor.

Vær oppmerksom på at ikke alle avmerkingsboksene kan velges innenfor et arbeidsområde.

Merk: Tillatelsene Viewer og Admin kan ikke tildeles på arbeidsområde-nivå. Visningstillatelsen er en standardtillatelse som gis til alle medlemmer av arbeidsområdet, mens administratortillatelsen gis av brukerens rolle.

VANLIGE SPØRSMÅL

Kan jeg tildele tillatelser til individuelle kjeder?

Ja, men dette krever rettigheter som Environment Security Admin i kjedens overordnede miljø.

Les mer om hvordan du tildeler rettigheter til individuelle kjeder