Nadat u uw proces hebt uitgevoerd, kunt u de status van elke actie bijhouden, wijzigingen aanbrengen, afzonderlijke acties annuleren of het hele proces sluiten of heropenen als dat nodig is.
Als uw proces inhoudsverzoeken heeft, leest u meer over het bewaken van inhoudsverzoeken in een proces.
Als uw proces certificeringsacties heeft, leest u meer over het bewaken van certificeringsacties in een proces.
Een proces bewaken
In de weergave processtatus kunt u zien:
- Elke actie en de status ervan:
- Verzonden deze taak of dit verzoek is naar de geadresseerde verzonden
- Waiting deze taak of dit verzoek wacht op verzending naar de toegewezene
- Voltooid deze taak is gemarkeerd als gedaan door de toegewezene (of de goedkeurder, als u er een hebt toegewezen)
- Goedkeuring deze taak is voltooid door de toegewezene en wacht op beoordeling door de goedkeurder
- Geretourneerd deze taak is afgekeurd door de goedkeurder en geretourneerd voor herbewerking
- Geannuleerd deze taak of het proces waarin deze zich bevond is geannuleerd
- De vervaldatum voor elke actie
- Een grafiek die de voortgang in één oogopslag laat zien
- Wanneer uw proces werd uitgevoerd
- De actietrigger (Alles tegelijk, Eén na één, of Handmatig)
- De algemene status van uw proces (Lopend, Voltooid of Geannuleerd)
U kunt uw weergave van de actielijst aanpassen met behulp van de configureerbare kolommen. Voeg een kolom toe met het plusteken of klik op een kolomkop om de configuratieopties weer te geven.
U kunt zien welk percentage van uw acties in elke categorie valt in de grafiek in het rechterpaneel.
Opmerking: Als de procesbeheerder (de proceseigenaar die als eerste het proces uitvoert) uit de werkruimte wordt verwijderd voordat het proces is voltooid, moet een werkruimtebeheerder een nieuwe procesbeheerder selecteren en deze eigenaarrechten geven voor alle bestanden in het proces om het proces te kunnen voortzetten.
Extra acties toevoegen
U kunt nog steeds extra acties toevoegen terwijl uw proces actief is.
Om een actie toe te voegen vanuit deze weergave:
- Klik op Actie toevoegen in de werkbalk.
- Selecteer een actietype.
- Voer de informatie over uw actie in.
- Klik op Actie toevoegen, en de nieuwe actie zal starten volgens de actietrigger van het proces.
Een actie bewerken
Als uw proces inhoudsverzoeken heeft, leest u meer over het bewerken van inhoudsverzoeken die al gestart zijn.
Als uw proces certificeringsacties heeft, leest u meer over het bewerken van certificeringsacties die al gestart zijn.
<!--tagged in app, do not move-->
Zelfs als een proces momenteel bezig is, kunt u wijzigingen in acties aanbrengen via het vervolgkeuzemenu naast een individuele actie.
Een actie bewerken:
- Klik op de vervolgkeuzepijl naast een actie.
- Selecteer Actie bewerken in het menu.
U kunt velden zoals de opdrachtnemer, locatie en vervaldatum bewerken. Zodra u uw bewerkingen opslaat, ontvangen de opdrachtnemer en goedkeurder (indien van toepassing) e-mailmeldingen.
Opmerking: Als u de toewijzing of locatie bewerkt, wordt automatisch het selectievakje Actie herstarten bij opslaan ingeschakeld. Deze herstart is vereist bij het bewerken van de aannemer of locatie, maar is optioneel voor alle andere bewerkingen.
Een actie opnieuw starten
In een lopend proces kunt u acties opnieuw starten door op de vervolgkeuzepijl te klikken en Opnieuw startente selecteren. Dit zal de verantwoordelijken van de actie laten weten dat hun taken opnieuw gestart zijn.
Opmerking: U kunt acties in een gesloten proces niet opnieuw starten.
Een actie annuleren
Als u een actie in uw huidige proces niet langer nodig hebt en deze nog niet is voltooid, kunt u deze annuleren door op de vervolgkeuzepijl te klikken en Annulerente selecteren. Hierdoor wordt de actie geannuleerd en worden eventuele rechtverkrijgenden op de hoogte gebracht.
Een proces sluiten
U kunt kiezen hoe u het proces wilt afsluiten door te klikken op Eigenschappen in de werkbalk om de proceseigenschappente openen. Ga vervolgens naar het veld Proces sluiten :
- Selecteer Automatisch als u het proces automatisch wilt sluiten zodra alle acties zijn voltooid of geannuleerd (standaard)
- Selecteer Handmatig als u wilt dat een proceseigenaar het proces handmatig afsluit wanneer hij klaar is
Deze instelling kan op elk moment worden gewijzigd terwijl een proces nog loopt.
Als de optie Automatisch geselecteerd is, dan wordt het proces automatisch afgesloten zodra alle acties voltooid of geannuleerd zijn.
Als de optie Handmatig is geselecteerd, moet het proces handmatig door de proceseigenaar worden gesloten door op Sluiten in de proceswerkbalk te klikken.
Welke optie u ook selecteert, de proceseigenaar kan processen handmatig sluiten, zelfs als er nog onvolledige acties zijn. Dit zal deze onvolledige acties annuleren en voorkomen dat nieuwe taken worden verzonden.
Nadat een proces automatisch of handmatig is gesloten, kan het indien nodig opnieuw worden geopend.
Opmerking: Als u een lopend procesbestand wilt verwijderen van Home of Files, moet u het eerst sluiten.
Opmerking: Als u een proces sluit, worden de bestandsrechten voor taken die al verzonden waren niet opnieuw ingesteld. Als een medewerker echter redacteursrechten heeft gekregen voor een inhoudsverzoek dat al verzonden is, wordt hun machtigingsniveau opnieuw toegewezen aan Geen.
Een proces heropenen
Als u een gesloten proces opnieuw wilt openen zodat u door kunt gaan met het toevoegen of bewerken van acties, klikt u op Heropen in de werkbalk. Acties die al geannuleerd of voltooid zijn, worden niet automatisch opnieuw gestart.
Bewaak alle processen vanuit huis
De lijst Processes in Home biedt een handige manier om de status van meerdere processen tegelijk te controleren. Deze lijst toont u alle processen waarvoor u minstens Viewer-rechten hebt. Alleen processen die zijn uitgevoerd worden weergegeven.
U kunt voor elk proces de volgende informatie zien:
- Procesnaam: De titel van het proces
- Aangemaakt door: De gebruiker die het proces heeft uitgevoerd
- Gestart: Wanneer het proces is uitgevoerd
- Due: De vervaldatum van het proces
- Gesloten: Wanneer het proces werd gesloten
- Status: Welk percentage van de acties van het proces bevinden zich in elke statuscategorie
In deze lijst kunt u op het vervolgkeuzemenu naast een proces klikken om:
- Ga naar het proces
- Herinneringen verzenden
- Proceseigenschappen bijwerken
- Bekijk machtigingen
De lijst met processen sorteren en filteren
U kunt de lijst met processen sorteren en filteren om gemakkelijker te vinden wat u zoekt:
- Sorteer
Standaard wordt de lijst gesorteerd beginnend met het meest recent uitgevoerde proces. U kunt dit wijzigen door op een kolomkop te klikken om in oplopende volgorde te sorteren. Klik nogmaals op de kop om in aflopende volgorde te sorteren. U kunt de lijst sorteren met behulp van de kolomkoppen Procesnaam, Gestart, en Due .
- Filter
Gebruik de filteropties om de weergegeven processen te beperken. Filter op de status van het proces door op het pictogram Filter te klikken om de vervolgkeuzelijst uit te vouwen en een status te selecteren.
Filter op de naam van het proces door de naam van het proces geheel of gedeeltelijk in het zoekvak te typen.
Zodra u het proces vindt dat u zoekt, klikt u op de procesnaam om het bestand te openen, of vouwt u het vervolgkeuzemenu uit voor meer opties.