Nadat u het proces hebt gestart, kunt u de status van elke actie volgen, wijzigingen aanbrengen, individuele acties annuleren of het hele proces naar behoefte sluiten of heropenen.
Opmerking: U hebt de Editor-werkruimterol nodig om een proces te kunnen bewerken.
Als uw proces inhoudsverzoeken heeft, lees dan meer over het bewaken van inhoudsverzoeken in een proces.
Als uw proces certificeringsacties bevat, lees dan meer over het bewaken van certificeringsacties in eenproces .
Opmerking: Workiva-kalenders, kalendergerelateerde functies (zoals het gebruik van werkdagen in processen), processjablonen, procesbewakingsgrafieken en inzichten, en de samenvattingskaart voor proceskopieën zijn momenteel alleen beschikbaar in sommige van onze oplossingen voor financiële rapportage en financiële dienstverlening.
Een proces bewaken
Vanuit het tabblad Proces kunt u het volgende zien:
- Een Overzicht paneel met details over het proces en andere inzichten
- Grafieken die in één oogopslag de voortgang van het proces weergeven.
- Een lijst van de acties van het proces met diverse details, zoals de Status en Einddatumvan elke actie
Je kunt de weergave van de actielijst aanpassen door filters toe te voegen of de configureerbare kolommen te gebruiken. Klik op het menu met de drie puntjes naast een kolomkop om de configuratieopties voor de kolom te bekijken.
Via het tabblad Kalender kunt u eenvoudig zien wanneer de acties van het proces moeten worden uitgevoerd en deze vervaldatums vergelijken met andere kalendergebeurtenissen die zijn toegevoegd via de procesinstellingen.
Opmerking: Als de procesbeheerder (de proceseigenaar die het proces als eerste start) uit de werkruimte wordt verwijderd voordat het proces is voltooid, moet een werkruimtebeheerder een nieuwe procesbeheerder selecteren en deze eigenaarsrechten verlenen voor alle bestanden in het proces, zodat het proces kan worden voortgezet.
Een werkruimtebeheerder kan de procesmanager van een actief proces op elk moment wijzigen in de procesinstellingen.
Voeg extra acties of groepen toe
Je kunt zelfs nadat je proces is gestart nog extra acties of groepen toevoegen.
Om vanuit deze weergave een actie of groep toe te voegen:
- Klik op Voeg toe in de werkbalk.
- Selecteer een type actie of groep.
- Vul de gegevens van uw actie of groep in.
- Klik op Actie toevoegen of Groep toevoegenen de nieuwe actie of groep wordt gestart volgens de Startvolgorde van het proces (deze vindt u in de procesinstellingen).
Een actie of groep bewerken
Als uw proces inhoudsverzoeken bevat, lees dan meer over het bewerken van reeds gestarte inhoudsverzoeken.
Als uw proces certificeringsacties bevat, lees dan meer over het bewerken van certificeringsacties die al zijn gestart.
<!--tagged in app, do not move-->
Ook als een proces al bezig is, kunt u wijzigingen aanbrengen in acties of groepen via het menu met de drie puntjes naast de actie of groep.
Om een actie of groep te bewerken:
- Klik op het menu met de drie puntjes naast de actie of groep.
- Selecteer Actie bewerken of Groep bewerken in het menu.
Als u een actie bewerkt, ontvangen de toegewezen persoon en de goedkeurder (indien van toepassing) een e-mailmelding zodra u uw wijzigingen opslaat.
Om tags te bewerken, zie Acties categoriseren met behulp van tags.
Opmerking: Bij het bewerken van de toegewezen persoon of locatie wordt automatisch het selectievakje Actie opnieuw starten bij opslaan geselecteerd. Deze herstart is vereist bij het bewerken van de toegewezen persoon of locatie, maar is optioneel voor alle andere bewerkingen.
Een actie opnieuw starten
In een proces dat al is gestart, kunt u acties opnieuw starten door op het menu met de drie puntjes naast de actie te klikken en Opnieuw startente selecteren. Dit zal de toegewezen personen van de actie laten weten dat hun taken opnieuw zijn gestart.
Opmerking: Je kunt acties in een afgesloten proces niet opnieuw starten.
Een actie annuleren
Als een actie in je huidige proces niet langer nodig is en nog niet is voltooid, kun je deze annuleren door op het menu met de drie puntjes naast de actie te klikken en Annulerente selecteren. Dit annuleert de actie en stelt alle rechtverkrijgenden op de hoogte. De geannuleerde actie blijft zichtbaar in de processtatusrapporten.
Een actie verwijderen
Als u een actie of een groep acties volledig uit de proces- en statusrapporten wilt verwijderen, zelfs als de actie al is voltooid, kunt u deze verwijderen door op het menu met de drie puntjes naast de actie of groep te klikken en Actie verwijderen of Groep verwijderente selecteren. Als de acties al in uitvoering zijn, worden ze geannuleerd en worden alle toegewezen personen hiervan op de hoogte gesteld. Ongeacht hun status worden de acties verwijderd uit de processtatusrapporten. Activiteiten die verband houden met de verwijderde acties blijven wel zichtbaar in het procesactiviteitenrapport.
Een proces afsluiten
Je kunt kiezen hoe je het proces wilt afsluiten door in de werkbalk opInstellingen te klikken om deprocesinstellingente openen. Onder het veld Sluitingsproces :
- Selecteer Automatisch als u het proces automatisch wilt sluiten zodra alle acties zijn voltooid of geannuleerd (standaard).
- Selecteer Handmatig als u wilt dat een proceseigenaar het proces handmatig afsluit wanneer hij/zij klaar is.
Deze instelling kan op elk moment worden gewijzigd, zelfs als het proces al is gestart.
Ongeacht welke optie is geselecteerd, kan de proceseigenaar processen handmatig afsluiten, zelfs als er nog onvoltooide acties zijn. Hierdoor worden de onvoltooide acties geannuleerd en wordt voorkomen dat er nieuwe taken worden verzonden.
Nadat een proces automatisch of handmatig is afgesloten , kan het indien nodig opnieuw worden geopend.
Opmerking: Als u een procesbestand wilt verwijderen dat al is gestart vanuit Home of Bestanden, moet u eerst het proces sluiten.
Opmerking: Het sluiten van een proces reset de bestandsrechten niet voor taken die al zijn verzonden. Als een medewerker echter bewerkingsrechten heeft gekregen voor een reeds verzonden contentverzoek, wordt zijn of haar rechtenniveau opnieuw ingesteld op 'Geen'.
Een proces heropenen
Als u een gesloten proces opnieuw wilt openen om acties of groepen te kunnen blijven toevoegen of bewerken, klikt u op Proces opnieuw openen in de werkbalk. Acties die al zijn geannuleerd of voltooid, worden niet automatisch opnieuw gestart.
Volg alle processen vanuit de startpagina.
De lijst Processen in Home biedt een handige manier om de status van meerdere processen tegelijk te controleren. Deze lijst toont alle processen waarvoor u minimaal de machtiging 'Kijker' hebt. Alleen processen die zijn gestart, worden weergegeven.
Voor elk proces kunt u de volgende informatie bekijken:
- Procesnaam: De titel van het proces
- Gemaakt door: De gebruiker die het proces heeft gestart
- Gestart: Wanneer het proces is gestart
- Vervaldatum: De vervaldatum van het proces
- Gesloten: Toen het proces werd gesloten
- Status: Welk percentage van de acties van het proces bevindt zich in elke statuscategorie
Vanuit deze lijst kunt u op het vervolgkeuzemenu naast een proces klikken om:
- Ga naar het proces
- Stuur herinneringen
- Bekijk de procesactiviteit
- Updateprocesinstellingen
- Machtigingen bekijken
Sorteer en filter de lijst met processen
Je kunt de lijst met processen sorteren en filteren om gemakkelijker te vinden wat je zoekt:
-
Soort
Standaard is de lijst gesorteerd, beginnend met het meest recent gestarte proces. Je kunt dit wijzigen door op een kolomkop te klikken om in oplopende volgorde te sorteren. Klik nogmaals op de kolomkop om in aflopende volgorde te sorteren. Je kunt de lijst sorteren met behulp van de kolomkoppen Procesnaam, Gestart, en Vervaldatum.
-
Filter
Je kunt de lijst filteren op processtatus door op het Filter pictogram te klikken en een status te selecteren.
-
Zoeken
Je kunt een proces gemakkelijker vinden door de volledige naam of een deel van de naam van het proces in het zoekvak te typen.