Workiva-ondersteuningscentrum

Vanuit Duurzaamheidsprogramma kunt u gegevensverzamelingstaken aanmaken om werkruimte-leden toe te wijzen om metriekwaarden voor ESG- of duurzaamheidsrapportage voor te bereiden en goed te keuren. Het kan nodig zijn om deze toewijzingen bij te werken in de loop van een verslagjaar of als onderdeel van een overgang naar een nieuw jaar, bijvoorbeeld op basis van personeelswijzigingen of de werkbelasting van leden.

Tip: Wanneer u een rapportagejaar toevoegt aan DuurzaamheidProgramma, kunt u kiezen of u de metriektoewijzingen van het huidige jaar wilt doorrollen. Als u opdrachten vooruitschuift, kunt u ook kiezen of u de vervaldatums dienovereenkomstig wilt vervroegen.

Metrische taaktoewijzingen bewerken

Om een metrische taak opnieuw toe te wijzen aan een ander lid van de werkruimte:

1. Selecteer op Duurzaamheidsprogramma de metriek met de taken die u opnieuw wilt toewijzen.
2. Selecteer het programmajaar en de verzamelperiode die u opnieuw wilt toewijzen.
3. Op Taken, selecteert u de taak die u opnieuw wilt toewijzen:
   • Om slechts één taak opnieuw toe te wijzen, selecteert u Bewerk in het menu.
     
   • Om dezelfde toewijzingsgegevens op meerdere taken toe te passen, selecteert u ze in Taken en selecteert u vervolgens Bewerken op Taken beheren.
     
4. Pas waar nodig de toegewezen werkruimte-leden, hun deadlines of instructies aan en klik vervolgens op Taak bijwerken of Alles bijwerken.

Opmerking: Als u de toewijzingsdetails van een waarde met een taak in uitvoering bewerkt, kies dan of u de ontvanger en goedkeurders van de wijziging op de hoogte wilt brengen.

Voor meer informatie, zie Verzamel waarden voor duurzaamheidsprogramma statistieken.

Bewerk de taakopdrachten van meerdere metrics tegelijk

Vanuit Zoeken en vervangen kunt u de toewijzingen voor meerdere Programmametrische taken tegelijk bijwerken. Bijvoorbeeld, met Zoeken en vervangen, kunt u:

• Een specifieke contactpersoon, goedkeurder of vervaldatum vervangen
• Werk meerdere taken bij naar dezelfde toegewezene of vervaldatum, ongeacht hun huidige toewijzing
• Verwijder een goedkeurder van taken of vervang de volledige goedkeuringsworkflow van de taken
• Tekst toevoegen, verwijderen of vervangen binnen de instructies van taken

Opmerking: U kunt taken alleen bijwerken als ze nog niet Voltooid zijn.

Taaktoewijzingen in bulk bijwerken:

1. Van Duurzaamheidsprogramma, open Vind en vervang:
   • Om taken voor de metriek van meerdere onderwerpen bij te werken, selecteert u Programmaoverzicht in het overzicht, klikt u vervolgens op Zoeken en vervangen, en selecteert u Taakdetails.
     
   • Om taken binnen hetzelfde onderwerp of metriek bij te werken, selecteert u het onderwerp of de metriek in het overzicht en vervolgens Zoeken en vervangen, Taakdetails in het menu.
     
2. Selecteer in Zoeken het jaar en de rapportageperiode van de taken die u wilt bijwerken.
3. Om de bij te werken taken te vinden, past u extra filters toe op basis van hun criteria - zoals de Assignee of Approver die u wilt vervangen - en klikt u op Zoeken.
4. Selecteer op Resultaten de taken die u wilt bijwerken.
5. In Vervangen, wijzigt u waar nodig de toewijzingsdetails van de taken.

   Tip: Om een goedkeurder toe te voegen of de goedkeuringsstappen van taken bij te werken, selecteert u Alles vervangen.

   • Toevoegen of verwijderen
   • Vervangen
   • Alles vervangen

   Om een goedkeurder te verwijderen, of om tekst toe te voegen of te verwijderen binnen hun instructies:

   1. Selecteer in Wijzigen of u de taken wilt Toevoegen of Verwijderen.
      
   2. In Veld, selecteert u of u:
      • Instructies voor taken toevoegen of verwijderen
      • Een specifieke goedkeurder verwijderen
   3. Specificeer de goedkeurder of instructietekst om toe te voegen of te verwijderen voor de taken.

      Opmerking: Als u tekst toevoegt aan Instructies, wordt deze toegevoegd aan het einde van de instructies.

   4. Klik op Alles bijwerken.

   Om een specifieke opdrachtnemer of goedkeurder, een vervaldatum of tekst binnen de instructies van de taken te vervangen:

   1. In Wijzigen, selecteert u Vervangen.
      
   2. Selecteer in Veld of u de toegewezene, goedkeurder, vervaldatum of instructies van de taken wilt vervangen.
   3. Geef beide op:
      • Het huidige werkruimte lid, datum of tekst om te vervangen
      • Het nieuwe werkruimte lid, datum of tekst die in plaats daarvan gebruikt moet worden
   4. Klik op Alles bijwerken.

   Om de volledige goedkeuringsworkflow van de taken te vervangen, of om hun geadresseerden, vervaldatums van geadresseerden of instructies bij te werken voor dezelfde invoer:

   1. Selecteer op Alles vervangen.
      
   2. Selecteer in Veld of u de goedkeuringsstappen, cessionarissen, vervaldatums van cessionarissen of instructies van de taken wilt vervangen.
   3. Specificeer de nieuwe goedkeuringsstappen, geadresseerde, vervaldatum van de geadresseerde of instructies die u in plaats daarvan wilt gebruiken.

      Tip: Om meer te leren over hoe u de nieuwe goedkeuringsstappen van de taken instelt, raadpleegt u Goedkeuringen van Sustainabiity Program-metrics beheren.

   4. Klik op Alles bijwerken.

Tip: Om meer te weten te komen over Zoeken en vervangen, raadpleegt u Details over Zoeken en vervangen van statistieken of taken van Duurzaamheidsprogramma's.

Reassign multiple values as part of a roll forward

If you have 30 or more metric values to reassign as part of an annual roll forward, contact your Workiva CSM to help edit your assignments in bulk. Your CSM will provide a Structured Metric File (SMF) spreadsheet that contains data from your ESG Program, including its current metric assignments.

Note: The SMF provided will be a new file just for assignment updates following a rollforward — not the same SMF your company may have used to create an ESG Program.

From this SMF, edit the assignments as necessary for the new year:

1. From the Bulk updates section, select the Approver/Provider Template Copy sheet for the assignments to update, based on frequency of their values — Quarterly, Monthly, or Yearly.
   
2. In the Approver/Provider Template Copy sheet, edit the assignments' providers, assignee, due dates, and instructions as necessary.

   Note: You can assign multiple members to approve a value, but only one as its provider.

   • To assign only one member as a value's approver, enter their full name or email address.
   • To assign one of multiple members to approve a value by a shared due date, enter their full names or email addresses as a comma-separated list, such as <code>homer@org.com,marge@org.com,bart@org.com,lisa@org.com</code>.
   • To assign multiple members to approve a value through a series of approval steps with their own due dates, enter their full names or email addresses, with each step separated by a pipe (<code>|</code>). If one of multiple members can approve the value as part of an approval step, separate their names or email addresses with a comma (<code>,</code>). For example: <pre>homer@org.com,marge@org.com | bart@org.com | lisa@org.com</pre>
3. After you update the spreadsheet with all new assignments, contact your Workiva CSM to update your ESG Program based on your edits.

   Tip: Please allow three to five business days for Workiva to update your metric assignments. Thanks for your patience!