Workiva-ondersteuningscentrum

<!--contains headings hyperlinked in app, do not move-->

Met procesbestanden kunt u een workflow automatiseren door taken toe te wijzen en goedkeuringen aan te vragen, allemaal op één plek. In dit artikel leer je hoe je een proces aanmaakt en acties toevoegt. 

Opmerking: U hebt de Editor-werkruimterol nodig om een ​​proces te kunnen maken.

Opmerking: Workiva-kalenders, kalendergerelateerde functies (zoals het gebruik van werkdagen in processen), processjablonen, procesbewakingsgrafieken en inzichten, en de samenvattingskaart voor proceskopieën zijn momenteel alleen beschikbaar in sommige van onze oplossingen voor financiële rapportage en financiële dienstverlening.

 

Een proces creëren

<!--hyperlinked in app, do not move-->

Voordat je taken toewijst, moet je een procesbestand aanmaken.

Opmerking: Hoewel meerdere medewerkers een proces kunnen bewerken, kan slechts één gebruiker tegelijk bewerkingen uitvoeren. Als meerdere gebruikers tegelijkertijd een proces bewerken, worden sommige updates mogelijk niet opgeslagen.

Om een ​​nieuw proces te creëren:

1. Klik in het Workiva-platform op Aanmaken. Klik in het menu op Proces en selecteer Proces.

2. In de procesinstellingen, onder het tabblad Algemeen :

   • Voer de Procesnaamin.
   • Selecteer de Startvolgorde:
     • Alles tegelijk start alle acties zodra je je proces start
     • Eén voor één wacht tot de eerste actie in het proces is voltooid voordat de volgende wordt gestart
     • Handmatig stelt u in staat om elke actie handmatig te starten zodra u uw proces start.
   • Kies hoe u uw proces wilt afsluiten (afgesloten processen kunnen indien nodig opnieuw worden geopend). Deze instelling kan op elk moment worden gewijzigd terwijl een proces nog actief is.
     • Selecteer Automatisch om het proces automatisch te sluiten zodra alle acties zijn voltooid of geannuleerd.
     • Selecteer Handmatig om het proces open en bewerkbaar te houden totdat een proceseigenaar het proces handmatig sluit.
   • Bewerk het procesbestand Machtigingen om te bepalen wie de eigenaar is van het proces en wie het proces kan bewerken of bekijken.

   

3. In de procesinstellingen, onder het tabblad Kalender :

   • Voeg bestaande agenda's toe (bijv. een agenda met feestdagen) om de bijbehorende gebeurtenissen in de agenda van het proces te zien. Dit maakt het gemakkelijker om de vervaldatums van taken te koppelen aan relevante agenda-items.
   • Als u de vervaldatums van uw taken doorgaans instelt op basis van een specifiek schema (bijvoorbeeld: u hebt een taak die vóór de 5e werkdag van een cyclus van twee weken moet worden voltooid), configureer dan de werkdagen om het gemakkelijker te maken deze vervaldatums bij te werken als het schema verandert of als u dit proces in de toekomst opnieuw wilt gebruiken.
   • Stel de Eerste werkdag en Laatste werkdagin.
   • Stel de gebruikelijke werkdagen in.
   • Voeg eventuele uitzonderingen toe met de knop Uitzondering toevoegen of door de datums in de kalender aan de rechterkant te verschuiven. Als uw normale werkdagen bijvoorbeeld van maandag tot en met vrijdag zijn, maar uw bedrijf een vrije dag heeft op vrijdag, voeg die datum dan toe als uitzondering.
   • Controleer de kalender aan de rechterkant om er zeker van te zijn dat uw instellingen correct zijn. Niet-ingekleurde datums geven werkdagen aan, terwijl ingekleurde datums vrije dagen aangeven. De omcirkelde nummers geven de n-de werkdag van uw planning aan.

   

4. Als u certificeringsacties aan uw proces wilt toevoegen, controleer dan de certificeringsinstellingen onder het tabblad Certificeringen.
5. Klik op Opslaan. Nu kunt u beginnen met het opzetten van uw proces.

Tip: Je kunt mogelijk procestemplates gebruiken om sneller

te bouwen ! Klik op Sjablonen verkennen, selecteer het sjabloon dat aan uw behoeften voldoet en klik op Sjabloon toepassen om snel vooraf gedefinieerde acties toe te voegen. Je kunt de acties vervolgens daar bewerken.

 

Voeg een actie of groep toe

Nadat je je proces hebt aangemaakt, kun je je eerste actie toevoegen via de knop Actie toevoegen in de werkbalk. Er zijn vier soorten acties:

• Taken informeren gebruikers over een opdracht die voltooid moet worden
• Inhoudsverzoeken zijn taken die gekoppeld zijn aan een specifiek gedeelte van een bestand, waardoor de geselecteerde gebruiker automatisch toestemming krijgt om zijn of haar inhoud toe te voegen. Lees meer over het toevoegen van contentaanvragen aan processen.
• Certificeringen zijn taken die specifiek bedoeldzijn voor het versturen van brieven die ondertekend moeten worden. Lees meer over het toevoegen van certificeringsacties aan processen.
• Bulkcertificeringen zijn bedoeld voor het versturen van kopieën van één brief naar meerdere personen tegelijk. Voor elke gemachtigde wordt een afzonderlijke certificeringsactie aan het proces toegevoegd.

Nadat je een actie hebt toegevoegd, vul je de velden in het rechterpaneel Actiegegevens in. Elke actie moet de volgende informatie bevatten:

• Titel: De naam van de actie
• Toegewezen aan: De persoon aan wie de taak moet worden voltooid

Je kunt ook het volgende toevoegen:

• Uiterste datum (optioneel): Dit is de datum waarop de toegewezen persoon de taak moet voltooien. Alser werkdagen zijn geconfigureerd in de procesinstellingen, kunt u de vervaldatum ook instellen door het nummer van de werkdag in te voeren (bijvoorbeeld: u kunt de vervaldatum instellen op de 10e werkdag van de bedrijfsplanning).
• Herinneringen voor toegewezen personen: U kunt de systeemstandaard gebruiken, ervoor kiezen om helemaal geen herinneringen te verzenden, of de herinneringen aanpassen aan uw persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Processen voor meer informatie.
• Goedkeuring door (optioneel): De goedkeurder die de inhoud van de toegewezen persoon goedkeurt of terugstuurt voor verdere bewerking.
• Uiterste goedkeuringsdatum(optioneel): Dit is de datum waarop de goedkeurder de taak moet goedkeuren. Alser werkdagen zijn geconfigureerd in de procesinstellingen, kunt u ook de goedkeuringsdatum instellen door het nummer van de werkdag in te voeren (bijvoorbeeld: u kunt de goedkeuringsdatum instellen op de 5e werkdag van de bedrijfsplanning).
• Herinneringen voor goedkeurders: Als u een goedkeurder toevoegt, kunt u de herinneringen voor de goedkeurder aanpassen. Je kunt de standaardinstellingen van het systeem gebruiken, ervoor kiezen om helemaal geen herinneringen te versturen, of de herinneringen aanpassen aan je persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Processen voor meer informatie.
• Bestand (optioneel voor een Taak): Het bestand waar inhoud nodig is
• Sectie (optioneel voor een Taak): De specifieke sectie in het bestand waar inhoud nodig is
• Instructies (optioneel): Alle aanvullende informatie die nodig is om de taak te voltooien
• Tags (optioneel): Identificerende informatie over de actie met behulp van een categorie en een waarde (bijv. Prioriteit: Laag)

Je kunt ook groepen toevoegen via de knop ' Toevoegen ' om de volgorde van de acties binnen de groep te bepalen:

• Voer de Titel van de groep in.
• Selecteer de Startvolgorde:
  • Alles tegelijk start alle acties in de groep zodra de groep begint
  • Een voor een start acties in de groep een voor een zodra de groep begint
  • Handmatig stelt u in staat om elke actie in de groep handmatig te starten zodra de groep start.

Als u bijvoorbeeld een proces hebt waarvan de acties standaard allemaal tegelijk starten, maar u een aantal acties hebt die u handmatig wilt starten, kunt u die acties toevoegen aan een groep en de startvolgorde van de groep instellen op Handmatig.

 

Maak een proces aan via een bestand.

Je kunt ook een proces aanmaken door een bestand (CSV, TSV, TXT, XLS of XLSX) te uploaden met de details van de acties:

1. Klik in het Workiva-platform op Aanmaken. Klik in het menu op Verwerken en selecteer Verwerken vanuit bestand.

2. Upload een bestand (CSV, TSV, TXT, XLS of XLSX) met de details van uw procesacties. U kunt klikken op Sjabloon downloaden, de volgende kolommen invullen met de juiste waarden voor elke procesactie en vervolgens dat bestand uploaden.

   • Type (verplicht): Deze kolom accepteert alleen de waarden "Taak", "Contentverzoek" of "Certificering".
   • Titel (verplicht): De titel van de procesactie
   • Toegewezen aan (verplicht): Naam of e-mailadres van de toegewezen persoon
   • Uiterste datum: De uiterste datum voor de actie voor de toegewezen persoon in het formaat JJJJMMDD (bijv.: voor 21 maart 2026, voer "20260321" in)
   • Goedkeuring door: Naam of e-mailadres van de goedkeurder
   • Uiterste goedkeuringsdatum: De uiterste goedkeuringsdatum voor de actie voor de goedkeurder in het formaat JJJJMMDD (bijv.: voor 21 maart 2026, voer "20260321" in)
   • Bestand (vereist voor inhoudsverzoeken): De naam van het Workiva-bestand waarin de actie moet worden voltooid
   • Sectie (vereist voor inhoudsverzoeken): De naam van de sectie in het Workiva-bestand waar de actie moet worden voltooid
   • Instructies: Alle aanvullende informatie die nodig is om de actie te voltooien

   Een bestand dat volgens de sjabloon is gemaakt, ziet er als volgt uit:

3. Als u uw eigen bestand gebruikt, kunnen de kolomnamen in uw bestand afwijken van de namen in de sjabloon. Uw bestand gebruikt bijvoorbeeld mogelijk "Naam" voor actienamen, terwijl de sjabloon "Titel" gebruikt. Selecteer de rij in uw bestand die de kolomnamen bevat en klik op Bevestig selectie en ga verder. Als uw bestand geen kolomnamen bevat, klik dan op Het bestand bevat geen kolomnamen.
4. Controleer de kolomovereenkomst. Als uw bestand bijvoorbeeld "Naam" gebruikt voor actienamen, dan wordt die kolom "Naam" gekoppeld aan onze kolom "Titel". Dit betekent dat de waarden onder "Naam" worden geïmporteerd als waarden onder "Titel" in het Workiva-procesbestand, om te voldoen aan de vereisten van ons systeem en fouten te verminderen. Nadat je de kolomovereenkomst hebt gecontroleerd, klik je op Bevestig overeenkomst en ga verder.
   
5. Bekijk de door AI voorgestelde wijzigingen om de gegevens in uw bestand op te schonen en klik op Doorgaan.
6. Bekijk het bijgewerkte bestand en eventuele gevonden fouten.
7. Klik op Voltooien. Klik vervolgens op Proces maken om te beginnen met het maken van een proces op basis van de informatie in het bestand.

Zodra uw proces is aangemaakt, moet u ervoor zorgen dat uw acties correct zijn ingesteld en dat de procesinstellingen correct zijn voordat u het proces start.

 

Verplaats een actie of groep

Om de volgorde van je acties of groepen te wijzigen, klik je op het menu met de drie puntjes naast een actie of groep en gebruik je de opties Omhoog verplaatsen of Omlaag verplaatsen. Je kunt een actie ook naar een groep verplaatsen met behulp van de actie Verplaatsen naar groep.

Om meerdere acties en/of groepen tegelijk te verplaatsen, selecteer je een of meer acties en/of groepen en gebruik je het vervolgkeuzemenu Verplaatsen.

 

Een actie of groep dupliceren

Om acties of groepen te dupliceren, klikt u op het menu met de drie puntjes naast de actie of groep en selecteert u respectievelijk Actie dupliceren of Groep dupliceren. De dubbele actie of groep wordt direct onder de oorspronkelijke actie of groep geplaatst.

 

Bulkbewerkingsacties

Je kunt verschillende velden voor meerdere acties tegelijk bewerken. Selecteer een of meer acties en/of groepen acties die u wilt bewerken, klik op het vervolgkeuzemenu Acties bewerken en selecteer het veld dat u wilt bewerken.

Lees meer over het批量bewerken van acties in een proces.

Als uw proces certificeringsacties bevat, lees dan meer over het批量bewerken van certificeringsacties in eenproces .

 

Een actie of groep verwijderen

Om een ​​actie of groep uit het proces te verwijderen, klikt u op het menu met de drie puntjes naast de actie of groep en selecteert u respectievelijk Actie verwijderen of Groep verwijderen.

Om meerdere acties en/of groepen tegelijk te verwijderen, selecteer je een of meer acties en/of groepen en klik je op Verwijderen.

 

Bekijk je proces nog eens voordat je met het proces begint.

Om ervoor te zorgen dat uw proces soepel verloopt, raden wij u aan het volgende te doen voordat u met het proces begint:

• Controleer uw procesinstellingen. Zodra u uw proces start, kunt u de volgende instellingen niet meer wijzigen: de Startvolgorde, uw Werkdagen configuratie (u kunt alleen de Laatste werkdagwijzigen ), en de certificeringen Automatische goedkeuring instelling.
• Controleer de status van uw proces door in het linkerpaneel op Controleren op problemen te klikken. Dit brengt problemen aan het licht, zoals taken waar essentiële informatie ontbreekt of taken waarvan de deadline al is verstreken, zodat u deze sneller kunt oplossen.
  
• Controleer of alle acties en hun details correct zijn door alle procesacties als een CSV-bestand te exporteren .

 

Start uw proces

Nadat je je proces hebt opgebouwd, klik je op Proces starten in de werkbalk. Als je een proces start, worden je acties uitgevoerd in de volgorde waarin je het proces hebt ingesteld. Elke toegewezen persoon ontvangt een e-mail met een link om zijn of haar taak te bekijken.

Opmerking: Alleen een proceseigenaar kan het proces starten (deze proceseigenaar wordt de procesmanager). Bovendien geldt dat als procesacties toegewezen bestanden bevatten, de proceseigenaar eigenaarsrechten voor die bestanden moet hebben om het proces te kunnen starten.

 

Gerelateerde artikelen

Controleer de procesinstellingen

Een proces bewaken