Hoe werken de machtigingen van Workiva?
Rollen bepalen tot welke functies elke gebruiker toegang heeft in een werkruimte. Werkruimte-eigenaren en organisatiewerkruimtebeheerders kunnen rollen toewijzen aan werkruimteleden om te bepalen wat die leden wel en niet mogen doen.
Machtigingen bepalen daarentegen het toegangsniveau dat elke gebruiker heeft tot specifieke resources binnen een werkruimte. Aan individuele bestanden of objecten worden machtigingen toegekend; leden kunnen de eigenaar, bewerker of kijker van een bestand zijn.
Samenvattend:
- Rollen geven toegang tot functies zoals archiveren of XBRL.
- Toegangsrechten geven toegang tot documenten en gegevens , zoals een specifiek spreadsheet of onderdeel.
Hoe verschillen de machtigingen van Chains?
Het Chains-toegangsmodel is gebaseerd op dezelfde principes als het Workiva-toegangsmodel, maar er zijn een paar belangrijke verschillen:
- Gebruikersgroepen zijn een optionele functie van Workiva-rechten, maar ze zijn vereist bij het instellen van Chains-rechten.
- De machtigingen worden beheerd binnen Chain Builder, los van de rest van Workiva.
- Toestemmingen kunnen worden toegepast op individuele omgevingen en ketens. Deze concepten bestaan nergens anders binnen Workiva.
Vanwege deze verschillen moet u schakelen tussen het hoofdplatform van Workiva en Chain Builder bij het instellen van machtigingen.
Let op : Gebruikersgroepen kunnen in Chains technisch gezien worden genegeerd, maar dit betekent wel dat elk lid van uw werkruimte volledige toegang heeft tot alle chains en chain-instellingen. Dit wordt afgeraden.
Wat is er gebeurd met het oude Chains-toegangsmodel?
Vóór april 2023 hanteerde Chains een alles-of-niets-toegangsmodel dat volledig afhing van de oude Chain Owner-rol. Deze ene rol gaf niet alleen volledige toegang tot Chain Builder, maar ook tot alle Chains-instellingen, beheerdersrechten en de uitvoeringsgeschiedenis. Dit betekende in feite dat elk lid van de werkruimte met toegang tot Chain Builder volledige en onbeperkte toegang had.
Dit toegangsmodel kan nog steeds worden gebruikt — je zou theoretisch gezien de rol 'Chain Owner' kunnen toewijzen aan iedereen die toegang tot Chains nodig heeft — maar het wordt niet aanbevolen.
Hoe stel ik Chains-machtigingen in?
Omdat machtigingen los van de rest van Workiva worden beheerd, zijn er een paar extra stappen nodig bij het instellen van Chains-machtigingen.
In grote lijnen gebeurt dit als volgt:
- Maak in Workiva gebruikersgroepen aan en wijs leden eraan toe.
- In Workiva kun je de rol 'Ketenbouwer' toewijzen aan elk in aanmerking komend lid van je werkruimte.
Deze rol geeft toegang tot de Chains-functie, maar niet tot de bredere Workiva-mogelijkheden. - Wijs in Chain Builder machtigingen toe aan elke gebruikersgroep die in stap 1 is aangemaakt.
Dit bepaalt wat elke groep en elk groepslid kan doen met de Chains-functie.
Raadpleeg voor stapsgewijze instructies: Rollen en machtigingen toewijzen in Chains .
Wat is de functie van elke rol en machtiging binnen Chains?
Raadpleeg de Workiva-ondersteuningspagina ' Rollen en machtigingen bij ketens' voor een gedetailleerde uitleg.
Hoe zijn de machtigingsniveaus van Chains opgebouwd?
Toegangsrechten worden van boven naar beneden beheerd, zodat rechten alleen kunnen worden verleend door een andere gebruiker met een gelijk of hoger toegangsniveau. Dit betekent dat een beheerder op organisatieniveau rollen kan toewijzen aan een beheerder op werkruimteniveau, die op zijn beurt rollen kan toewijzen aan een beheerder op omgevingsniveau.
Rollen: "Organisatiebeveiligingsbeheerder" vs. "Organisatieketenbeveiligingsbeheerder" vs. "Ketenbeveiligingsbeheerder" vs. "Omgevingsbeveiligingsbeheerder"
Deze functies met vergelijkbare namen vervullen elk een unieke rol binnen Workiva. Het belangrijkste verschil is dat de rol van Org Security Admin een brede rol is met veel verantwoordelijkheden binnen het Workiva-platform, terwijl de rollen van Org Chain Security Admin en Environment Security Admin specifiek zijn voor Chains.
De organisatiebeveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het in- en uitschakelen van connectors in Workiva.
Deze organisatiebrede rol omvat ook andere mogelijkheden binnen Workiva en is niet uniek voor Chains.
Zodra een connector is ingeschakeld, draagt de beveiligingsbeheerder van de organisatie de controle grotendeels over aan de Chains-specifieke rollen die verantwoordelijk zijn voor het beheren van de instellingen binnen Chains:
- Beveiligingsbeheerder organisatieketen : Deze rol beheert verbindingen en runners tussen werkruimtes. Met andere woorden, het configureert de connectoren. Deze rol geeft ook toegang tot het beveiligingsauditlogboek van Chains.
- Chain Security Admin: Deze rol verleent machtigingen aan andere gebruikers en kan hen aanwijzen als Environment Security Admins. Deze rol kan worden toegewezen aan een specifieke omgeving, een werkplek of de gehele organisatie.
- Omgevingsbeveiligingsbeheerder : Deze onofficiële "rol" wordt toegewezen aan gebruikers die één specifieke omgeving in een werkruimte beheren.
Hoe wijs ik een omgevingsbeveiligingsbeheerder toe?
De rol 'Environment Security Admin' wordt toegewezen aan gebruikers die één specifieke omgeving in een werkruimte beheren. Een Org Chain Security Administrator kan deze rol aan individuele gebruikers toewijzen door hun profiel in Chains te bewerken; de Environment Security Administrator kan vervolgens machtigingen binnen die omgeving toewijzen .
Zie voor meer informatie de Workiva-ondersteuningspagina ' De rol van omgevingsbeveiligingsbeheerder toewijzen in Chains' .
Hoe worden machtigingen toegewezen door de omgevingsbeveiligingsbeheerder?
De beheerder van de omgevingsbeveiliging wijst machtigingen toe aan individuele gebruikersgroepen via het scherm Instellingen > Gebruikers en machtigingen in Chains.
Zie voor meer informatie de Workiva-ondersteuningspagina ' Machtigingen toewijzen aan gebruikersgroepen en omgevingen in Chains' .
Hoe kan ik machtigingen toewijzen aan een individuele keten?
De omgevingsbeveiligingsbeheerder kan machtigingen instellen voor een volledige werkruimte of voor elke afzonderlijke keten binnen die werkruimte.
Voor meer informatie, zie de Workiva-ondersteuningspagina 'Machtigingen toewijzen aan individuele ketens' .