Vanaf Duurzaamheidsprogramma kunt u taken aanmaken en verzenden voor werkruimte-leden om metrische waarden voor ESG (Environmental, Social, and Governance) of duurzaamheidsrapportage te verzamelen en te verifiëren. U kunt dan de status van deze taken volgen vanuit het Programma en de bijbehorende onderwerpen en statistieken.
Tip: Om meer te weten te komen over het aanmaken en beheren van de taken van een metriek, raadpleegt u Metrietaken beheren in Duurzaamheidsprogramma.
Metrische taken verzenden
Nadat u de metriek hebt ingesteld, kunt u vanuit de metriek of het onderwerp ervan taken sturen naar de bestemmelingen van de waarden.
Opmerking: Wanneer u taken van een metriek verzendt, verzendt u taken voor alle waarden die zijn ingesteld voor gegevensverzameling in de geselecteerde periode.
Tip: Stuur in plaats daarvan taken van het onderwerp als u meerdere metriekwaarden tegelijk wilt doorgeven.
Om taken alleen naar de bestemmelingen van de waarden van een specifieke metriek te sturen:
- Selecteer het jaar en de rapportageperiode waarvoor u waarden wilt verzamelen.
- Selecteer op Taken de taken die u wilt verzenden, klik vervolgens op Taken beheren en kies of u meldingen naar de rechthebbenden van de taken wilt sturen om hen te informeren:
Opmerking: Wanneer u taken van een onderwerp verzendt, verzendt u taken voor alle waarden die zijn ingesteld voor gegevensverzameling in het geselecteerde programmajaar en de geselecteerde rapportageperiode.
Om te beginnen met het verzamelen van waarden voor meerdere statistieken, stuurt u taken vanuit het onderwerp van de statistieken:
- In Program year, selecteert u het jaar van de statistieken waarvoor u waarden wilt verzamelen.
- Om de focus verder te verfijnen, selecteert u in Rapportageperiode het bereik - in maanden - van de waarden die u wilt verzamelen.
- Om taken te verzenden voor alle metriekwaarden van binnen de periode, klikt u op Taken verzenden voor het algemene onderwerp.
- Om taken te verzenden voor waarden binnen de periode op basis van hun gegevensverzamelfrequentie, klikt u op Taken verzenden voor de toepasselijke frequentie.
Om te beginnen met het verzamelen van gegevens, stuurt u taken naar de opdrachtnemers voor statistieken binnen het jaar en de periode:
- Om taken te verzenden voor alle metriekwaarden van binnen de periode, klikt u op Taken verzenden voor het algemene onderwerp.
Tip: Als u de toegewezen waarde bent, kunt u uw taak rechtstreeks vanuit de metric voltooien.
Wanneer u taken verzendt, stuurt Duurzaamheidsprogramma automatisch e-mailmeldingen naar de opdrachtnemers. Wanneer toegewezenen hun taken voltooien, ontvangen hun goedkeurders automatisch taken om de gegevens te verifiëren.
Tip: Om taken te verzenden maar niet e-mailmeldingen, zoals voor leden die veel waarden hebben toegewezen, selecteert u Verzenden zonder meldingen van Taken verzenden. Als u de toewijzing van een waarde of verbonden bronbestand bewerkt, kunt u ook kiezen of u de toewijzer en goedkeurders van de wijziging op de hoogte wilt brengen.
Geverifieerden en goedkeurders hebben toegang tot hun taken via hun e-mailmeldingen, Workiva Taken, of vanuit Taken in Home.
- Voor metrische waarden met gekoppelde bronbestanden, voltooien de aannemer en goedkeurder hun taken in de bronspreadsheet of het brondocument.
- Voor metrische waarden zonder gekoppelde bron vullen de aannemer en goedkeurder hun taken in vanuit Workiva Taken voor gestroomlijnde gegevensverzameling.
Gegevensverzameling bijhouden
U kunt de status van de gegevensverzamelingstaak van een metriek volgen vanuit de metriek of het onderwerp ervan.
Tip: Om de gegevensverzameling van waarden binnen een specifiek tijdsbestek bij te houden, selecteert u de rapportageperiode - als een reeks maanden - uit het onderwerp.
Tip: U kunt uw toegewezen taken voor gegevensverzameling beheren vanuit Home .
| Status | Beschrijving |
|---|---|
| Niet verzonden |
De taak is aangemaakt maar nog niet naar de cessionaris verzonden. Om het verzamelen van gegevens te starten, stuurt u de taak naar de toegewezene. Opmerking: In Query wordt een Niet verzonden taak weergegeven als Niet gestart. |
| Aan de gang |
De taak is naar de cessionaris gestuurd en staat nog open. Opmerking: Een taak in uitvoering verschijnt als Niet gestart in Workiva Taken portal of Verzonden in Home. |
| Verzenden ter goedkeuring |
De geassigneerde stelde een waarde en ondersteunend materiaal op en legde dit ter verificatie voor aan de toegewezen goedkeurders. Opmerking: In Home wordt een ter goedkeuring verzonden taak weergegeven als In afwachting van goedkeuring. |
| Geretourneerd | De goedkeurder stuurt de voorbereide waarde terug naar de ontvanger om correcties of aanpassingen aan te brengen. |
| Compleet | De waarde wordt verzameld en - indien van toepassing - goedgekeurd. |
Tip: Op een metriek geven waarden waaraan geen taak is toegewezen en die niet Compleet zijn, een status weer van In afwachting .
Vanuit het paneel Taakstatus van een onderwerp of metriek, kunt u een taartgrafiek bekijken van hoeveel metrische waarden zich in elke status bevinden, als percentage.
Herinneringen voor in uitvoering zijnde taken verzenden
Om de gegevensverzameling op gang te houden, stuurt Duurzaamheidsprogramma automatisch herinneringen naar gevolmachtigden of goedkeurders met onvolledige metrische taken:
- Drie dagen voor hun uitgerekende datum
- Op hun uitgerekende datum
- Elke dag na de vervaldatum, maximaal drie dagen
Vanaf Duurzaamheidsprogramma kunt u ook taakherinneringen versturen voor een specifieke metriek of onderwerp, bijvoorbeeld om taken op te volgen die nog niet voltooid zijn na de automatische herinneringen.
Herinneringen sturen voor de taken van een specifieke metriek:
- Selecteer in de metriek het programmajaar en de verzamelperiode van de taken waarvoor u herinneringen wilt versturen.
- Op Taken, selecteert u de taken waarvoor u herinneringen wilt versturen.
- Selecteer op Taken beheren, Herinneren.
Vanuit een onderwerp kunt u herinneringen versturen voor taken van meerdere metrics:
- Selecteer het jaar en de rapportageperiode van de waarden waarvoor herinneringen verzonden moeten worden.
- Selecteer voor welke taken u herinneringen wilt sturen:
- Om herinneringen te versturen voor alle van toepassing zijnde taken in de periode, klikt u op Herinner op het algemene onderwerp.
- Om herinneringen te versturen op basis van maandelijkse, driemaandelijkse of jaarlijkse gegevensverzameling binnen de periode, klikt u op Herinner voor de toepasselijke frequentie.
- Selecteer of u herinneringen wilt sturen voor alle onvolledige taken, of alleen die met een specifieke status.
Metrische taken resetten
Om de gegevensverzameling van een metriek te stoppen, bijvoorbeeld als de taken te vroeg werden verzonden of niet langer nodig zijn, kunt u de taken voor de waarden ervan resetten. Wanneer u de taken van een metriek opnieuw instelt:
- De taken keren terug naar Niet gestart.
- De opdrachtnemer en goedkeurder ontvangen een melding dat hun taken opnieuw zijn ingesteld.
- De metriek behoudt alle waarden, bijlagen of notities die al verzameld zijn.
U kunt taken resetten vanuit de metriek of het bijbehorende onderwerp.
Vanuit een metriek kunt u taken resetten voor waarden die voor het Programmajaar of een specifieke verzamelperiode zijn verzameld.
Om de taken van een metriek opnieuw in te stellen:
- Selecteer het Programmajaar en de verzamelperiode van de taken die u wilt resetten.
- Reset taken voor het jaar of de periode:
- Om taken voor het jaar opnieuw in te stellen, selecteert u Taken van metriek opnieuw instellen in het menu van de metriek, en kiest u welke taken u opnieuw wilt instellen.
- Om alle taken te resetten, inclusief de taken die al voltooid zijn, selecteert u Alle taken resetten.
- Om alleen taken te resetten die nog niet voltooid zijn, selecteert u Openstaande taken resetten.
- Om taken voor de periode opnieuw in te stellen, selecteert u de taken die u opnieuw wilt instellen in Taken, klikt u vervolgens op Taken beheren en selecteert u Opnieuw instellen.
- Om taken voor het jaar opnieuw in te stellen, selecteert u Taken van metriek opnieuw instellen in het menu van de metriek, en kiest u welke taken u opnieuw wilt instellen.
Vanuit een onderwerp kunt u taken resetten voor waarden die zijn verzameld voor de geselecteerde rapportageperiode of een specifieke metric.
Taken voor rapportageperiode opnieuw instellen
Om taken voor de rapportageperiode van het onderwerp opnieuw in te stellen:
- Selecteer het programmajaar en de rapportageperiode van de taken die gereset moeten worden.
- Selecteer in het menu van het onderwerp welke taken u wilt resetten:
- Om alle taken te resetten, inclusief de taken die al voltooid zijn, selecteert u Taken resetten voor rapportageperiode, Alle taken resetten.
- Om alleen taken te resetten die nog niet voltooid zijn, selecteert u Taken resetten voor rapportageperiode, Alleen openstaande taken resetten.
- Selecteer of u de cessionarissen en goedkeurders van de taken op de hoogte wilt stellen van de reset, en klik op OK.
Taken opnieuw instellen voor specifieke metriek
Om taken voor een specifieke metriek opnieuw in te stellen vanuit zijn onderwerp:
- Selecteer het programmajaar en de rapportageperiode van de taken die gereset moeten worden.
- Selecteer in het menu van de metriek welke taken u wilt resetten:
- Om alleen taken te resetten die nog niet voltooid zijn, selecteert u Metrische taken resetten, Openstaande taken resetten.
- Om alle taken te resetten, inclusief de taken die al voltooid zijn, selecteert u Metrische taken resetten, Alle taken resetten.
- Selecteer of u de cessionarissen en goedkeurders van de taken op de hoogte wilt stellen van de reset, en klik op OK.
Voer een metrische taak uit namens de geadresseerde
Als een opdrachtnemer niet beschikbaar is of zijn taak niet kan voltooien, kan een programma-eigenaar de waarde voorbereiden en indienen namens de opdrachtnemer.
Tip: U kunt ook een goedkeuringsstap overslaan als een goedkeurder zijn taak niet kan voltooien.
- Om de taak te openen, klikt u op de naam ervan op Taken in Home.
- Bereid vanuit de taak de waarde waar nodig voor en dien vervolgens de stap van de cessionaris in:
- Open in de Workiva Takenportal het paneel Taakstappen, selecteer Indienen van de stap.
- Open in de Workiva Takenportal het paneel Taakstappen, selecteer Indienen van de stap.
-
- Open vanuit een aangesloten bronbestand het paneel Taken en selecteer Indienen van de stap in Taakstappen.
- Open vanuit een aangesloten bronbestand het paneel Taken en selecteer Indienen van de stap in Taakstappen.
Cancel metric tasks
You can cancel data collection tasks for metrics with a status of In progress , such as if they were sent too soon or are no longer needed. When you cancel a metric's process, you automatically:
- Cancel the metric's incomplete tasks.
- Send notifications of the cancelation to the tasks' assignees and approvers.
Note: You can't undo the cancellation of a metric's tasks.
To cancel a metric's task:
-
From the topic, select Cancel tasks from the metric's menu,
and click Cancel tasks.
-
From the metric, select Cancel tasks from its menu, and
click Cancel tasks.