Een project maken

Om een project te maken, moet je de scope definiëren, primaire bestanden toewijzen aan elk rapport in het project, tijdlijndata instellen en gebruikers toevoegen die aan de rapporten zullen werken. Nadat het project is aangemaakt, kunt u de project- en rapportagedashboards gebruiken om de status en voortgang op één plek in het Workiva-platform te bekijken.

Vereisten

In uw werkruimte moet de oplossing Multi-Entity Reporting (MER) Advanced, Fund Reporting Suite of Insurance Suite zijn ingeschakeld.
Om een project te kunnen maken, moet u een Workspace Owner, Content Manager zijn of de juiste MER-functiespecifieke rol hebben die de mogelijkheden van Workspace Owner of Content Manager combineert (aanbevolen).
De entiteiten en hun rapportageverplichtingen moeten al op organisatieniveau in de bedrijfsgegevens aanwezig zijn.
Entiteiten moeten geactiveerd zijn, toegevoegd aan uw werkruimte , toegevoegd aan een rapportageverplichting en de operationele status ' Actief' hebben in de bedrijfsgegevens.

Begin met het maken van een project

Ga naar Projecten in het navigatiemenu aan de linkerkant. Als je nog geen projecten hebt, word je direct naar het welkomstscherm geleid. Anders krijg je een lijst met bestaande projecten te zien, waarna je rechtsboven op 'Project maken' kunt klikken. Van daaruit kun je de projectomvang op twee manieren bepalen: je kunt beginnen met een voorgesteld project, of de omvang zelf definiëren door een aangepast project te bouwen.

Let op: Bij het definiëren van de projectomvang zijn alleen de entiteiten beschikbaar die zijn geactiveerd , toegevoegd aan uw werkruimte , toegevoegd aan een rapportageverplichting en die op organisatieniveau de operationele status 'Actief' hebben in de bedrijfsgegevens.

Begin met een voorgesteld project.

Op het tabblad 'Voorgestelde projecten' stellen we projecten voor door gerelateerde entiteiten te groeperen op basis van kenmerken die zijn ontleend aan bedrijfsgegevens op organisatieniveau.

Selecteer een voorgesteld project. Bij elk voorbeeld wordt de voorgestelde projectnaam weergegeven en het aantal entiteiten dat het project bevat. In de volgende stap kunt u de entiteitsselectie bekijken en aanpassen.
Klik op Volgende .

Bouw een project op maat

Als geen van de voorgestelde projecten aan uw behoeften voldoet, of als er geen voorgestelde projecten beschikbaar zijn voor uw werkruimte, kunt u de projectomvang zelf definiëren op het tabblad 'Aangepast project' .

Selecteer de rapportageverplichting die door dit project wordt gedekt. Hier worden alleen de rapportageverplichtingen weergegeven die reeds aan ten minste één entiteit in de bedrijfsgegevens op organisatieniveau zijn gekoppeld.

Let op: een project kan alleen entiteiten groeperen die onder dezelfde rapportageverplichting en rapportageperiode vallen.
U kunt de lijst met rapportageverplichtingen ook beperken door een rechtsgebied of categorie te selecteren.
Klik op Volgende .

Omvang van het project

Bekijk de voorgestelde projectnaam en pas deze indien nodig aan. Projectnamen moeten uniek zijn binnen de werkruimte.
Stel de rapportageperiode in op Jaar . Afhankelijk van de frequentie van de verplichting, kunt u ook een selectieoptie voor een half jaar , een kwartaal of een maand zien.
Bekijk de lijst met entiteiten die aan de verplichting zijn gekoppeld. Gebruik de selectievakjes om afzonderlijke entiteiten wel of niet in het project op te nemen.

Let op: we maken één rapport voor elke entiteit die u opneemt.
Klik op Volgende .

Let op: een entiteit kan slechts in één project worden opgenomen voor een specifieke rapportageverplichting plus rapportageperiode. Een entiteit kan alleen deel uitmaken van meerdere projecten als elk van die projecten betrekking heeft op een andere rapportageverplichting, of als elk van die projecten betrekking heeft op dezelfde rapportageverplichting maar op verschillende rapportageperioden.

Primaire bestanden toewijzen

Het wordt aanbevolen om aan elk entiteitsrapport één primair bestand toe te wijzen – het belangrijkste document dat de entiteit dient te leveren om aan haar rapportageverplichtingen te voldoen. Als je de primaire bestanden nog niet hebt, kun je deze stap overslaan en ze later toewijzen.

Selecteer voor elke vermelde entiteit het bijbehorende primaire bestand.

Let op: een bestand kan slechts voor één rapport het primaire bestand zijn voor alle projecten in de werkruimte. U kunt geen bestanden selecteren die al elders als primair bestand worden gebruikt. Een bestand kan ook niet tegelijkertijd het primaire bestand én een aanvullend bestand voor hetzelfde rapport zijn.
Klik op Volgende .

Voeg extra bestanden toe

Voeg ondersteunende bestanden, zoals een gegevensspreadsheet of een procesbeschrijving, toe aan elk entiteitsrapport. Deze stap is optioneel en kan later worden bijgewerkt.

Door een map te selecteren in de bestandsselector worden de bestanden die zich op dat moment in die map bevinden, gekoppeld. De map zelf is niet aan het rapport gekoppeld, dus bestanden die later aan de map worden toegevoegd of eruit worden verwijderd, worden niet automatisch weergegeven.

Klik naast een entiteit op 'Toevoegen' om de bestandsselector te openen. Je kunt documenten, spreadsheets, presentaties en processen toevoegen als extra bestanden.
Om de bestanden die u hebt toegevoegd te bekijken of te verwijderen, klikt u op het vervolgkeuzemenu met het aantal bestanden naast de entiteit (bijvoorbeeld 3 bestanden ) om de lijst met extra bestanden uit te vouwen. Klik op de X naast een bestand om het te verwijderen.
Klik op Volgende .

Let op: als u een map selecteert in de bestandsselector, worden alleen de bestanden die zich momenteel in die map bevinden gekoppeld aan het entiteitsrapport – de map zelf wordt niet aan het rapport gekoppeld. Dit betekent dat bestanden die later aan de map worden toegevoegd of eruit worden verwijderd, geen invloed hebben op wat er aan het rapport is gekoppeld.

Stel de rapportagetijdlijn vast.

Stel de werkperiode en de indieningsdeadline in voor de entiteitsrapporten in uw project. We stellen standaarddatums voor op basis van de gegevens in Bedrijfsgegevens, maar u kunt deze naar behoefte controleren en aanpassen.

Gebruik één tijdlijn voor alle rapporten.

Als 'Alle rapporten' is geselecteerd in de schakelaar bovenaan de stap, kunt u één set datums toepassen op alle rapporten in het project. Gebruik dit wanneer uw entiteiten hetzelfde werkschema en dezelfde deadlines hebben.

Selecteer alle rapporten in de schakelaar bovenaan de stap.
Stel de begindatum en de einddatum voor de werkperiode in.
Stel de indieningsdeadline vast – de uiterste datum voor het indienen van de wettelijk verplichte rapporten.
Klik op Volgende .

Stel tijdlijnen vast per rapport.

Als 'Per rapport' is geselecteerd in de schakelaar bovenaan de stap, kunt u verschillende datumreeksen toepassen op elk rapport in het project. Gebruik dit wanneer uw entiteiten verschillende werkschema's en deadlines hebben.

Selecteer 'Per rapport' in de schakelaar bovenaan de stap.
Stel voor elk rapport afzonderlijk de indieningsdeadline , de startdatum en de einddatum in .
Klik op Volgende .

Gebruikers toevoegen

Wijs een rapportbeheerder en gebruikers toe aan elk entiteitsrapport. Het is verplicht om aan elk rapport een rapportbeheerder toe te voegen, maar u kunt later andere gebruikers toewijzen.

Opmerking: Zie 'Project- en rapportmachtigingen begrijpen' voor meer informatie over de verschillende machtigingen op rapportniveau.

Wijs voor elk rapport de rapportbeheerder toe aan de gebruiker die verantwoordelijk is voor dat rapport. De rapportbeheerder is het primaire aanspreekpunt voor dat rapport en heeft volledige toegang tot het rapport en de bijbehorende bestanden.
Selecteer 'Gebruikers toevoegen' naast een rapport om andere gebruikers en hun machtigingen toe te wijzen.
Om dezelfde rapportbeheerder of gebruikers aan meerdere rapporten tegelijk toe te wijzen, selecteert u de selectievakjes naast de betreffende rapporten. Er verschijnt een actiebalk voor bulkbewerkingen met opties om de rapportbeheerder te wijzigen of gebruikers in één keer toe te voegen aan alle geselecteerde rapporten.
Klik op 'Project maken' .

Zodra het project is aangemaakt, kom je terecht op het projectdashboard , waar je een overzicht ziet van alle rapporten en hun status.

Dingen die je moet weten

Sla je project op als concept.

Je voortgang wordt automatisch opgeslagen terwijl je de projectinstellingen configureert. Als je wilt stoppen, sluit dan het projecttabblad en selecteer ' Opslaan als concept' of 'Conceptverwijderen' in het pop-upvenster.

Om een opgeslagen concept te hervatten of te verwijderen, selecteer je 'Projectconcepten' in het hoofdscherm 'Projecten'. Selecteer een concept en kies 'Volgende' om verder te gaan waar je gebleven was, of kies 'Verwijderen' om het permanent te verwijderen.

Wat je kunt bewerken nadat je een project hebt aangemaakt

Nadat een project is aangemaakt, kunnen sommige velden worden bijgewerkt, terwijl andere dat niet kunnen.

Projectniveau:

Alleen gebruikers met projectbeheerdersrechten of de rechten 'Eigen project' en 'Rapporten' voor een project kunnen de naam en gebruikersrechten van dat project wijzigen.
De bijbehorende entiteiten, rapportageverplichting en details van de rapportageverplichting die afkomstig zijn uit bedrijfsgegevens, kunnen niet worden gewijzigd. (Details over rapportageverplichtingen afkomstig uit bedrijfsgegevens kunnen alleen in bedrijfsgegevens op organisatieniveau worden gewijzigd.) Deze meest recente waarden worden vervolgens opgehaald wanneer u een nieuw project aanmaakt.

Rapportniveau:

Alleen gebruikers met de machtigingen 'Rapportbeheerder' of 'Eigen rapport en bestanden' voor een rapport kunnen de naam, datums (begindatum, einddatum en indieningsdeadline), het primaire bestand, de aanvullende bestanden en de toegewezen gebruikers en hun machtigingen van dat rapport bewerken.
De bijbehorende entiteit, rapportageverplichting en entiteitsgegevens afkomstig uit bedrijfsgegevens kunnen niet worden gewijzigd. (Entiteitsgegevens afkomstig uit bedrijfsgegevens kunnen alleen op organisatieniveau in de bedrijfsgegevens worden gewijzigd.) Deze meest recente waarden worden vervolgens opgehaald wanneer u een nieuw project aanmaakt.

Workiva-ondersteuningscentrum