Werkruimtes met de Multi-Entity Reporting (MER)-oplossing krijgen, naast de bestaande werkruimterollen, een set MER-functiespecifieke rollen. Elke MER-rol bundelt de mogelijkheden van verschillende bestaande werkruimterollen in één enkele rol, ontworpen voor een typische MER-gebruiker. Dit vereenvoudigt de gebruikersconfiguratie en verkleint het risico dat er onnodig veel rollen aan de gebruiker worden toegewezen.
Beste praktijken
- Gebruik de MER-rollen voor nieuwe gebruikers en nieuwe werkruimtes.
- Wijs per gebruiker in een werkruimte één MER-rol toe.
- Vermijd waar mogelijk het combineren van MER-rollen met bestaande werkruimterollen. Door rollen te combineren, wordt het lastiger om te controleren welke gebruikers welke toegang hebben.
- Gebruik de rol 'Collaborator' (MER) voor de kernleden van het rapportageteam. Deze rol is vergelijkbaar met de rol 'Editor' in de werkruimte, in die zin dat gebruikers de rol 'Collaborator' (MER) moeten hebben om lees- of bewerkingsrechten te krijgen voor bestanden die aan een project of rapport zijn gekoppeld. Zie Rollen begrijpen voor meer informatie over het verschil tussen rollen en machtigingen.
- Controleer voor bestaande gebruikers eerst grondig hun huidige roltoewijzingen voordat u wijzigingen aanbrengt. De MER-rollen zijn slechts samenvoegingen van bestaande rollen en geen perfecte 1:1-migratie. De MER-rollen kunnen daarom enigszins afwijken van de bestaande roltoewijzingen.
Administratieve functies
Werkruimte-eigenaar
De rol van Werkruimte-eigenaar blijft verantwoordelijk voor het beheren van gebruikers en werkruimte-instellingen. Wat MER betreft, heeft een Workspace Owner dezelfde mogelijkheden als iemand met de Manager (MER)-rol , met uitzondering dat Workspace Owners entiteiten aan workspaces in Entity 360 kunnen toevoegen op workspace-niveau.
Beheerder (MER)
De rol van beheerder (MER) is bedoeld voor IT- en gebruikersbeheer – deze gebruikers zijn verantwoordelijk voor het beheren van alle configuraties voor rapportages tussen meerdere entiteiten. Beheerders hebben volledige controle over het aanmaken, wijzigen en verwijderen van MER-gegevens, gebruikersgroepen en -rechten, project- en rapportinstellingen, sjablonen en bestanden binnen de werkruimte. Beheerders kunnen ook rapporten indienen en projecten en rapporten doorrollen.
De rol van beheerder (MER) combineert deze bestaande rollen en mogelijkheden:
- Mogelijkheden van de werkruimte-eigenaar (met uitzondering van de mogelijkheden om gebruikers aan een werkruimte toe te voegen of te verwijderen, en werkruimterollen aan gebruikers toe te wijzen of te verwijderen)
- Vaardigheden van de Data Sharing Manager
- Beheerder ketenbeveiliging
De rol van beheerder (MER) omvat niet de volgende mogelijkheden:
- Een ondersteunende gebruiker toevoegen aan een werkruimte
- Beheer lidmaatschappen van werkruimtes
- Beheer werkruimterollen
- Pas je eigen rollen binnen een werkomgeving aan.
- Werkruimtelidmaatschappen verwijderen
- Werkruimtelidmaatschappen bijwerken
- Werkruimterollen bijwerken
Ondersteuningsgebruiker
De rol van ondersteunende gebruiker blijft ongewijzigd en is nog steeds beschikbaar voor Workiva-medewerkers, zoals Customer Success Managers. Ondersteunende gebruikers kunnen ook een niet-administratieve MER-rol toegewezen krijgen. Zie Gebruikers van ondersteuningsdiensten beheren in werkruimtes .
Niet-administratieve rollen
Manager (MER)
De rol van Manager (MER) is bedoeld voor iemand met een senior rapportageverantwoordelijkheid – deze gebruikers zijn verantwoordelijk voor het toezicht op specifieke werkgebieden binnen MER. MER-managers kunnen gebruikersgroepen en -rechten, project- en rapportinstellingen, sjablonen en bestanden binnen de werkruimte beheren. Ze kunnen ook rapporten indienen en projecten en rapporten doorrollen. MER-managers kunnen de Entity 360-configuratie niet beheren (tenzij ze ook een organisatierol hebben toegewezen gekregen, zoals de rol 'Organisatiegegevensbeheerder', die hen deze mogelijkheid verleent).
De rol van Manager (MER) combineert deze bestaande rollen en vaardigheden:
- Redacteur
- Contentmanager
- Taakbeheerder
- Aangifte, indiening bij Companies House, KVK-aanvraag
- Reactiebeheerder
- XBRL-manager
- Beheerder van de ketenbeveiliging, Eigenaar van de keten
- Scriptredacteur, scriptrunner
- Verbindingsparameterreferenties bekijken, Verbindingsparameterreferenties beheren
- Beheer beperkingen voor bedrijfsgegevens
- De mogelijkheden met betrekking tot entiteiten zijn beperkt tot: Entiteiten beheren in de werkruimte, Toewijsbare entiteiten bekijken, Entiteitstoewijzingen bekijken.
Collaborator (MER) (standaard)
De rol van Collaborator (MER) is bedoeld voor de opsteller van financiële rapporten – deze gebruikers zijn kernleden van het team voor financiële rapportage en zijn primair verantwoordelijk voor het opstellen van financiële rapporten. Deze rol is ook geschikt voor andere gebruikers die meer toegang nodig hebben dan degenen die uitsluitend op taken zijn gebaseerd.
Opmerking : De rol 'Collaborator' (MER) is de standaardrol voor werkruimtes met de MER-oplossing.
De rol van Collaborator (MER) combineert deze bestaande rollen en vaardigheden:
- Redacteur
- Kettingbouwer
- XBRL-manager
- Scriptcoördinator
- Referenties voor verbindingsparameters bekijken
- Alleen-lezen-functionaliteit voor entiteiten (bijv. Toewijsbare entiteiten bekijken)
Kijkers (MER)
De rol 'Viewer' (MER) is bedoeld voor de entiteit die bijdraagt, en voor de beoordelaar of externe belanghebbende die beperkte, taakgerichte of alleen-leestoegang nodig heeft – deze gebruikers nemen doorgaans alleen deel wanneer dat nodig is gedurende het rapportageproces. De rol van Viewer (MER) combineert deze bestaande rollen en vaardigheden:
- Viewer (voor live documenten en taken)
Opmerking: Voor alleen beoordelingsdoeleinden (bijv. voor externe auditors) kunt u de rol 'Viewer' (MER) combineren met documentbeoordelingen en machtigingen of beleidsregels op resourceniveau om de toegang tot specifieke bestanden op specifieke tijdstippen te beperken.
Veelgestelde vragen
Is het verplicht om slechts één MER-rol te gebruiken?
We raden aan om per gebruiker in een werkruimte slechts één MER-rol toe te wijzen, maar dit is niet verplicht. Dit kan echter veranderen naarmate we doorgaan met het doorvoeren van verbeteringen.
Welke gevolgen heeft dit voor de rol van Werkruimte-eigenaar?
De rol van Werkruimte-eigenaar blijft verantwoordelijk voor het beheren van gebruikers en werkruimte-instellingen. Wat MER betreft, heeft een Workspace Owner dezelfde mogelijkheden als iemand met de Manager (MER)-rol , met uitzondering dat Workspace Owners entiteiten aan workspaces in Entity 360 kunnen toevoegen op workspace-niveau.
Welke gevolgen heeft dit voor de rollen binnen de organisatie?
De rollen binnen de organisatie blijven voorlopig ongewijzigd.
Wat als de huidige MER-functies niet aan mijn behoeften voldoen?
Wijs voorlopig de MER-rol toe die het beste bij uw behoeften past, en wijs vervolgens machtigingen op resourceniveau toe voor verdere verfijning. Deel je feedback met Workiva Support, zodat we onze werkwijze verder kunnen verbeteren.
Wat moet ik doen als een gebruiker al meerdere rollen heeft?
De MER-rollen komen niet perfect overeen met elke willekeurige combinatie van bestaande rollen. Zorg er daarom voor dat u de huidige toegang van de gebruiker grondig controleert voordat u wijzigingen aanbrengt in hun rollen.
Wat is de standaardrol voor nieuwe MER-gebruikers?
Collaborator (MER) is de standaardrol voor werkruimtes met de MER-oplossing. Wijs de rol 'Viewer' (MER) toe aan bijdragers en beoordelaars die alleen leesrechten tot projecten moeten hebben en taken mogen uitvoeren. Reserveer de rollen Beheerder (MER) en Manager (MER) voor gebruikers die volledige beheerdersrechten nodig hebben.
Welke rol moet ik toewijzen aan externe accountants?
Wijs de rol 'Viewer' (MER) toe aan externe auditors. Beperk hun toegang verder door bestandsrechten te gebruiken.
Hoe verschilt dit van GRC-rollen?
MER hanteert hetzelfde algemene model (Administrator, Manager, Collaborator, Viewer) als GRC, maar de roldefinities in MER zijn specifiek voor MER. Zie ' Wat zijn GRC-rollen?' voor meer informatie over GRC-rollen.