Er zijn verschillende manieren om taken te bekijken:
- In een specifiek bestand kunt u alle taken die aan u zijn toegewezen in dat bestand bekijken in het paneel Taken aan de rechterkant.
- Bekijk een lijst van al je taken in verschillende bestanden onder het tabblad Taken in Home.
- Bekijk je taken in de widget Mijn toegewezen taken op je bord in Home .
Wie kan zien wat
De volgende rollen kunnen alle taken bekijken, zelfs de taken waaraan ze niet zijn toegewezen:
- Taakbeheerder
- Contentmanager
- Werkruimte-eigenaar
- GRC-manager
- GRC-beheerder
Toegewezen personen, goedkeurders en taakeigenaren kunnen alleen de taken zien waaraan ze zijn gekoppeld.
Opmerking: Eigenaren van documenten, presentaties en spreadsheets kunnen taken niet zien, tenzij ze ook een van de bovenstaande rollen hebben.
Bekijk taken in een bestand
Om taken in een bestand te bekijken:
- Klik, zodra het bestand geopend is, op het pictogram Taken in het rechterpaneel om een lijst te zien van de taken die aan u in dat bestand zijn toegewezen. De taken worden automatisch gesorteerd op vervaldatum en tonen alleen de taken die u moet voltooien.
- Klik op een taak om de details ervan te bekijken.
Sorteer taken in een bestand.
Je kunt de functie Sorteren gebruiken om je taken te ordenen op titel, vervaldatum of meest recent toegevoegde taak.
Filter taken in een bestand
Wanneer je een bestand opent, wordt het takenpaneel automatisch gefilterd, zodat alleen je Te doen taken worden weergegeven. Dit zijn de taken die aan u zijn toegewezen of die nog op uw goedkeuring wachten.
Om extra taken te bekijken, kunt u naar het menu Filter gaan en de volgende filters aanpassen:
- Status
- Geadresseerde
- Goedkeurder
- Deel van het bestand
Opmerking: U moet een beheerdersrol hebben om taken te kunnen bekijken die aan andere medewerkers zijn toegewezen.
Alle sorteer- en filteropties die u toepast in het takenpaneel worden automatisch opgeslagen. Wanneer u terugkeert naar het bestand, worden uw meest recente sorteer- en filterselecties hersteld, zodat u verder kunt gaan waar u gebleven was.
Ga naar een taak
Vanuit het takenpaneel kunt u naar een specifieke taak in het bestand gaan:
- Klik, met het bestand geopend, op het
- Klik op de gewenste taak.
- Klik op de hyperlink onder Locatie om direct naar de locatie van de taak in het bestand te gaan.
Bekijk taken in Home
In het tabblad Taken in Home kunt u alle taken op het Workiva-platform zien waarvoor u toegang hebt, inclusief taken van processen, GRC en duurzaamheidsrapportage.
Hier kunt u snel zien hoeveel van uw taken:
- Moet nog worden ingevuld
- Zijn achterstallig
- Worden deze week verwacht
Je kunt voor elke taak ook de vervaldatum, status, bestandslocatie, maker, aanmaakdatum, datum laatste wijziging, toegewezen persoon en goedkeurder in één overzichtelijke tabel bekijken, zonder dat je de afzonderlijke taken hoeft te openen.
Opmerking: De kolom Locatie is alleen van toepassing op taken die zijn aangemaakt in documenten, spreadsheets en presentaties. Taken van andere oplossingen tonen geen bestandslocatie, maar kunnen wel een hyperlink naar de bron of locatie bevatten.
Bekijk taakdetails vanuit de startpagina.
Vanuit het takenoverzicht kunt u de details van elke taak bekijken zonder het bijbehorende bestand te openen of naar de locatie van de taak te hoeven navigeren.
Om de details van een taak te bekijken, kunt u het volgende doen:
- Klik ergens in de rij van de taak.
- Selecteer Details bekijken in het menu met de drie puntjes aan het einde van de rij.
Het paneel met taakdetails toont belangrijke informatie, zoals instructies en taakstappen. Vanuit dit paneel kunt u, afhankelijk van uw rol en machtigingen, ook actie ondernemen met betrekking tot de taak.
Tip: Het detailvenster van de taak in Taken Home bevat dezelfde informatie als wanneer u de taak opent vanuit de bestandslocatie. Hierdoor kunt u meerdere taken en hun details efficiënter bekijken, allemaal vanuit één centrale plek.
Personaliseer je takenweergave in Home
In het takenoverzicht kunt u uw weergave van taken personaliseren met kolomindeling en taakfilters.
Tip: Uw kolomindeling en filters worden automatisch opgeslagen, zodat u elke keer dat u Taken Home opent , kunt terugkeren naar uw voorkeursweergave.
Kolommen aanpassen
Gebruik het kolomselectiemenu om kolommen te sorteren, vast te zetten, te filteren of weer te geven/verbergen. Vanuit elke kolomkop kunt u het menu uitklappen om alle beschikbare opties te bekijken:
- Sorteren op ASC : Sorteer taken in oplopende volgorde
- Sorteren op DESC : Sorteer taken in aflopende volgorde
- Vastzetten aan de linkerkant / Vastzetten aan de rechterkant : Houd belangrijke kolommen zichtbaar tijdens het scrollen
- Filter : Beperk je weergave zodat alleen taken met specifieke criteria worden weergegeven
- Kolommen beheren : Verwijder kolommen die u niet nodig hebt uit uw weergave
Filtertaken
Wanneer je de takenlijst opent, wordt deze automatisch gefilterd om je Te doen taken weer te geven waarvoor jij de toegewezen persoon of goedkeurder bent. Je kunt deze filters op elk moment aanpassen of verwijderen.
Tip: Als u de rol Taakbeheerder, Contentbeheerder, Werkruimte-eigenaar, GRC - beheerder of GRC - beheerder hebt, kunt u alle werkruimtetaken bekijken die aan andere gebruikers zijn toegewezen wanneer filters worden gewist of aangepast. Klik op Mijn taken bekijken naast de tegels Te doen , Te laat of Deze week te doen bovenaan om terug te keren naar je eigen taken.
Om taken te filteren, selecteer je de optie Filter in het menu van een kolom of klik je op Filters . Je kunt meerdere filters tegelijk toepassen om de resultaten te verfijnen. U kunt bijvoorbeeld filteren op taken die aan u zijn toegewezen en de status Returned hebben.
Klik op Filter toevoegen om extra filters toe te voegen, of selecteer Alles verwijderen om ze te wissen.
Filter taken op toegewezen persoon of goedkeurder
De takenpagina wordt automatisch gefilterd op u als gebruiker en toont alle taken waaraan u bent toegewezen of die u moet goedkeuren, en die u momenteel moet voltooien of goedkeuren.
Als u de rol Taakbeheerder, Contentbeheerder, Werkruimte-eigenaar, GRC-beheerder of GRC-beheerder hebt, kunt u ook het filter Gebruiker gebruiken om de taken weer te geven waarbij iemand anders de toegewezen persoon of goedkeurder is.
Het Gebruiker filter ondersteunt de volgende operators:
- Is - Toont alle taken waarbij de geselecteerde gebruiker een toegewezen persoon of goedkeurder is (ongeacht in welke stap de taak zich momenteel bevindt).
- Is een van de - Toont alle taken waarbij een van de geselecteerde gebruikers een toegewezen persoon of goedkeurder is (ongeacht in welke stap de taak zich momenteel bevindt).
- Is momenteel - Toont alle taken waarbij de geselecteerde gebruiker de toegewezen persoon of goedkeurder is voor de huidige stap waarin de taak zich bevindt (dit geldt voor taken die meerdere stappen voor toegewezen personen of goedkeurders toestaan, zoals certificeringstaken).
- Is momenteel een van - Toont alle taken waarbij een van de geselecteerde gebruikers de toegewezen persoon of goedkeurder is voor de huidige stap waarin de taak zich bevindt (dit geldt voor taken die meerdere stappen met toegewezen personen of goedkeurders toestaan, zoals certificeringstaken).
Notities
- Wanneer je op Mijn taken bekijken klikt bij de tegels Te doen , Te laat of Deze week te doen bovenaan, toont de takenlijst altijd de taken die je toegewezen hebt gekregen en die je moet voltooien, die te laat zijn of die deze week moeten worden voltooid. In deze weergaven worden eventuele extra filters bovenop deze vooraf ingestelde filters toegepast.
- Alle taken is een hyperlink om snel alle taken in de werkruimte te bekijken. Dit is vooral handig voor gebruikers met de rollen Taakbeheerder, Contentbeheerder, Werkruimte-eigenaar, GRC-beheerder of GRC-beheerder. Gebruikers met deze rollen kunnen namelijk taken bekijken die aan andere gebruikers in de werkruimte zijn toegewezen.
Exporteer je takenoverzicht in Home als een CSV-bestand.
Je kunt de huidige takenlijst exporteren als een CSV-bestand voor verdere analyse en rapportage buiten Workiva. De export omvat de zichtbare kolommen en alle momenteel toegepaste filters, zodat u alleen de taken vastlegt die relevant zijn voor uw weergave.
Om taken te exporteren:
- In het takenoverzicht kunt u naar wens filters of sorteringen toepassen.
- Klik op Exporteren .
-
Selecteer Downloaden als CSV .
- Sla het bestand op de gewenste locatie op.
Notities
- Het geëxporteerde CSV-bestand weerspiegelt de huidige weergave van de tabel Taken, inclusief alle toegepaste filters.
- Het geëxporteerde CSV-bestand bevat alleen de kolommen die zichtbaar zijn op het moment van exporteren. Om alleen de kolommen te krijgen die u nodig hebt, moet u ervoor zorgen dat u uw kolommen weergeeft of verbergt voordat u exporteert.
- De taken worden geëxporteerd in dezelfde volgorde als waarin ze in de tabel 'Taken' voorkomen.
- Je kunt vanuit zowel de weergave Alle taken als de weergave [ Mijn taken bekijken exporteren als een CSV-bestand.
Bekijk taken in de widget 'Mijn toegewezen taken'.
In de widget Mijn toegewezen taken op je bord in Home zie je een verkorte weergave van de taken die je normaal gesproken in het tabblad Taken zou zien.
Om de details van een taak in deze widget te bekijken, klikt u op de taaklink:
- Als je op een taak klikt die aan een bestand is gekoppeld, wordt dat bestand samen met de details van de taak in het zijpaneel geopend.
- Als u klikt op een taak die elders is aangemaakt (hetzij in het tabblad Taken in Home of in een procesbestand ), wordt u naar het tabblad Taken in Home geleid, waar de details van die taak in het zijpaneel worden weergegeven.
Personaliseer je takenweergave in de widget 'Mijn toegewezen taken'.
Je kunt zelf bepalen welke kolommen in de widget worden weergegeven, de lijst met taken sorteren in een andere volgorde en filters toepassen om de widget nuttiger voor je te maken.
Opmerking: Om meer filters te gebruiken dan alleen het filter Status , ga naar het tabblad Taken in Home in plaats daarvan.