Met procesbestanden kunt u een workflow automatiseren door taken toe te wijzen en goedkeuringen aan te vragen, allemaal op één plek. In dit artikel leer je hoe je een proces aanmaakt en acties toevoegt.
Let op: u hebt de rol 'Editor' in de werkruimte nodig om een proces te kunnen maken.
Let op : Workiva-kalenders, kalendergerelateerde functies (zoals het gebruik van werkdagen in processen), processjablonen, procesbewakingsgrafieken en -inzichten, en de samenvattingskaart voor proceskopieën zijn momenteel alleen beschikbaar in sommige van onze oplossingen voor financiële rapportage en financiële dienstverlening.
Een proces creëren
Voordat je taken toewijst, moet je een procesbestand aanmaken.
Let op: hoewel meerdere medewerkers een proces kunnen bewerken, kan slechts één gebruiker tegelijk wijzigingen aanbrengen. Als meerdere gebruikers tegelijkertijd een proces bewerken, worden sommige updates mogelijk niet opgeslagen.
Om een nieuw proces te creëren:
- Klik in het Workiva-platform op 'Maken' . Klik in het menu op Verwerken en selecteer Verwerken .
-
In de procesinstellingen, onder het tabblad Algemeen :
- Voer de procesnaam in.
- Selecteer de startvolgorde :
- Zodra je het proces start, worden alle acties in één keer uitgevoerd.
- Eén voor één wacht tot de eerste actie in het proces is voltooid voordat de volgende wordt gestart.
- Met de handmatige modus kunt u elke actie handmatig starten zodra u uw proces start.
- Kies hoe u uw proces wilt afsluiten (afgesloten processen kunnen indien nodig opnieuw worden geopend). Deze instelling kan op elk moment worden gewijzigd terwijl een proces nog actief is.
- Selecteer 'Automatisch' om het proces automatisch te sluiten zodra alle acties zijn voltooid of geannuleerd.
- Selecteer 'Handmatig' om het proces open en bewerkbaar te houden totdat een proceseigenaar het proces handmatig sluit.
- Bewerk de machtigingen van het procesbestand om te bepalen wie de eigenaar is van het proces en wie het proces mag bewerken of bekijken.
-
In de procesinstellingen, onder het tabblad Kalender :
- Voeg bestaande agenda's toe (bijv. een agenda met feestdagen) om de bijbehorende gebeurtenissen in de agenda van het proces te bekijken. Dit maakt het gemakkelijker om de vervaldatums van taken te koppelen aan relevante agenda-items.
- Als u de vervaldatums van uw taken doorgaans vastlegt op basis van een specifiek schema (bijvoorbeeld: een taak moet vóór de 5e werkdag van een cyclus van twee weken worden voltooid), configureer dan werkdagen om het bijwerken van die vervaldatums te vereenvoudigen als het schema verandert of als u dit proces in de toekomst opnieuw wilt gebruiken .
- Stel de eerste en laatste werkdag in .
- Stel de gebruikelijke werkdagen in.
- Voeg eventuele uitzonderingen toe met de knop 'Uitzondering toevoegen' of door de datums in de kalender aan de rechterkant te selecteren. Als uw normale werkdagen bijvoorbeeld van maandag tot en met vrijdag zijn, maar uw bedrijf een vrije dag heeft op vrijdag, voeg die datum dan toe als uitzondering.
- Controleer de kalender aan de rechterkant om er zeker van te zijn dat uw instellingen correct zijn. Niet-ingekleurde datums geven werkdagen aan, terwijl ingekleurde datums vrije dagen aangeven. De omcirkelde nummers geven de n-de werkdag van uw planning aan.
- Als u certificeringsacties aan uw proces wilt toevoegen, controleer dan de certificeringsinstellingen onder het tabblad Certificeringen .
- Klik op Opslaan . Nu kunt u beginnen met het opzetten van uw proces.
Tip: Mogelijk kunt u procestemplates gebruiken om het bouwproces te versnellen! Klik op 'Sjablonen verkennen' , selecteer het sjabloon dat het beste bij uw behoeften past en klik op 'Sjabloon toepassen' om snel vooraf gedefinieerde acties toe te voegen. Je kunt de acties vervolgens daar bewerken.
Voeg een actie of groep toe
Nadat je je proces hebt aangemaakt, kun je je eerste actie toevoegen via de knop 'Actie toevoegen' in de werkbalk. Er zijn vier soorten acties:
- Taken geven gebruikers een melding dat ze een opdracht moeten voltooien.
- Contentverzoeken zijn taken die gekoppeld zijn aan een specifiek gedeelte van een bestand, waardoor de geselecteerde gebruiker automatisch toestemming krijgt om zijn of haar content toe te voegen. Lees meer over het toevoegen van contentaanvragen aan processen.
- Certificeringen zijn taken die specifiek bedoeld zijn voor het versturen van brieven ter ondertekening. Lees meer over het toevoegen van certificeringsacties aan processen.
- Met bulkcertificering kunt u kopieën van één brief in één keer naar meerdere personen versturen. Voor elke gemachtigde wordt een afzonderlijke certificeringsactie aan het proces toegevoegd.
Nadat je een actie hebt toegevoegd, vul je de velden in het rechterpaneel ' Actiegegevens' in. Elke actie moet de volgende informatie bevatten:
- Titel: De naam van de actie
- Toegewezen aan: De persoon aan wie de taak moet worden uitgevoerd
Je kunt ook het volgende toevoegen:
- Uiterste inleverdatum (optioneel): Dit is de datum waarop de toegewezen persoon de taak moet voltooien. Als er werkdagen zijn geconfigureerd in de procesinstellingen , kunt u ook de vervaldatum instellen door het nummer van de werkdag in te voeren (bijvoorbeeld: u kunt de vervaldatum instellen op de 10e werkdag van de bedrijfsplanning).
- Herinneringen voor toegewezen personen : U kunt de standaardinstellingen van het systeem gebruiken, ervoor kiezen helemaal geen herinneringen te verzenden of de herinneringen aanpassen aan uw persoonlijke behoeften. Zie 'Herinneringen verzenden' in Processen voor meer informatie.
- Goedkeuring door (optioneel): De goedkeurder die de inhoud van de toegewezen persoon goedkeurt of terugstuurt voor verdere bewerking.
- Uiterste goedkeuringsdatum (optioneel): Dit is de datum waarop de goedkeurder de taak moet goedkeuren. Als er werkdagen zijn geconfigureerd in de procesinstellingen , kunt u ook de goedkeuringsdatum instellen door het nummer van de werkdag in te voeren (bijvoorbeeld: u kunt de goedkeuringsdatum instellen op de 5e werkdag van de bedrijfsplanning).
- Goedkeuringsherinneringen : Als u een goedkeurder toevoegt, kunt u de goedkeuringsherinneringen aanpassen. Je kunt de standaardinstellingen van het systeem gebruiken, ervoor kiezen om helemaal geen herinneringen te versturen, of de herinneringen aanpassen aan je persoonlijke behoeften. Zie 'Herinneringen verzenden' in Processen voor meer informatie.
- Bestand (optioneel voor een taak ): Het bestand waar de inhoud nodig is.
- Sectie (optioneel voor een taak ): De specifieke sectie in het bestand waar inhoud nodig is.
- Instructies (optioneel): Alle aanvullende informatie die nodig is om de taak te voltooien.
- Labels (optioneel): Identificerende informatie over de actie met behulp van een categorie en een waarde (bijv. Prioriteit: Laag)
Je kunt ook groepen toevoegen via de knop 'Toevoegen ' om de volgorde van de acties binnen de groep te bepalen:
- Voer de titel van de groep in.
- Selecteer de startvolgorde :
- Zodra de groep start, worden alle acties in de groep onmiddellijk uitgevoerd.
- Zodra de groep begint, start één voor één de acties.
- Met de handmatige modus kunt u elke actie in de groep handmatig starten zodra de groep is gestart.
Als u bijvoorbeeld een proces hebt waarvan de acties standaard allemaal tegelijk starten, maar u wilt een aantal acties handmatig starten, dan kunt u die acties toevoegen aan een groep en de startvolgorde van de groep instellen op ' Handmatig' .
Maak een proces aan via een bestand.
Je kunt ook een proces aanmaken door een bestand (CSV, TSV, TXT, XLS of XLSX) te uploaden met de details van de acties:
- Klik in het Workiva-platform op 'Maken' . Klik in het menu op 'Verwerken' en selecteer 'Verwerken vanuit bestand'.
-
Upload een bestand (CSV, TSV, TXT, XLS of XLSX) met de details van uw procesacties. U kunt op 'Sjabloon downloaden' klikken, de volgende kolommen invullen met de juiste waarden voor elke procesactie en vervolgens het bestand uploaden.
- Type (verplicht): Deze kolom accepteert alleen de waarden "Taak", "Contentverzoek" of "Certificering".
- Titel (verplicht): De titel van de procesactie
- Toegewezen aan (verplicht): Naam of e-mailadres van de toegewezen persoon
- Uiterste datum : De uiterste datum voor de actie voor de toegewezen persoon in het formaat JJJJMMDD (bijv.: voor 21 maart 2026, voer "20260321" in).
- Goedkeuring door : Naam of e-mailadres van de goedkeurder
- Uiterste goedkeuringsdatum : De uiterste goedkeuringsdatum voor de actie, zoals vastgesteld door de goedkeurder, in het formaat JJJJMMDD (bijv.: voor 21 maart 2026, voer "20260321" in).
- Bestand (vereist voor inhoudsverzoeken): De naam van het Workiva-bestand waarin de actie moet worden uitgevoerd.
- Sectie (vereist voor inhoudsverzoeken): De naam van de sectie in het Workiva-bestand waar de actie moet worden uitgevoerd.
- Instructies : Alle aanvullende informatie die nodig is om de actie te voltooien.
Een bestand dat volgens de sjabloon is gemaakt, ziet er als volgt uit:
- Als u uw eigen bestand gebruikt, kunnen de kolomnamen in uw bestand afwijken van de namen in de sjabloon. Uw bestand gebruikt bijvoorbeeld mogelijk "Naam" voor actienamen, terwijl de sjabloon "Titel" gebruikt. Selecteer de rij in uw bestand die de kolomnamen bevat en klik op 'Selectie bevestigen en doorgaan' . Als uw bestand geen kolomnamen bevat, klikt u op ' Het bestand bevat geen kolomnamen' .
- Controleer de kolomovereenkomst. Als uw bestand bijvoorbeeld "Naam" gebruikt voor actienamen, dan wordt die kolom "Naam" gekoppeld aan onze kolom "Titel". Dit betekent dat de waarden onder "Naam" worden geïmporteerd als waarden onder "Titel" in het Workiva-procesbestand, om te voldoen aan de vereisten van ons systeem en fouten te verminderen. Nadat u de kolomovereenkomst hebt gecontroleerd, klikt u op Overeenkomst bevestigen en verdergaan .
- Bekijk de door AI voorgestelde wijzigingen om de gegevens in uw bestand op te schonen en klik op Doorgaan .
- Bekijk het bijgewerkte bestand en eventuele gevonden fouten.
- Klik op Voltooien . Klik vervolgens op 'Proces maken' om te beginnen met het maken van een proces op basis van de informatie in het bestand.
Zodra uw proces is aangemaakt, moet u ervoor zorgen dat uw acties correct zijn ingesteld en dat de procesinstellingen kloppen voordat u het proces start.
Verplaats een actie of groep
Om de volgorde van uw acties of groepen te wijzigen, klikt u op het menu met de drie puntjes naast een actie of groep en gebruikt u de opties 'Omhoog verplaatsen' of 'Omlaag verplaatsen' . Je kunt een actie ook naar een groep verplaatsen met behulp van de actie 'Verplaatsen naar groep' .
Om meerdere acties en/of groepen tegelijk te verplaatsen, selecteer je een of meer acties en/of groepen en gebruik je het vervolgkeuzemenu ' Verplaatsen '.
Een actie of groep dupliceren
Om acties of groepen te dupliceren, klikt u op het menu met de drie puntjes naast de actie of groep en selecteert u respectievelijk 'Actie dupliceren' of 'Groep dupliceren' . De dubbele actie of groep wordt direct onder de oorspronkelijke actie of groep geplaatst.
Bulkbewerkingsacties
Je kunt verschillende velden voor meerdere acties tegelijk bewerken. Selecteer een of meer acties en/of groepen acties die u wilt bewerken, klik op het vervolgkeuzemenu 'Acties bewerken' en selecteer het veld dat u wilt bewerken.
Leer meer over het批量bewerken van acties in een proces .
Als uw proces certificeringsacties bevat, lees dan meer over het批量bewerken van certificeringsacties in een proces .
Een actie of groep verwijderen
Om een actie of groep uit het proces te verwijderen, klikt u op het menu met de drie puntjes naast de actie of groep en selecteert u respectievelijk 'Actie verwijderen ' of 'Groep verwijderen' .
Om meerdere acties en/of groepen tegelijk te verwijderen, selecteer je een of meer acties en/of groepen en klik je op Verwijderen .
Bekijk je proces nog eens voordat je met het proces begint.
Om ervoor te zorgen dat uw proces soepel verloopt, raden wij u aan het volgende te doen voordat u met het proces begint:
- Controleer uw procesinstellingen . Zodra u het proces start, kunt u de volgende instellingen niet meer wijzigen: de startvolgorde , uw configuratie van werkdagen (u kunt alleen de laatste werkdag wijzigen) en De instelling voor automatische goedkeuring van certificeringen.
- Controleer de status van uw proces door in het linkerpaneel op 'Controleren op problemen' te klikken. Dit brengt problemen aan het licht, zoals taken waar essentiële informatie ontbreekt of taken waarvan de deadline al is verstreken, zodat u deze sneller kunt oplossen.
- Controleer of alle acties en bijbehorende details correct zijn door alle procesacties als CSV-bestand te exporteren .
Start uw proces
Nadat je je proces hebt opgebouwd, klik je op 'Proces starten' in de werkbalk. Als je een proces start, worden je acties uitgevoerd in de volgorde waarin je het proces hebt ingesteld. Elke toegewezen persoon ontvangt een e-mail met een link om zijn of haar taak te bekijken.
Let op: alleen de proceseigenaar kan het proces starten (deze proceseigenaar wordt de procesmanager). Bovendien geldt dat als procesacties toegewezen bestanden bevatten, de proceseigenaar eigenaarsrechten voor die bestanden moet hebben om het proces te kunnen starten.
Gerelateerde artikelen
Controleer de procesinstellingen