Er zijn een paar manieren om taken te bekijken:
- In een specifiek dossier ziet u alle taken die aan u zijn toegewezen in dat dossier in het paneel Taken aan de rechterkant.
- Bekijk een lijst van al uw taken in verschillende bestanden onder het tabblad Tasks in Home.
Wie kan zien wat
De volgende rollen kunnen alle taken bekijken:
- Taak Beheerder
- Inhoud Manager
- Eigenaar Werkruimte
- GRC Manager
- GRC Admin
Toegewezenen, Goedkeurders en Taakeigenaren kunnen alleen de taken zien waaraan zij zijn gekoppeld.
Opmerking: Document-, presentatie- en spreadsheet-eigenaars kunnen geen taken zien tenzij ze ook een van de bovenstaande rollen hebben.
Taken in een bestand bekijken
Om taken in een bestand te bekijken:
- Met het bestand geopend, klikt u op het pictogram Taken in het rechterpaneel om een lijst van uw toegewezen taken in dat bestand te zien. De taken worden automatisch gesorteerd op vervaldatum en tonen alleen de taken die u moet voltooien.
- Klik op een taak om de details te bekijken.
Taken in een bestand sorteren
U kunt de functie Sorteer gebruiken om uw taken te ordenen op titel, vervaldatum of laatst toegevoegde.
Taken in een bestand filteren
Wanneer u een bestand opent, wordt het paneel Taken automatisch gefilterd zodat alleen uw Te doen taken worden weergegeven. Dit zijn de taken die aan u zijn toegewezen of die op uw goedkeuring wachten.
Om extra taken te bekijken, kunt u naar het menu Filter gaan en de volgende filters aanpassen:
- Status
- Geadresseerde
- Goedkeurder
- Sectie van het bestand
Opmerking: U moet een beheerdersrol hebben om taken te bekijken die aan andere medewerkers zijn toegewezen.
Alle sorteer- en filteropties die u toepast in het Takenpaneel worden automatisch opgeslagen. Wanneer u terugkeert naar het bestand, worden uw meest recente sorteer- en filterselecties hersteld, zodat u verder kunt gaan waar u gebleven was.
Naar een taak gaan
U kunt naar een specifieke taak in het bestand gaan vanuit het Taak-paneel:
- Met het bestand geopend, klikt u op het pictogram Task
- Klik op de gewenste taak.
- Klik op de hyperlink onder Locatie om rechtstreeks naar de locatie van de taak in het bestand te gaan.
Bekijk taken in Home
In het tabblad Taken in Home, kunt u alle taken in het Workiva-platform zien waarvoor u toestemming hebt om ze te bekijken, inclusief taken van processen, GRC en Sustainability Reporting.
Hier kunt u snel zien hoeveel van uw taken:
- Moet worden voltooid
- Achterstallig zijn
- Worden deze week verwacht
U kunt ook de vervaldatum, status, bestandslocatie, aanmaker, datum aangemaakt, datum laatst gewijzigd, geadresseerde en goedkeurder van elke taak in één geconsolideerde tabel zien zonder dat u afzonderlijke taken hoeft te openen.
Opmerking: De kolom Locatie is alleen van toepassing op taken die in documenten, spreadsheets en presentaties zijn gemaakt. Taken van andere oplossingen geven geen bestandslocatie weer, maar kunnen een hyperlink naar hun bron of locatie bevatten.
Taakdetails bekijken vanuit Start
Vanuit Taken Thuis kunt u details voor elke taak bekijken zonder het bijbehorende bestand te openen of naar de locatie van de taak te navigeren.
Om taakdetails te bekijken, kunt u
- Klik ergens op de rij van de taak
- Selecteer Details bekijken in het menu met drie puntjes aan het einde van de rij
Het paneel Taakdetails geeft belangrijke informatie weer, zoals instructies en taakstappen. Vanuit dit paneel kunt u ook actie ondernemen op de taak, afhankelijk van uw rol en machtigingen.
Tip: Het paneel Taakdetails in Taken Thuis bevat dezelfde informatie die u zou zien als u de taak vanaf de bestandslocatie zou openen. Zo kunt u meerdere taken en hun details efficiënter bekijken vanaf één centrale plaats.
Uw taakweergave in Home personaliseren
U kunt uw weergave van taken in Tasks Home personaliseren met kolomorganisatie en taakfiltering.
Tip: Uw kolomindeling en filters worden automatisch opgeslagen, zodat u telkens wanneer u Taken thuis opent naar uw voorkeursweergave kunt terugkeren.
Kolommen aanpassen
Gebruik het kolomkeuzemenu om te sorteren, vast te pinnen, te filteren of kolommen te tonen/verbergen. Vouw vanuit elke kolomkop het menu uit om alle beschikbare opties te bekijken:
- Sorteren op ASC: Taken in oplopende volgorde sorteren
- Sorteren op aflopend: Taken aflopend sorteren
- Speld naar links / Speld naar rechts: Belangrijke kolommen zichtbaar houden tijdens het scrollen
- Filter: Beperk uw weergave om alleen taken met specifieke criteria weer te geven
- Kolommen beheren: Kolommen die u niet nodig hebt uit uw weergave verwijderen
Filtertaken
In Taken Thuis kunt u uw weergave verfijnen door één of meer filters op de takenlijst toe te passen. Hierdoor kunt u zich concentreren op de meest relevante taken, zoals de taken die aan u zijn toegewezen, de taken die op uw goedkeuring wachten of de taken in een bepaald dossier.
Wanneer u Taken Thuis opent, wordt de takenlijst automatisch gefilterd om uw Te doen taken weer te geven waarvoor u de cessionaris of goedkeurder bent. U kunt deze filters op elk moment aanpassen of verwijderen. Task Admins en Workspace Admins kunnen alle workspace-taken bekijken wanneer filters worden gewist of aangepast. Klik op Bekijk mijn taken bij de Te doen, Achterstallig, of Deze week te doen tegels bovenaan om terug te keren naar uw eigen taken.
Om taken te filteren, selecteert u de optie Filter in het menu van een kolom of klikt u op Filters. U kunt meerdere filters tegelijk toepassen om de resultaten te beperken. U kunt bijvoorbeeld taken filteren die aan u zijn toegewezen en een status hebben van Teruggestuurd.
Klik op Filter toevoegen om extra filters toe te voegen, of selecteer Alles verwijderen om ze te wissen.
Notities
- Taken Thuis wordt automatisch gefilterd voor u als gebruiker, zodat alle taken worden weergegeven waarvoor u de toewijzer of de goedkeurder bent en die u momenteel moet voltooien of goedkeuren.
- Wanneer u klikt op Mijn taken bekijken bij de tegels Te doen, Achterstallig, of Deze week verschuldigd bovenaan, zal de takenlijst altijd de aan u toegewezen taken weergeven die u moet voltooien, die achterstallig zijn, of die deze week verschuldigd zijn. In deze weergaven worden eventuele extra filters bovenop deze vooraf ingestelde filters toegepast.
- Alle taken is een hyperlink om snel alle taken in de werkruimte te bekijken (dit is rolafhankelijk)
- Het Gebruiker filter ondersteunt de volgende operatoren:
- Is - Toont alle taken waarbij de geselecteerde gebruiker een toewijzer of goedkeurder is (ongeacht in welke stap de taak zich momenteel bevindt).
- Is een van - Toont alle taken waarbij een van de geselecteerde gebruikers een toewijzer of goedkeurder is (ongeacht in welke stap de taak zich momenteel bevindt).
- Is momenteel - Toont alle taken waarbij de geselecteerde gebruiker de cessionaris of goedkeurder is voor de huidige stap waarop de taak zich bevindt (dit geldt voor taken die meerdere cessionaris- of goedkeurderstappen toestaan, zoals certificeringstaken).
- Is momenteel een van - Toont alle taken waarbij een van de geselecteerde gebruikers de cessionaris of goedkeurder is voor de huidige stap waarop de taak zich bevindt (dit geldt voor taken die meerdere cessionaris- of goedkeurderstappen toestaan, zoals certificeringstaken).
Exporteer uw takenweergave in Home als CSV-bestand
U kunt de huidige takenlijst exporteren als CSV-bestand voor extra analyse en rapportage buiten Workiva. De export bevat de zichtbare kolommen en alle filters die op dat moment zijn toegepast, zodat u alleen de taken kunt vastleggen die relevant zijn voor uw weergave.
Taken exporteren:
- Pas in Taken Thuis eventueel filters of sorteringen toe.
- Klik op Exporteer.
- Selecteer Downloaden als CSV.
- Sla het bestand op de gewenste locatie op.
Notities
- Het geëxporteerde CSV-bestand geeft de huidige weergave van de tabel Taken weer, inclusief alle toegepaste filters.
- Het geëxporteerde CSV-bestand bevat alleen de kolommen die zichtbaar zijn op het moment van export. Om alleen de kolommen te krijgen die u nodig hebt, moet u uw kolommen weergeven of verbergen voordat u exporteert.
- Taken worden geëxporteerd in dezelfde volgorde als ze in de tabel Taken staan.
- U kunt als CSV-bestand exporteren vanuit zowel de weergaven Alle taken als Mijn taken bekijken.