Opmerking: Workiva-kalenders, kalendergerelateerde functies (zoals het gebruik van werkdagen in processen), processjablonen, procesbewakingsgrafieken en inzichten, en de samenvattingskaart voor proceskopieën zijn momenteel alleen beschikbaar in sommige van onze oplossingen voor financiële rapportage en financiële dienstverlening.
In de procesinstellingen, onder het tabblad Kalender, kunt u de werkdagen voor het proces configureren. Deze configuratie is handig als u de vervaldatums van de taken in uw proces doorgaans koppelt aan een specifiek bedrijfsschema. Zo kunt u die vervaldatums gemakkelijker bijwerken als uw bedrijfsschema verandert of als u het proces in de toekomst opnieuw wilt gebruiken.
Werkdagen instellen
Als u bijvoorbeeld een procestaak hebt die uiterlijk op de 5e werkdag van een tweeweekse cyclus van donderdag 1 januari tot en met woensdag 14 januari moet worden voltooid, kunt u de werkdagen als volgt configureren:
- Klik in het proces op Instellingen in de werkbalk en ga naar het tabblad Kalenders. Schakel Werkdagenin.
- Stel de Eerste werkdag in op de eerste dag van de tweeweekse cyclus, dat is donderdag 1 januari. Stel de Laatste werkdag in op de laatste dag van de tweeweekse cyclus, dat is woensdag 14 januari.
- Stel de gebruikelijke werkdagen in op ma, di, wo, do en vr.
- Voor ons bedrijf is donderdag 1 januari Nieuwjaarsdag en een feestdag. Voeg deze datum daarom toe als uitzondering met behulp van de knop Uitzondering toevoegen of door op die datum in de kalender aan de rechterkant te klikken.
- Controleer de kalender aan de rechterkant om er zeker van te zijn dat uw instellingen correct zijn. Niet-ingekleurde datums geven werkdagen aan, terwijl ingekleurde datums vrije dagen aangeven. De omcirkelde nummers geven de n-de werkdag van uw planning aan.
- In ons voorbeeld zouden de niet-ingekleurde datums moeten zijn: 2 januari, 5 tot en met 9 januari en 12 tot en met 14 januari.
- In ons voorbeeld zouden de gearceerde datums moeten zijn: 1 januari, 3 januari, 4 januari, 10 januari en 11 januari, samen met de datums buiten de conjunctuurcyclus.
Stel de vervaldatums van procestaken in op werkdagen.
Nadat u uw werkdagen hebt geconfigureerd, kunt u bij het aanmaken van uw procestaak de vervaldatum instellen op de 5e werkdag. Hierdoor wordt de vervaldatum automatisch ingesteld op donderdag 8 januari, omdat dit de 5e werkdag is van uw geconfigureerde cyclus van twee weken.
Als de datums van uw tweeweekse cyclus veranderen naar maandag 5 januari tot en met zondag 18 januari, kunt u de Eerste werkdag en Laatste werkdag dienovereenkomstig bijwerken en de uitzondering op donderdag 1 januari verwijderen. Zodra deze nieuwe configuratie is opgeslagen, wordt de vervaldatum van uw taak automatisch bijgewerkt naar vrijdag 9 januari, omdat dit de 5e werkdag is van uw nieuwe cyclus van twee weken.
In dergelijke gevallen maken werkdagen het gemakkelijker om de vervaldatums van taken aan te passen als uw zakelijke planning verandert.
Hergebruik het proces voor een toekomstige bedrijfsplanning.
Je kunt processen kopiëren om ze opnieuw te gebruiken voor terugkerende gebeurtenissen, zoals workflows voor kwartaalrapportages. In ons voorbeeld, als u het proces en de taak opnieuw wilt gebruiken voor een cyclus van twee weken, van zondag 1 februari tot en met zaterdag 14 februari:
- Kopieer de procedure die je hebt gebruikt voor de cyclus van twee weken in januari.
- Klik in het nieuwe gekopieerde proces op Instellingen in de werkbalk en ga naar het tabblad Kalenders.
- Stel de Eerste werkdag in op de eerste dag van de nieuwe tweeweekse cyclus, dat is zondag 1 februari. Stel de Laatste werkdag in op de laatste dag van de tweeweekse cyclus, dat is zaterdag 14 februari.
- Houd de gebruikelijke werkdagen aan als ma, di, wo, do en vr.
- Voor ons bedrijf zijn er geen extra vrije dagen tussen zondag 1 februari en zaterdag 14 februari, dus voeg geen uitzonderingen toe.
- Controleer de kalender aan de rechterkant om er zeker van te zijn dat uw instellingen correct zijn. Niet-ingekleurde datums geven werkdagen aan, terwijl ingekleurde datums vrije dagen aangeven. De omcirkelde nummers geven de n-de werkdag van uw planning aan.
- In ons voorbeeld zouden de niet-ingekleurde datums moeten zijn: 2 februari tot en met 6 februari en 9 februari tot en met 13 februari.
- In ons voorbeeld zouden de gearceerde datums 1 februari, 7 februari, 8 februari en 14 februari moeten zijn, samen met de datums buiten de conjunctuurcyclus.
- Sla je nieuwe configuratie op.
Omdat u in het oorspronkelijke proces voor januari werkdagen hebt geconfigureerd en de vervaldatum van de taak hebt ingesteld op de 5e werkdag, wordt de vervaldatum van de taak in het gekopieerde proces voor februari nu automatisch bijgewerkt naar vrijdag 6 februari, omdat dat de 5e werkdag is van uw nieuwe cyclus van twee weken.
In dergelijke gevallen maken werkdagen het gemakkelijker om de vervaldatums van taken bij te werken wanneer u processen in de toekomst opnieuw gebruikt.