Als je machtigingen in een gedetailleerde weergave wilt zien en aanpassen, kun je Geavanceerde machtigingen gebruiken. Hiermee kun je permissies zien voor alle gebruikers en groepen in een matrix, zodat je gebruikers- en groepspermissies kunt toevoegen, verwijderen en wijzigen.
Je kunt Geavanceerde machtigingen openen vanuit Home door met de rechtermuisknop op een bestand te klikken en Geavanceerde machtigingen te selecteren. Je kunt ook geavanceerde machtigingen in een document openen via het pictogram Machtigingen in de werkbalk Bestand.
Gebruikers en groepen toevoegen of verwijderen
Om een gebruiker of groep toe te voegen aan de matrix:
- 1
- Klik op toevoegen in de werkbalk.
- 2
- Voer de naam van de gebruiker of groep in het tekstvak in en selecteer ze uit de lijst.
- 3
- Klik op Toevoegen om ze toe te voegen aan de matrix.
Als je gebruikers of groepen moet verwijderen, klik dan met de rechtermuisknop op hun naam in de matrix en selecteer Remove in het menu.
Machtigingsniveaus
Met elk toestemmingsniveau kunnen medewerkers op verschillende manieren met het document werken:
- Eigenaar: Inhoud of secties toevoegen en verwijderen en de eigenschappen van secties aanpassen, inclusief rechten.
- Editor: Inhoud of secties toevoegen en verwijderen en sectienamen bewerken.
- Viewer: Een sectie bekijken en becommentariëren, maar niet wijzigen.
- Geen toegang: Kan een sectie niet openen of bekijken.
Zie Toestemmingen begrijpen voor meer informatie over elk toestemmingsniveau.
Rechten bewerken
Je kunt op een kolom- of rijkop klikken om de hele rij of kolom te selecteren en machtigingen toe te wijzen aan de hele selectie.
Je kunt individuele sectietoestemmingen voor een gebruiker aanpassen door een cel te selecteren en op een toestemmingspictogram in de werkbalk te klikken, of door met de rechtermuisknop op een cel te klikken en een toestemmingsniveau uit het menu te selecteren. Je kunt ook dubbelklikken op een cel om de vier toestemmingsniveaus te doorlopen.
Als je een groot aantal machtigingen moet aanpassen, kun je sneltoetsen gebruiken om snel machtigingen aan te passen. Deze sneltoetsen veranderen het toestemmingsniveau voor je huidige selectie op basis van de ingedrukte toets.
| Toestemmingsniveau | Pictogram | Sleutel |
|---|---|---|
| Eigenaar | O | |
| Redacteur | E | |
| Kijker | V | |
| Geen toegang | X |
Zodra je klaar bent met het wijzigen van de machtigingen, klik je op Opslaan in de werkbalk.
Rechten voor export en hergebruik
Om dezelfde toestemmingenverzameling tussen bestanden te gebruiken, kun je een toestemmingenverzameling exporteren . Door te klikken op Export in de werkbalk Geavanceerde machtigingen wordt een .csv-versie van je machtigingenmatrix aangemaakt.
Om de ingestelde rechten naar dezelfde medewerkers in een ander document te kopiëren, kopieer je de rij in het .csv-bestand met Ctrl + C en plak je deze in de juiste rij in de matrix Geavanceerde machtigingen met Ctrl + V.