Workiva-ondersteuningscentrum

U kunt kopieën maken van bestanden, mappen en processen om duplicaten te maken of om van de ene rapportageperiode naar de volgende te gaan. Hierdoor kunt u het originele bestand intact houden en verder werken met het nieuwe bestand.

Het venster Kopiëren bevat verschillende instellingen waarmee u kunt aanpassen hoe uw bestanden worden gekopieerd. Als u een bestand kopieert, blijven de oorspronkelijke toestemmingsinstellingen behouden, maar wordt de revisiegeschiedenis opnieuw ingesteld.

Opmerking: Alleen Workspace-eigenaars, Content Managers en Copy Managers kunnen bestanden kopiëren - als u een bestand wilt kopiëren, neem dan contact op met een Workspace-eigenaar. Om een Workspace-eigenaar te vinden, zie Leden en beheerders vinden.

Kopieerinstellingen kiezen

Wanneer u een bestand kopieert, kunt u kopieerinstellingen aanpassen om te selecteren wat in uw kopie wordt opgenomen.  

• Alle opmerkingen: Vink dit vakje aan om alle opmerkingen (inclusief de opmerkingen Opgelost en Open ) naar uw nieuwe bestanden te kopiëren.
• Outline labels: Outline labels zijn gekleurde stippen in de Outline van het document die verschillende statussen aangeven. Vink dit vakje aan om alle contourlabels te kopiëren, inclusief eventuele aangepaste labelsets die u hebt gemaakt.
  
• Links en procesverwijzingen: Deze instelling beheert hoe links en hun bronbestanden in uw gekopieerde bestanden verschijnen. Als u een proces kopieert, betekent dit ook dat acties in uw gekopieerde proces bestands- en sectieverwijzingen zullen bevatten. Zie Instellingen voor koppelingen en procesverwijzingen hieronder voor meer informatie over deze opties.

  Opmerking: Als u dit vakje niet aanvinkt, hebben uw nieuwe bestanden geen koppelingen naar bronnen buiten uw selectie en hebben uw nieuwe processen geen referentiebestanden. Bovendien,als de inhoud ook een XBRL-tag had, wordt deze ook verwijderd in de kopie.

• Verbindingen: Als u Wdata gebruikt, kunt u ervoor kiezen om Wdata verbindingen in uw kopie te houden. 
  • Inkomende en uitgaande verbindingen: Omvat verbindingen tussen Wdata query's, tabellen, rapporten en sheets. Uitgaande verbindingen naar bladen die niet in deze kopie zijn opgenomen, worden genegeerd.
  • Alleen inkomende verbindingen: Omvat alle verbindingen van rapporten, Wdata query's en sheets.
  • Alleen uitgaande verbindingen: Omvat verbindingen met Wdatatabellen en -bladen. Uitgaande verbindingen naar bladen die niet in deze kopie zijn opgenomen, worden genegeerd.
• Invoercelwaarden: Deze optie omvat alle waarden binnen invoercellen. Als u deze optie niet selecteert, worden de celwaarden gewist, maar de benaming van de invoercel blijft behouden in de kopie.
• Invoermodus in ingeschakelde secties: Wanneer u deze optie opneemt, zullen bladen met ingavemodus ingeschakeld in het originele spreadsheet ook ingavemodus ingeschakeld hebben in de kopie van het spreadsheet.
• Bestemmingsmap maken: Deze optie is standaard ingeschakeld, maar u kunt het vinkje weghalen als u geen nieuwe bestemmingsmap wilt maken voor uw gekopieerde bestanden.
• Nieuwe mapnaam: Als u ervoor kiest om een bestemmingsmap te maken om uw kopieën in te bewaren, wordt dit de naam van de nieuwe map.
• Locatie: Als u ervoor kiest om een bestemmingsmap te maken, wordt dit de locatie ervan. Als u geen bestemmingsmap aanmaakt, wordt dit de locatie voor uw gekopieerde bestanden. Standaard is de locatie All Files.
• Automatiseringen: Als u automatiseringen hebt, zal het selecteren van deze optie ze opnemen in uw kopie. Om fouten in gekopieerde automatiseringen te verminderen, moet u ervoor zorgen dat u alles toevoegt dat nodig is om uw automatiseringen uit te voeren.

Instellingen voor koppelingen en procesreferenties

Met de opties onder Links en Procesreferenties kunt u aanpassen hoe uw gekopieerde items omgaan met links voor bestanden en referenties voor processen.

• Kopieën maken
• Bewaar origineel
• Koppelingen verwijderen

Maak kopieën van alle bronbestanden betekent dat alle bestanden die bronkoppelingen leveren voor uw geselecteerde bestanden ook in de kopie worden opgenomen. De links in uw gekopieerde bestand komen nu van de nieuwe bronkopieën.

Voor typische roll-forwards raden wij aan te gebruiken Maak kopieën van alle bronbestanden om ervoor te zorgen dat uw bron- en doelbestanden gekopieerd worden voor de nieuwe rapportageperiode. Gebroken links resulteren in verschillende resultaten voor tabellen en tekstwaarden. Tabellen blijven bewaard, terwijl tekstwaarden niet bewaard blijven, deze worden weergegeven als "###".

Houd links naar originele bronbestanden betekent dat uw nieuwe bestanden teruggelinkt worden naar de originele bronbestanden, in plaats van kopieën van bronbestanden te maken. De bronbestanden moeten niet worden vermeld in uw geselecteerde bestanden als u niet wilt dat er kopieën worden gemaakt.

Wij raden u aan Koppelingen naar originele bronbestanden bewaren te gebruiken als u dezelfde bron wilt hebben voor zowel een gloednieuwe bestemming als de huidige bestemming. Wij raden deze optie bijvoorbeeld aan bij het toevoegen van een nieuwe rapporterende entiteit of een nieuw fonds.

Het uitvinken van Linkten en Procesreferenties negeert alle gekoppelde bronnen buiten uw selectie en verwijdert die koppelingen. Het nieuwe bestand zal de gegevens van de laatst gepubliceerde gekoppelde waarde bevatten, maar de links zullen niet langer bijgewerkt worden.

Wij raden alleen aan om links te verwijderen als er onnodige links buiten uw geselecteerde bestanden zijn die u wilt verwijderen.

Opmerking: Link-instellingen hebben alleen invloed op bronnen die nog niet in uw geselecteerde bestanden zijn opgenomen. Als er een bronbestand in uw selectie zit, wordt dit gekopieerd, ongeacht welke optie u selecteert.

Een item kopiëren

Beste praktijken

Opmerkingen:

• Als u opmerkingen hebt in uw geselecteerde bestanden die relevant kunnen zijn in uw gekopieerde bestanden, raden wij u aan om alle opmerkingen in de kopie op te nemen.
• Als uw opmerkingen niet langer relevant zullen zijn in de gekopieerde bestanden, zoals vragen voor een specifieke rapportageperiode, schakel dan het selectievakje Alle opmerkingen uit om ze uit uw gekopieerde bestand te verwijderen.

Bijgehouden wijzigingen:

• Als u wijzigingen hebt bijgehouden die in het originele bestand niet zijn goedgekeurd of afgekeurd, zullen deze bijgehouden wijzigingen in het gekopieerde bestand als goedgekeurd worden weergegeven, zonder voorafgaande geschiedenis.

Etiketten schetsen:

• Als u een aangepaste labelsleutel hebt gemaakt en deze wilt hergebruiken in uw gekopieerde bestanden, raden wij aan om contourlabels toe te voegen.
  • Zodra u uw gekopieerde bestand opent, kunt u alle contourlabels wissen om de status van elke sectie opnieuw in te stellen met behoud van dezelfde contourlabel-toets. 
• Als u uw status' opnieuw wilt beginnen in uw nieuwe document en u de outline labelsleutel niet opnieuw hoeft te gebruiken, neem deze dan niet op in de kopie.
• Meer informatie over met behulp van etiketten in Workiva.

Plaatshouders voor inhoud:

• Bij het kopiëren van een map die bestanden bevat met plaatsaanduidingen, worden verbindingen alleen bijgewerkt als de plaatsaanduidende spreadsheet zich ook in dezelfde map bevindt.
  • Als de plaatshouder-spreadsheet niet is opgenomen in de gekopieerde map, worden er geen wijzigingen aangebracht in de plaatshouderverbindingen en blijven ze allemaal gekoppeld aan de oorspronkelijke bron.
• Bij het kopiëren van een bestand met placeholders worden geen wijzigingen aangebracht in placeholderverbindingen. Bestaande verbindingen blijven gekoppeld aan de oorspronkelijke bron.

Rapport gekoppelde bestanden:

• Wij raden u aan te kopiëren vanuit het Gekoppelde Bestanden Rapport als u meerdere gekoppelde bestanden in uw geselecteerde kopie hebt.
• In het rapport Gekoppelde bestanden kunt u gedetailleerd aangeven welke (eventuele) gekoppelde bestanden u wilt uitsluiten van de kopieën. Dit kan handig zijn bij het ontwarren van een ingewikkelde koppelingssituatie!

• Opmerking: Kopieën van het rapport Gekoppelde bestanden repliceert momenteel niet de mapstructuur en bevat ook geen processen en geüploade bestanden (zoals PDF's) in de map. Kopieer van Home in plaats van het Gekoppelde Bestanden Rapport als u deze items in uw kopie moet opnemen.