Workiva-ondersteuningscentrum

Om het verzamelen van gegevens voor milieu-, sociale en governance-rapportage (ESG) of duurzaamheidsrapportage te vereenvoudigen, kunt u taken aanmaken en beheren voor het voorbereiden en goedkeuren van meetwaarden uit het duurzaamheidsprogramma .

Met deze taken kunt u:

• Voeg meerdere waarden toe aan dezelfde taak, bijvoorbeeld op basis van dimensie of andere criteria.
• Wijs leden van de werkruimte aan om de waarden voor elke taak voor te bereiden en goed te keuren.
• Stel goedkeuringsworkflows in om meerdere goedkeurders of stappen met hun eigen deadlines mogelijk te maken.

Opmerking: Een taak kan alleen meerdere waarden bevatten als deze worden verzameld via het Workiva Tasks-portaal. Waarden met een gekoppeld bronbestand vereisen elk een aparte taak.

Maak taken aan voor een meetwaarde.

Om het verzamelen van gegevens voor een bepaalde meetwaarde binnen een programmajaar te delegeren, kunt u een taak aanmaken die aan de leden van de werkruimte wordt toegewezen om de waarden voor te bereiden en goed te keuren.

Afhankelijk van de waarden die je aan de leden toewijst, kun je meerdere taken tegelijk aanmaken:

• Een taak voor elke waarde met een verbonden bronbestand
• Een taak voor elke verzamelperiode, die de waarden van de periode bevat die niet zijn verzameld via een bronbestand

Opmerking: Je kunt alleen taken aanmaken voor metrische waarden die nog niet voltooid zijn en nog niet in een andere taak zijn opgenomen.

Om een ​​taak te creëren voor het verzamelen van de waarden van een bepaalde meetwaarde:

1. Vanuit Duurzaamheidsprogramma, selecteer de meeteenheid in het overzicht.

2. Selecteer het jaar en de verzamelperiode van de waarden die in de taak moeten worden opgenomen.

   Tip: Om taken te maken voor waarden uit meerdere verzamelperioden, selecteer Alle perioden in Verzamelperiode. Nadat je de taken hebt aangemaakt, kun je de toewijzingsdetails bewerken voordat je ze verzendt — bijvoorbeeld om de vervaldatums aan

   te passen op basis van de verzamelperiode van de waarden.
3. Maak de taak aan vanuit Waarden of Taken:
   • Vanuit Waardenselecteer je de waarden die je wilt opnemen en vervolgens selecteer je Taak makenvanuit Waarden bewerken.
     
   • Klik in het menu Takenop Taak maken.
     
4. Voer een naam in om de taak te identificeren.
   

5. In Toegewezen aan, selecteer de leden die de waarden voor de taak moeten voorbereiden en selecteer hun deadline.

   Opmerking: Als u meerdere toegewezen personen selecteert, kan elk van hen de waarden voorbereiden en hun taak voltooien.

6. Om leden de voorbereide waarden te laten controleren, klikt u op Goedkeuringsstap toevoegenen stelt u de goedkeuringsworkflow in:

   • Om een ​​of meerdere goedkeurders de mogelijkheid te geven de waarden te verifiëren, selecteert u ze in Goedkeurdersen selecteert u hun vervaldatum.
   • Om te vereisen dat specifieke goedkeurders de waarden in de juiste volgorde controleren, selecteert u de eerste goedkeurder — of groep goedkeurders — in Goedkeurders, stelt u de vervaldatum in en klikt u vervolgens op Goedkeuringsstap toevoegen om de goedkeurders voor elke stap te selecteren. 

   Opmerking: Als u meerdere goedkeurders toewijst aan een goedkeuringsstap,kan elk van hen de waarden goedkeuren om de stap te voltooien. Om te vereisen dat meerdere leden de waarden verifiëren, voegt u voor elke goedkeurder een aparte stap toe. Voor meer informatie kunt u Goedkeuringen van duurzaamheidsprogramma-statistieken beherenbekijken.

7. Voer instructies in voor de aangewezen persoon en de goedkeurder, zoals details over hoe de waarden of het bijbehorende ondersteunende materiaal moeten worden voorbereid.

8. Om waarden aan de taak toe te voegen, selecteert u ze in Zoekwaardenen klikt u op Toepassen.

   Tip: Je kunt alleen waarden toevoegen die nog niet voltooid zijn of in een andere taak zijn opgenomen. Als u per ongeluk een waarde aan de taak hebt toegewezen, klikt u op Verwijderen.

9. Om de taken voor de waarden te creëren — op basis van de bijbehorende bronbestanden en verzamelperioden — klikt u op Taak creëren.

Combineer taken

Om waarden die in afzonderlijke taken voorkomen te groeperen in één nieuwe taak, kunt u de taken uit de betreffende metriek combineren.

Opmerking: Om taken te combineren, mogen ze niet gestart zijn en moeten hun waarden worden verzameld via de Workiva Tasks-portal of de betreffende metriek, en niet via een gekoppeld bronbestand.

1. Vanuit Duurzaamheidsprogramma, selecteer de meeteenheid in het overzicht.
2. Selecteer het jaar en de verzamelperiode van de waarden die in de taak moeten worden opgenomen.

3. Selecteer Takenen selecteer vervolgens de taken die u wilt combineren.

   Tip: Om een ​​taak die al bezig is te combineren, moet je eerst de taak resetten om deze terugte

   zetten naar de status ' Niet gestart'.

4. Selecteer in Taken beherende optie Combineren.
   
5. Bewerk de naam en de toewijzingsdetails van de nieuwe taak naar wens en klik op Combineren.

Taken bewerken

Om een ​​taak opnieuw toe te wijzen of de waarden ervan aan te passen:

1. Vanuit Duurzaamheidsprogramma, selecteer de meeteenheid die de taak ondersteunt.
2. Bewerk de taken vanuit Takennaar behoefte:
   • Om de toewijzing of waarden van een specifieke taak te bewerken, selecteert u Bewerken in het menu, bewerkt u vervolgens de toewijzing of waarden naar wens en klikt u op Taak bijwerken.
     

   • Om meerdere taken aan dezelfde opdracht toe te voegen, klikt u op Taken beheren en selecteert u Bewerken, waarna u de details van de opdracht naar wens kunt aanpassen en op Alles bijwerkenklikt.

     Tip: Met defunctie Zoeken envervangen kunt u meerderetaken tegelijk bewerken , bijvoorbeeld om een ​​toegewezen persoon of goedkeurder opnieuw toe

     te

     wijzen op basis van personeelswijzigingen.

Taken verzenden

Zodra de gegevensverzameling van start kan gaan, stuur je de taken naar de aangewezen persoon om de waarden voor te bereiden:

1. Vanuit Duurzaamheidsprogramma, selecteer de meeteenheid die de taak ondersteunt en selecteer vervolgens Taken.
2. Selecteer de taken die u wilt verzenden en kies vervolgens of u deze met meldingen naar de toegewezen personen wilt verzenden:
   • Ga naar Taken beheren of het menu van de taak, selecteer Verzendenen kies vervolgens of u de taak met meldingen wilt verzenden.
     
   • Klik in Statusop Verzenden of selecteer Verzenden zonder meldingen.
     

Een verzonden taak opnieuw instellen

Om een ​​taak te annuleren en de status ervan terug te zetten naar Niet verzonden, kunt u deze resetten. U wilt bijvoorbeeld een taak mogelijk opnieuw instellen als u deze per ongeluk te vroeg hebt verzonden of als u de gegevensverzameling ervan wilt stoppen.

Tip : Wanneer u een taak opnieuw instelt, behoudt u alle waarden en ondersteunende materialen

1. Vanuit Duurzaamheidsprogramma, selecteer de meeteenheid die de taak ondersteunt en selecteer vervolgens Taken.
2. Selecteer in het taakmenu Reset.
   
3. Selecteer of de toegewezen persoon en goedkeurders op de hoogte moeten worden gesteld van de reset en klik op OK.

Stuur herinneringen voor verzonden taken

Om de gegevensverzameling soepel te laten verlopen, stuurt het Duurzaamheidsprogramma automatisch herinneringen naar toegewezen personen of goedkeurders met onvoltooide meettaken:

• Drie dagen voor hun uitgerekende datum
• Op hun uitgerekende datum
• Elke dag na de uitgerekende datum, tot maximaal drie dagen

Om een ​​extra herinnering te sturen voor een taak die in uitvoering is, selecteer je Taken in de meetwaarde en vervolgens Herinnerenin het menu van de taak.

Voer taken uit namens de aangewezen persoon of goedkeurder.

Als een aangewezen persoon of goedkeurder niet beschikbaar is, kan de programma-eigenaar taken namens hem of haar uitvoeren, zoals het verzenden van waarden ter goedkeuring of het overslaan van een stap in de goedkeuringsworkflow.

Een verzonden taak bekijken

Voor meer informatie over de gegevensverzameling van een taak kunt u deze rechtstreeks bekijken in Workiva Tasks of in het bijbehorende bronbestand van de waarde. Selecteer in de meetwaarde Takenen vervolgens Ga naar taak in het menu van de taak. 

Voor details over de voortgang en geschiedenis van een taak kunt u het activiteitenlogboek bekijken via het paneel Taakstappen checklist in de Workiva Taken portal of het paneel Taken van een gekoppeld bronbestand.

Opmerking: Om meettaken te bekijken die door anderen zijn aangemaakt of aan anderen zijn toegewezen, zoals het uitvoeren van een interne audit, hebt u zowel de rol Taakbeheerder als de rol Duurzaamheidsrapportage nodig. Voor taken die via een gekoppeld bronbestand worden uitgevoerd, hebt u minimaal Viewer machtigingen voor het bestand nodig.

Een taak verwijderen

Als je een taak niet meer nodig hebt, kun je deze verwijderen. Wanneer je een taak verwijdert, gebeurt er ook het volgende:

• Annuleer de taak voor de toegewezen persoon en de goedkeurders.
• Retourneer de waarden naar een Niet gestart status
• Verwijder alle gegevens en ondersteunend materiaal dat voor de waarden ervan is voorbereid.

Opmerking: Om een ​​taak te annuleren maar de reeds verzamelde waarden te behouden, reset dezein plaats daarvan.

Een taak verwijderen:

1. Vanuit Duurzaamheidsprogrammaselecteer je de meeteenheid die de taak ondersteunt, en vervolgens selecteer je Taken.
2. Selecteer in het taakmenu Verwijderen.
3. Klik op Verwijderen.