Toegangsrapporten stellen Werkruimte-eigenaren en Contentbeheerders in staat om te zien welk toegangsniveau individuele gebruikers en gebruikers in geselecteerde groepen hebben tot de geselecteerde bestanden en mappen in uw werkruimte. Je kunt aanpassen welke gebruikers en groepen en welke bestanden en mappen in het rapport worden opgenomen.
Maak een machtigingsrapport aan
Opmerking: Machtigingsrapporten registreren de status van de machtigingen op het moment dat u het rapport aanmaakt. Daarom raden we aan een rapport aan te maken wanneer andere gebruikers niet actief bezig zijn met het wijzigen van machtigingen.
Om een machtigingsrapport te maken:
- Klik rechtsboven op de naam van uw werkruimte en selecteer Instellingen om de werkruimte-instellingen te openen.
- Ga naar het tabblad Machtigingen .
- Zorg ervoor dat de pagina Een rapport maken is geselecteerd.
- Geef uw toestemmingsrapport een naam.
-
Kies in het gedeelte Gebruikers of groepen een van de volgende opties:
- Alle gebruikers en groepen om elke gebruiker en groep in de werkruimte op te nemen
- Geselecteerde gebruikers of groepen om het rapport te filteren op geselecteerde gebruikers, groepen of beide
Opmerking : Als u een specifieke gebruiker of groep selecteert, bevat het rapport alleen hun machtigingen voor de geselecteerde bestanden of mappen. Om alle gebruikers of groepen te zien die toegang hebben tot een bestand, selecteer je Alle gebruikers en groepen .
- Selecteer of u Alle bestanden en mappen of Geselecteerde bestanden en mappen in uw rapport wilt opnemen.
-
Klik op Rapport maken om te voltooien. Je ontvangt een e-mail zodra het rapport is aangemaakt en een melding in Workiva.
Tip : U kunt de pagina ' Eerdere rapporten ' raadplegen om de voortgang van het rapport te bekijken.
Gebruik het toestemmingsrapport
Nadat het rapport is gegenereerd, kunt u het openen om de machtigingen voor gebruikers, groepen, bestanden en mappen te controleren.
Je kunt het rapport openen en downloaden via de pagina Machtigingen in Werkruimte-instellingen . De rapporten worden gegenereerd als CSV-bestanden, die u in een spreadsheetprogramma kunt openen om de gegevens te bekijken en te filteren. Je ontvangt ook een e-mailmelding wanneer het rapport klaar is.
Als u Workiva Spreadsheets gebruikt, kunt u het CSV-bestand importeren om het rapport binnen Workiva te analyseren.
Rapporten blijven tot 6 maanden beschikbaar op de pagina Toestemmingen . Lees voor meer informatie Eerdere toestemmingsrapporten bekijken en beheren .
Begrijp het rapport
Het rapport is opgesteld in een tabelvorm met de volgende kolommen:
- Bestandstype : Het type item (zoals map, document of sectie).
- Bestandspad : De locatie van het item binnen de werkruimte.
- Bestands- of sectienaam : De naam van het bestand, de map of de sectie.
- Gebruiker (voor gebruikersrechten) of Groep (voor groepsrechten): De gebruiker of gebruikersgroep waaraan de rechten zijn toegekend.
- Toestemming : Het toegangsniveau (Eigenaar, Bewerker, Kijker of Geweigerd).
Opmerking : Machtigingen voor groepen worden weergegeven op groepsniveau en omvatten geen individuele gebruikers. Als u een rapport genereert voor zowel gebruikers als groepen, maakt Workiva twee aparte rapporten aan. De ene is voor gebruikers en de andere voor groepen, beide met dezelfde structuur.
Je kunt het rapport gebruiken om:
- Toegang per gebruiker of groep controleren
- Filter op een specifieke gebruiker of groep om alle bestanden te zien waartoe zij toegang hebben.
- Controleer de toegang per bestand of map.
- Identificeer alle gebruikers en groepen die toegang hebben tot een geselecteerd bestand of een geselecteerde map.
- Analyseer de toegangsniveaus
- Filter op toegangsniveau (Eigenaar, Bewerker, Kijker, Geweigerd) om de machtigingen te controleren.
- Ondersteuning bij audits en naleving van regelgeving
- Zorg ervoor dat alleen de juiste gebruikers of groepen toegang hebben tot gevoelige inhoud.
Bekijk en beheer eerdere toestemmingsrapporten.
Als u eerder gemaakte machtigingsrapporten wilt downloaden, kunt u alle machtigingsrapporten die u in de afgelopen 6 maanden hebt gemaakt, bekijken onder Eerdere rapporten .
Als u meerdere eerdere toestemmingsrapporten wilt downloaden, selecteert u de gewenste rapporten en klikt u op Geselecteerde downloaden . Op deze pagina kunt u ook eerdere rapporten die u hebt gemaakt verwijderen door ze te selecteren en op Geselecteerde verwijderen te klikken.