Workiva-ondersteuningscentrum

Deze functie bevindt zich momenteel in de bètafase. Deze bètafunctie wordt uitsluitend ter beschikking gesteld voor technische tests en evaluatie tot 28 oktober 2026. Workiva kan de testperiode naar eigen inzicht aanpassen. Om deze functie aan uw werkruimte toe te voegen, neemt u contact op met uw Customer Success Manager.

Met aangepaste rollen kunt u in uw werkruimte rolconfiguraties maken die zijn afgestemd op de behoeften van uw organisatie. In plaats van alleen vooraf gedefinieerde systeemrollen toe te wijzen, kunt u aangepaste rollen maken met specifieke acties en toegangsniveaus, en die rollen vervolgens toewijzen aan gebruikers van de werkruimte.

Gebruik aangepaste rollen om machtigingen binnen teams te standaardiseren, gebruikersbeheer te vereenvoudigen en ervoor te zorgen dat gebruikers alleen toegang hebben tot de acties die ze moeten uitvoeren. Lees voor meer informatie over rollen Rollen begrijpen.

Vereisten

Voordat u aangepaste rollen aanmaakt of beheert:

• Je moet gemachtigd zijn om werkruimterollen te beheren.
• Je moet lid zijn van de werkruimte.

Aangepaste rollen beheren

Om beschikbare functies te bekijken:

1. Open de werkruimte-instellingen door op de werkruimtenaam te klikken en vervolgensInstellingen te selecteren.
   
2. Selecteer het tabblad Rollen.

De lijst Rollen toont:

• Rol: De rolnaam.
• Bron: Of de rol door het systeem wordt verstrekt of in de werkruimte wordt aangemaakt.
• Aantal gebruikers: Het aantal gebruikers dat momenteel aan de rol is toegewezen.

Gebruik Filters om de lijst met rollen te verkleinen of gebruik Zoeken om een ​​rol op naam te vinden.

Een aangepaste rol maken

Een rol dupliceren

Workiva biedt een reeks door het systeem gedefinieerde rollen die in de meeste klantbehoeften voorzien. Deze rollen hebben het label Systeem in de kolom Bron. Je kunt deze rollen dupliceren en er wijzigingen in aanbrengen. Je kunt ook alle rollen dupliceren met een Werkruimte bron.

Om een ​​rol te dupliceren:

1. Open Werkruimte-instellingen en selecteer het tabblad Rollen.
2. Klik op Aanmaken en selecteer Rol dupliceren.
   
3. Selecteer de rol die u wilt kopiëren.
4. Klik op Dupliceren.
   
5. Voer een rolnaam en -beschrijving in. Klik op Opslaan.
6. Selecteer de gewenste acties en toegangsniveaus voor de rol.
7. Klik op Beoordelen.
8. Nadat je alles hebt gecontroleerd, klik je op Bevestigen en opslaan.

Maak een nieuwe rol aan

In plaats van een rol te dupliceren, kun je een geheel nieuwe rol aanmaken.

Om een ​​nieuwe rol te creëren:

1. Open Werkruimte-instellingen en selecteer het tabblad Rollen.
2. Klik op Aanmaken en selecteer Nieuwe rol.
   
3. Voer een rolnaam en -beschrijving in. Klik op Opslaan.
   
4. Selecteer de gewenste acties en toegangsniveaus voor de rol.
5. Klik op Beoordelen.
6. Nadat je alles hebt gecontroleerd, klik je op Bevestigen en opslaan.

Begrijp acties

Acties bepalen wat gebruikers die aan een rol zijn toegewezen, in Workiva kunnen doen. Wanneer je een actie in een rol uitschakelt, voorkomt Workiva dat gebruikers die aan die rol zijn toegewezen, die actie kunnen uitvoeren. Wanneer u een actie inschakelt, kunt u mogelijk een toegangsniveau selecteren dat bepaalt of resourcemachtigingen de gebruikerstoegang kunnen bepalen.

Om acties gemakkelijker te vinden en te beheren, zijn ze gegroepeerd in categorieën op basis van het productgebied of de ervaring waarop ze van invloed zijn. Acties met betrekking tot opmerkingen worden bijvoorbeeld gegroepeerd onder Opmerkingen, terwijl acties met betrekking tot bestanden worden gegroepeerd onder Bestanden.

Selecteer een categorie in het linkerpaneel om de beschikbare acties te bekijken. Gebruik Zoekacties om een ​​specifieke actie in alle categorieën te vinden. Elke categorie bevat een of meer acties die voor de rol kunnen worden in- of uitgeschakeld. 

Inzicht in de verschillende toegangsniveaus

Wanneer je acties voor een rol in- of uitschakelt, kun je het toegangsniveau van die rol aanpassen.

• Altijd: Gebruikers kunnen de actie uitvoeren op alle toepasselijke resources in de werkruimte, inclusief resources die in de toekomst worden aangemaakt.
• Alleen gedeelde bronnen: Gebruikers kunnen de actie alleen uitvoeren op bronnen waartoe ze toegang hebben.

Een aangepaste rol bewerken

Je kunt wijzigingen aanbrengen in je aangepaste rol.

Opmerking: U kunt alleen wijzigingen aanbrengen in rollen met een werkruimtebron. Systeemrollen kunnen niet worden bewerkt.

Om een ​​aangepaste rol te bewerken:

1. Open het tabblad Rollen.
2. Klik op de rol die u wilt bewerken.
3. Klik op Bewerken.
   
4. Om de rolnaam en -beschrijving te bewerken, klikt u op het potloodpictogram naast de rolnaam.
5. Bewerk acties of toegangsniveaus binnen het actiegebied.
6. Klik op Beoordelen.
7. Nadat je alles hebt gecontroleerd, klik je op Bevestigen en opslaan.

Opmerking: Wijzigingen gelden voor gebruikers die momenteel aan de rol zijn toegewezen.

Standaardrollen instellen

Je kunt standaardrollen instellen die automatisch worden toegewezen aan een nieuwe gebruiker van de werkruimte. Klik in Rollenop Standaard(en) instellen en sla de gemaakte wijzigingen op.

Rollen uitschakelen

Je kunt een aangepaste rol uitschakelen wanneer deze niet langer nodig is, maar je kunt hem in de toekomst gemakkelijk weer inschakelen.

Om een ​​rol uit te schakelen:

1. Open het tabblad Rollen.
2. Selecteer de rol die u wilt uitschakelen.
3. Klik op Uitschakelen.
4. Bevestig de actie.

Opmerking: Uitgeschakelde rollen kunnen niet langer aan gebruikers worden toegewezen.

Archiveer een aangepaste rol

Archiveer een aangepaste rol wanneer deze niet langer nodig is, maar u deze wilt bewaren als referentie.

Om een ​​rol te archiveren:

1. Open het tabblad Rollen.
2. Klik op het menu met de drie puntjes naast de rol die u wilt archiveren.
3. Selecteer Archief.
   
4. Bevestig de actie.

Opmerking: Gearchiveerde rollen kunnen niet meer aan nieuwe gebruikers worden toegewezen. Het archiveren van een rol kan gevolgen hebben voor gebruikers die momenteel aan die rol zijn toegewezen.