Er zijn een aantal combinaties van situaties die EDGAR Next verwarrend kunnen maken. Enkele veelvoorkomende scenario's zijn:
- Een indiener die alle aspecten van de indiening wil controleren. Voor elke EDGAR Next indiening die gebruik maakt van de API, waarbij een gebruiker niet handmatig inlogt op de EDGAR-website, zijn twee tokens nodig - een Filer Token en User Token. Het Filer Token vereist dat een account twee of meer gebruikers van de technische beheerder (die ook accountbeheerder kunnen zijn) heeft om het token aan te maken en te beheren, en het token verloopt jaarlijks. Een Workiva-klant kan dit Filer Token verkrijgen en uploaden in zijn Workspace-instellingen of het bij elke indiening verstrekken.
Bovenop het Filer Token komt het User Token, dat gekoppeld is aan een individueel persoon (groeps-e-mailadressen of niet-individuen zijn niet toegestaan volgens het EDGAR Bedrijfsbureau en de Final Rule). In de praktijk zou dit betekenen dat de gebruiker bij de stappen Test en Live Filing wordt gevraagd om zijn tokens te selecteren of in te voeren, in plaats van een wachtwoord. Het gebruikerstoken mag ook worden opgeslagen in het profiel van de gebruiker, maar houd er rekening mee dat dit token elke 30 dagen verloopt en dat er slechts één gebruikerstoken per gebruiker is toegestaan, voor alle archiefmedewerkers. Het User Token moet toebehoren aan een gebruiker die een accountbeheerder of gebruiker van het type gebruiker is in het EDGAR Filer Management dashboard.
- Gedelegeerde account (sterke voorkeur). In deze situatie heeft de primaire CIK-account van de indiener gedelegeerd aan Workiva op het moment van de indiening of heeft deze eerder gedelegeerd (delegaties verlopen nooit). Hierdoor kan de software van Workiva het Workiva Filer Token gebruiken, waardoor de archivaris dat token niet meer hoeft te beheren en up-to-date hoeft te houden. Merk op dat een geldig User Token geassocieerd met de primaire account/CIK die het depot indient nog steeds vereist is, dus er is weinig risico van een ongeautoriseerde indiening, aangezien EDGAR Next zal afdwingen dat het depot een geldig User Token heeft van ofwel een gebruiker in de account van de registrant of een geautoriseerde Workiva medewerker. Dit komt bovenop alle toestemmings- en andere toegangscontrolesystemen van Workiva. CIK's van mede-registranten komen niet in aanmerking voor EDGAR Next deponeringen, dus de User Token moet gerelateerd zijn aan de primaire registrant, maar eventuele mede-registrantrekeningen hoeven niet individueel te worden gedelegeerd, maar vallen nog steeds onder de vereisten voor jaarlijkse bevestiging en accountbeheerder.
- Dossier bij Workiva. Deze indieningsoptie zal blijven bestaan, maar vanwege de vereiste dat een menselijke gebruiker betrokken en verantwoordelijk moet zijn voor elke indiening in het EDGAR Next systeem, zal hiervoor de betrokkenheid van een Workiva-medewerker nodig zijn en zal het delegatieproces voltooid moeten worden, in plaats van de Workiva-interne code die nu alles is wat nodig is om de indiening met Workiva in te dienen. Dit scenario kan nog veranderen - Workiva heeft verschillende vergaderingen met het EDGAR Business Office gepland voor het einde van de bèta-implementatieperiode en zal proberen de EBO te begeleiden naar het beste resultaat voor onze klanten.