Workiva-ondersteuningscentrum

Workiva Sync is een Excel-invoegtoepassing die beschikbaar is via Microsoft Appsource Marketplace en die alleen de gegevens of formules in geselecteerde cellen van Excel naar het Workiva-platform kopieert. Workiva Sync gaat ervan uit dat het Workiva-spreadsheet waarnaar de gegevens worden gekopieerd, is ingesteld en geconfigureerd zoals u dat wilt. Daarom worden er geen metadata of opmaakgegevens overgenomen (en dat kan ook niet!). Hiermee kunt u bestaande Workiva-spreadsheets bijwerken of nieuwe aanmaken met gegevens van uw lokale computer, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken dat de opmaak of structuur verandert tijdens de update.  

Workiva Sync werkt via een API en biedt dezelfde gegevensbeveiliging als het Workiva-platform. Bovendien is herinstallatie niet nodig als Workiva nieuwe functies toevoegt.

Opmerking: Om de opmaak te behouden, raden we aan om de native Workiva XSLX-importfunctie te gebruiken wanneer u voor het eerst een Excel-bestand in Workiva importeert. Na de eerste import kunt u Workiva Sync gebruiken om efficiënt updates door te voeren.

Installatievereisten

Voordat je Workiva Sync installeert, moet je aan de volgende vereisten voldoen.

Gebruikersrechten

Het gebruikersaccount dat de installatie uitvoert, moet beheerdersrechten hebben op de lokale computer.

Ondersteunde Excel-versies

Workiva Sync is compatibel met door Microsoft ondersteunde versies van Excel (zowel 32-bits als 64-bits) voor de volgende platforms.

• Excel op iPad
• Excel op Mac (Microsoft 365)
• Excel op Windows (Microsoft 365)
• Excel op het web

Voor de beste ervaring raden we Microsoft Office 365 aan, geïntegreerd met de meest recente desktopversie van Excel.

Opmerkingen over het einde van de ondersteuning

Workiva Sync werkt met door Microsoft ondersteunde versies van Excel totdat Microsoft de ondersteuning daarvoor stopzet. Nadat de ondersteuning van Microsoft is beëindigd, moet u de geïnstalleerde versie van Microsoft Excel upgraden om Workiva Sync te kunnen blijven gebruiken.

• Office 2016 en Office 2019 — Microsoft heeft de ondersteuning voor beide versies beëindigd op 14 oktober 2025.
• Office 2021 —Microsoft zal naar verwachting de ondersteuning beëindigen op 13 oktober 2026.
• Office LTSC 2024 —Microsoft zal naar verwachting de ondersteuning beëindigen op9 oktober 2029.
• Office 365 —Aangezien deze versie het Modern Lifecycle Policy van Microsoft volgt, is er geen vaste "einddatum voor ondersteuning" voor.

Details van de Excel-browser

Voor Microsoft 365-installaties is het noodzakelijk om WebView2 te installeren als u een build gebruikt die ouder is dan 16.0.13530.20424.

Voor meer informatie kunt u de volgende links raadplegen:

• Browsers en WebView-besturingselementen die worden gebruikt door Office-invoegtoepassingen
• Microsoft Edge WebView2

Workiva Sync biedt een functie Gebruik geselecteerde cellen waarmee gebruikers alleen de gegevensbereiken kunnen synchroniseren die momenteel in het Excel-werkblad zijn geselecteerd. Deze functie is afhankelijk van Excel API 1.9, die alleen beschikbaar is in bepaalde versies van Excel. Zie voor meer informatie de vereisten voor de Excel JavaScript API .

Workiva Sync installeren

Het IT-team dat verantwoordelijk is voor het beheer van uw Microsoft-tenant verzorgt doorgaans de installatie. Ze hebben twee opties om Workiva Sync te installeren:

• Microsoft 365-beheercentrum —Upload het manifestbestand rechtstreeks naar de Microsoft-tenant.
• Hulpmiddelen van derden —Gebruik een gecentraliseerd implementatiehulpmiddel om het manifestbestand naar de machines van de gebruikers te distribueren.

De Workiva Sync-installatie plaatst een klein (4KB) XML-manifestbestand op de lokale computer. Dit bestand voegt een Workiva Sync knop toe aan de Home werkbalk. Door op deze knop te klikken, opent u de ingebouwde browser in Excel, waar u kunt inloggen op uw Workiva Platform-account en kunt bepalen waar en hoe cellen worden gesynchroniseerd. (Dit is een aparte inlogprocedure, anders dan rechtstreeks inloggen bij Workiva, maar de inlogprocedure is hetzelfde.)

Workiva Sync rechtstreeks installeren via Microsoft AppSource

Als de Microsoft Appsource Marketplace is gedeblokkeerd en gebruikers de juiste machtigingen hebben om Office-invoegtoepassingen toe te voegen, kunnen eindgebruikers Workiva Sync rechtstreeks installeren. Als u Workiva Sync niet rechtstreeks via Microsoft Appsource kunt installeren, neem dan contact op met de IT-afdeling van uw bedrijf.

Workiva Sync toevoegen aan Excel:

1. Open Excel en selecteer het tabblad Invoegen.
2. Klik op het Add-ins pictogram. De locatie op de Start werkbalk en het pictogram ervan hangen af ​​van de versie van Excel die u gebruikt en welke andere invoegtoepassingen u hebt geïnstalleerd. Hier volgen twee voorbeelden:
   
3. Klik in het venster Office-invoegtoepassingen op Office Store.
4. Typ "Workiva" in het zoekvak. Wat u zult zien, zal er ongeveer als volgt uitzien:
5. Selecteer Workiva Syncen klik op Toevoegen.
6. Klik op Doorgaan. Workiva Sync wordt aan uw Excel-bestand toegevoegd.

Voor meer informatie kunt u de Workiva Sync Installatiehandleiding PDF raadplegen.
 

Workiva Sync gebruiken

Met Workiva Sync kunt u uw Excel-werkmap synchroniseren met een lege of bestaande Workiva-spreadsheet.

Opmerking: Als u synchroniseert met een bestaande Workiva-spreadsheet, moet u deze mogelijk aanpassen zodat de wijzigingen correct worden gesynchroniseerd. Als u bijvoorbeeld een nieuwe rij met gegevens in uw Excel-werkmap hebt toegevoegd, moet u op dezelfde plaats in het Workiva-spreadsheet een lege rij toevoegen. Als de namen van de tabbladen in het Excel-werkblad niet overeenkomen met de namen van de werkbladen in het Workiva-spreadsheet, worden er tijdens het synchroniseren nieuwe werkbladen toegevoegd met de juiste namen voor de tabbladen in Excel.

Om een ​​Excel-bestand te synchroniseren met uw Workiva Platform-account:

1. Open uw versie van Excel.
2. Klik op de knop Workiva Sync in de Excel-werkbalk. Het uiterlijk van het pictogram is afhankelijk van uw Excel-versie; hier zijn twee voorbeelden van hoe de knop eruit kan zien:
   
3. Kies je Workiva-omgeving uit het dropdownmenu en klik op Volgende.
4. Selecteer de werkruimte waarmee u wilt synchroniseren en klik op Volgende.
5. Selecteer Start een synchronisatie.
6. Voer de vereiste gegevens in het formulier Synchronisatiegegevens in.

   • Kies waar u wilt synchroniseren —U kunt naar bestanden zoeken of op het vervolgkeuzemenu klikken om de meest recente spreadsheets te bekijken waarvoor u bewerkingsrechten hebt. Zodra een spreadsheet is geselecteerd, selecteert Workiva Sync automatisch Excel-bladen die in de synchronisatie moeten worden opgenomen, mits er een identieke bladnaam in de Workiva-doelspreadsheet voorkomt.

     Werkbladen die niet dezelfde naam hebben als de originele, worden niet automatisch geselecteerd voor synchronisatie. Deze tabbladen kunnen worden uitgeschakeld als u ze niet wilt opnemen. Elk niet-verborgen werkblad in het Excel-bestand kan handmatig worden geselecteerd om te worden opgenomen in de synchronisatie.

   • Gebruik geselecteerde bereiken —Hiermee worden de geselecteerde bereiken in de Excel-bladen gesynchroniseerd die in de synchronisatie moeten worden opgenomen. Deze optie is niet beschikbaar in volumelicentieversies van Excel 2016 en Excel 2019 (niet-365).
   • Formules opnemen —Formules in Excel worden als formules gesynchroniseerd als de functies die ze bevatten door Workiva worden ondersteund. Niet-ondersteunde formules worden als waarden gesynchroniseerd. Je kunt zien welke formules in een waarde zijn gesynchroniseerd en je kunt navigeren naar specifieke cellen in het Workiva-bestemmingsblad.

7. Nadat je de gegevens hebt ingevoerd, selecteer je Synchroniseren.

   Opmerking: Het maximale aantal cellen dat tegelijk gesynchroniseerd kan worden, is 2 miljoen; dit is tevens het standaard aantal cellen dat een Workiva-spreadsheet kan bevatten.

8. Zodra de synchronisatie is voltooid, verschijnt er een melding in de rechterbenedenhoek van het venster.

Zodra de synchronisatie is voltooid, kunt u het Workiva-bestand in uw Workiva-account bekijken.

Notities

• Workiva Sync heeft geen verband met het hulpprogramma Local File Sync. 
  • Lokale bestandssynchronisatie stelt u in staat om Workiva-bestandsbijlagenrechtstreeks op uw computer te openen.
    Je kunt ze bewerken en de wijzigingen worden automatisch doorgevoerd in de bijlage binnen Workiva. 
  • Workiva Sync is een Excel-add-in waarmee u specifieke gegevens vanuit een extern Excel-bestand naar een Workiva-spreadsheet kunt synchroniseren.
  • Workiva legt geen beperkingen op aan het gebruik van WK Sync. 
  • Workiva Sync maakt alleen verbindingen tussen Excel en Workiva; het is geen tweewegsverbinding.
  • Workiva Sync maakt alleen verbindingen tussen Excel en Workiva mogelijk; het werkt niet met andere spreadsheetprogramma's.

Opmerkingen over opmaak en metadata

• Lettertypen, kleuren, lijnen en alle andere opmaak in het originele document worden niet geïmporteerd.
  Workiva Sync gaat ervan uit dat je alle opmaak in je Workiva-spreadsheet hebt ingesteld (of nog gaat instellen). Als die opmaak eenmaal is ingesteld, wordt deze niet beïnvloed door toekomstige synchronisaties.
• Als er informatie in uw Workiva-spreadsheet staat die u niet wilt laten overschrijven, vergrendel dan die cel in de Workiva-spreadsheet om toekomstige wijzigingen te voorkomen.

Beveiligingsnotities

• Workiva Sync heeft pas toegang tot gebruikersgegevens nadat deze naar het Workiva-platform zijn geschreven.
• Bij gebruik van Workiva Sync worden er geen gegevens lokaal opgeslagen.
• Er wordt, afgezien van het manifestbestand, geen andere software op de computer van de eindgebruiker geïnstalleerd.
• Voor extra beveiliging en gegevensbeheer kunt u de technische details van Workiva Sync bekijken.

Bijwerken

Updates voor Workiva Sync worden automatisch uitgevoerd, omdat de nieuwste versie van de Workiva Sync-app altijd wordt geladen bij het inloggen. Omdat de functionaliteit van Workiva Sync webgebaseerd is, kan en zal Workiva Workiva Sync bijwerken zonder dat u of uw IT-team daarvoor iets hoeft te doen. Er kunnen zich situaties voordoen waarin we beveiligingsverbeteringen of ingrijpende wijzigingen doorvoeren. U wordt hierover voorafgaand aan de release op de hoogte gesteld. Die gevallen zullen echter zeer zeldzaam zijn.
Om de onderhoudskosten te minimaliseren, wijzigt Workiva het Workiva Sync-manifestbestand zeer zelden.

Microsoft en haar producten zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen.