Een project omvat een of meer rapporten, waarbij elk rapport een afzonderlijke rapportageverplichting vertegenwoordigt voor een afzonderlijke entiteit en voor een afzonderlijke rapportageperiode. Met machtigingen kunt u beheren wie toegang heeft en welk type toegang ze hebben, zowel op projectniveau als op rapportniveau.
Door een gebruiker projectrechten te geven, krijgt die gebruiker tegelijkertijd ook rapportrechten voor de rapporten binnen dat project. Op dezelfde manier geeft het toekennen van rapportrechten aan een gebruiker tegelijkertijd ook bestandsrechten voor de bestanden die aan dat rapport zijn gekoppeld.
Opmerking : Voor gebruikers die geen deel uitmaken van het project of de projectrapporten, kunt u hen nog steeds toegang geven tot de afzonderlijke bestanden binnen een rapport via de gebruikelijke functie voor bestandsrechten van Workiva.
Vereisten
- In uw werkruimte moet de oplossing Multi-Entity Reporting (MER) Advanced, Fund Reporting Suite of Insurance Suite zijn ingeschakeld.
- Je moet projectbeheerder zijn of de rechten 'Projecten en rapporten beheren' hebben om projectspecifieke machtigingen te kunnen beheren en toewijzen.
- U moet de machtiging 'Rapportbeheerder' of 'Eigen rapport en bestanden' hebben voor een rapport om rapportmachtigingen te kunnen beheren en toewijzen.
Machtigingen op projectniveau
Projectmanager
De gebruiker die het project aanmaakt, wordt standaard de projectmanager . De projectmanager :
- Is het primaire aanspreekpunt voor het project?
- Kan de projectinstellingen en -rechten beheren.
- Krijgt eigen rapport- en bestandsrechten voor alle rapporten in het project.
Omdat de projectmanager de machtiging 'Eigendom van rapporten' en 'Bestanden' krijgt voor alle rapporten in het project, kan hij of zij de instellingen van al die rapporten beheren en krijgt hij of zij ook de machtiging 'Eigenaar' voor alle bestanden die aan die rapporten zijn gekoppeld. Zie Machtigingen op rapportniveau voor meer informatie.
Eigen project en rapporten
Gebruikers met de machtigingen 'Eigen project' en 'Eigen rapporten' :
- Kan de projectinstellingen en -rechten beheren.
- Verkrijg eigen rapport- en bestandsrechten voor alle rapporten in het project.
Let op : Het enige verschil tussen gebruikers met de machtiging 'Eigen project' en 'Rapporten' en gebruikers met de machtiging 'Projectmanager' is dat de projectmanager het primaire aanspreekpunt voor het project is.
Omdat gebruikers met de machtiging 'Eigen project' en 'Eigen rapport' ook de machtiging 'Eigen rapport' en 'Eigen bestand' krijgen voor alle rapporten in het project, kunnen ze de instellingen van al die rapporten beheren en krijgen ze ook de machtiging 'Eigenaar' voor alle bestanden die aan die rapporten zijn gekoppeld. Zie Machtigingen op rapportniveau voor meer informatie.
Beheer machtigingen op projectniveau.
Klik vanuit het projectdashboard op Instellingen om het paneel met projectinstellingen te openen.
Vervolgens kunt u projectspecifieke machtigingen beheren in het gedeelte Machtigingen :
- Om nieuwe gebruikers toegang te geven tot het project en hen projectspecifieke machtigingen toe te wijzen, selecteert u eerst een gebruiker of groep, vervolgens de machtiging die u wilt toekennen en klikt u op Toevoegen .
- Om de machtigingen van een bestaande gebruiker te wijzigen, opent u het keuzemenu naast die gebruiker en selecteert u een andere machtiging. Je kunt die gebruiker ook uit het project verwijderen door op 'Verwijderen uit project' te klikken.
-
Om te wijzigen wie projectbeheerdersrechten heeft, opent u het keuzemenu naast de nieuwe gebruiker en selecteert u 'Projectbeheerder' . Zodra je de nieuwe projectmanager hebt aangewezen, kun je de machtigingen van de vorige projectmanager wijzigen of hem of haar uit het project verwijderen.
Let op : Er kan slechts één projectmanager tegelijk actief zijn binnen een project.
Machtigingen op rapportniveau
Rapportmanager
De rapportbeheerder :
- Is hij/zij het primaire aanspreekpunt voor het rapport?
- Je kunt de instellingen en machtigingen van het rapport beheren.
- Verkrijgt eigenaarsrechten voor alle bestanden die [link to file permissions article]aan het rapport zijn gekoppeld.
Let op : Er kan slechts één rapportbeheerder (d.w.z. één primair contactpersoon) per rapport zijn. Andere gebruikers kunnen hetzelfde rapport beheren via de machtiging 'Eigen rapport en bestanden' . Zij kunnen alles doen wat de rapportbeheerder kan, maar zijn niet het primaire aanspreekpunt.
Opmerking : Om ervoor te zorgen dat rapportbeheerders en personen met de machtiging 'Eigen rapport en bestanden' alleen toegang hebben tot de bestanden die voor hen relevant zijn, dient u alleen de noodzakelijke bestanden aan een rapport toe te voegen.
Eigen rapport en bestanden
Gebruikers met eigen rapport- en bestandsrechten :
- Je kunt de instellingen en machtigingen van het rapport beheren.
- Verkrijg eigenaarsrechten voor alle bestanden die aan het rapport zijn gekoppeld.
Bewerk bestanden
Gebruikers met bewerkingsrechten voor bestanden :
Bestanden bekijken
Gebruikers met de machtiging 'Bestanden bekijken' :
Beheer machtigingen op rapportniveau
Tijdens het aanmaken van een project kunt u optioneel gebruikers toevoegen aan elk van de rapporten in het project en hun machtigingen op rapportniveau toewijzen.
Na het aanmaken van een project kunt u de machtigingen op rapportniveau beheren door eerst naar het rapportdashboard te gaan en vervolgens op Instellingen te klikken om het paneel met rapportinstellingen te openen.
Vervolgens kunt u de machtigingen op rapportniveau beheren in het gedeelte Machtigingen :
- Om nieuwe gebruikers toegang te geven tot het rapport en hen rapportrechten toe te wijzen, selecteert u eerst een gebruiker of groep, vervolgens de gewenste machtiging en klikt u op Toevoegen .
- Om de machtigingen van een bestaande gebruiker te wijzigen, opent u het keuzemenu naast die gebruiker en selecteert u een andere machtiging. Je kunt die gebruiker ook uit het rapport verwijderen door op 'Verwijderen uit rapport' te klikken.
-
Om te wijzigen wie de machtigingen voor rapportbeheer heeft, opent u het vervolgkeuzemenu naast de nieuwe gebruiker en selecteert u 'Rapportbeheer' . Zodra je de nieuwe rapportbeheerder hebt toegewezen, kun je de machtigingen van de vorige rapportbeheerder wijzigen of deze van het rapport verwijderen. Als u de vorige rapportbeheerder niet van het rapport verwijdert, behoudt deze de machtigingen 'Eigen rapport' en 'Eigen bestanden' .
Let op : Er kan slechts één rapportbeheerder tegelijk actief zijn in een rapport.
Veelvoorkomende scenario's met machtigingen
Hoe geef ik iemand volledige toegang tot een rapport?
Wijs de gebruiker voor dat rapport de machtiging ' Eigen rapport en bestanden' toe . De gebruiker kan vervolgens de instellingen en machtigingen van het rapport beheren en krijgt eigenaarsrechten voor alle bestanden die aan dat rapport zijn gekoppeld (hierdoor kan de gebruiker in alle bestanden van het rapport werken). Het enige verschil tussen deze gebruiker en de rapportbeheerder is dat deze gebruiker niet het aangewezen aanspreekpunt zal zijn.
Hoe geef ik iemand alleen leesrechten?
Wijs de gebruiker de machtiging 'Bestanden bekijken' op rapportniveau toe voor de gewenste rapporten. Als u wilt dat de gebruiker alle rapporten binnen een project kan bekijken, moet u naar de instellingen van elk rapport gaan en de gebruiker voor elk rapport de machtiging 'Bestanden bekijken' toewijzen. Deze gebruiker kan alleen projectgegevens en rapportdashboards bekijken voor de rapporten waartoe hij of zij toegang heeft, maar kan niets bewerken. Dit is vaak ideaal voor leidinggevenden.
Hoe kan ik een rapportbeheerder opnieuw toewijzen?
Om te wijzigen wie beheerrechten voor rapporten heeft, ga je eerst naar de instellingen van het betreffende rapport. Open vervolgens in het gedeelte 'Machtigingen' het keuzemenu naast de nieuwe gebruiker en selecteer 'Rapportbeheerder' . De vorige rapportbeheerder behoudt de machtigingen voor het eigen rapport en de bijbehorende bestanden . U kunt de vorige rapportbeheerder desgewenst ook verwijderen uit het rapport.
Wat gebeurt er met de machtigingen van een gebruiker voor een bestand wanneer dat bestand uit een rapport wordt verwijderd?
Wanneer een bestand uit een rapport wordt verwijderd, blijft het bestand op de normale locatie in de werkruimte bestaan en is het toegankelijk via de gebruikelijke Workiva-bestandsinterface. Alle bestandsrechten die zijn toegekend met behulp van de gebruikelijke Workiva-functie voor bestandsrechten, blijven behouden. Gebruikers die toegang tot dat bestand hadden gekregen, uitsluitend omdat ze toestemming hadden voor het project of rapport waarin dat bestand was opgenomen, zullen echter de toegang tot dat bestand verliezen.
Wat gebeurt er als de bestandsrechten van een gebruiker verschillen van de project- of rapportrechten?
Als de bestandsrechten van een gebruiker verschillen van de project- of rapportrechten, worden de rechten met de hoogste prioriteit gebruikt.
Als een gebruiker via de gebruikelijke bestandsrechten alleen toegang heeft tot een bestand als 'Viewer', en die gebruiker beschikt over:
- Ofwel projectbeheerder , ofwel eigenaar van het project en rapportrechten voor een project dat een rapport bevat dat aan dat bestand is gekoppeld.
- Ofwel rapportbeheerder , ofwel eigen rapport- en bestandsmachtigingen voor een rapport dat aan dat bestand is gekoppeld.
Die gebruiker krijgt dan eigenaarsrechten voor dat bestand. Als dat bestand uit het rapport in het project wordt verwijderd, of als de gebruiker uit het project wordt verwijderd, krijgt de gebruiker weer alleen leesrechten voor het bestand.
Als een gebruiker eigenaar- of bewerkerrechten heeft voor een bestand via de gebruikelijke machtigingen op bestandsniveau, en die gebruiker ook de machtiging 'Bestanden bekijken ' heeft voor een rapport dat aan dat bestand is gekoppeld, dan behoudt die gebruiker de gebruikelijke eigenaar- of bewerkerrechten voor dat bestand.
Wat zijn de beste werkwijzen voor het toewijzen van machtigingen aan auditors?
Als de auditors alleen de status en voortgang van een project en de bijbehorende rapporten hoeven te bekijken, en geen van de rapportbestanden hoeven te bewerken of erin hoeven te werken, geef ze dan de machtiging 'Bestanden bekijken' voor elk van de rapporten in het project. Hierdoor kunnen ze alle bestanden bekijken die aan de rapporten zijn gekoppeld, evenals de bijbehorende project- en rapportdashboardgegevens.
Wat mogen gebruikers met de verschillende machtigingen op project- en rapportniveau doen binnen een bestand in dat project of rapport?
Als een gebruiker via een machtiging op project- of rapportniveau eigenaars- of kijkersrechten voor een bestand krijgt, kan hij of zij dezelfde bestandsfuncties uitvoeren als hier beschreven . Als een gebruiker bijvoorbeeld eigenaarsrechten heeft voor een bestand omdat hij of zij eigenaarsrechten heeft voor rapporten en bestanden van een rapport dat dat bestand bevat, dan kan die gebruiker eigenaarsrechten (documenteigenschappen bewerken, opmerkingen toevoegen, het bestand exporteren, enz.) op dat bestand uitvoeren.