<!--contains headings hyperlinked in app, do not move-->
Voor meer informatie over het bouwen van een proces in het algemeen, zie Een proces bouwen.
Voor alle certificeringsprocedures zijn eerst brieven vereist die door de cessionarissen worden ondertekend. Leer meer over het opstellen van een certificeringsbrief.
<!--hyperlinked in app, do not move-->
Een certificeringsactie toevoegen aan een proces
Nadat je een proces en certificeringsbrieven hebt aangemaakt die je in het proces wilt gebruiken, kun je een Certificering actie toevoegen via de Actie toevoegen knop in de werkbalk.
Vul vervolgens de velden in het rechterpaneel Actiegegevens in. Elke certificeringsactie moet de volgende informatie bevatten:
- Titel: De naam van de actie
- Brief: De brief die ondertekend moet worden. Leer meer over het opstellen van een certificeringsbrief.
- Verzenden naar: De personen die de brief moeten ondertekenen
- Als u meerdere ondertekeningsstappen wilt, klikt u op Ondertekeningsstap toevoegen.U kunt de ondertekeningsstappen die nog niet zijn gestart indien nodig ook na het uitvoeren van het proces bewerken.
- Als u meerdere ondertekenaars toevoegt aan één stap, geef dan aan of iedereen in de stap moet ondertekenen of dat alleen iemand in de stap moet ondertekenen om de certificeringsactie te laten doorgaan.
Je kunt ook het volgende toevoegen:
- Uiterste datum (optioneel): Dit is de datum waarop de brief ondertekend moet worden. Als er werkdagen zijn geconfigureerd, kunt u de vervaldatum ook instellen door het nummer van de werkdag in te voeren (bijvoorbeeld: ukunt de vervaldatum instellen op de 5e werkdag van de bedrijfsplanning).
- Herinneringen voor toegewezenen: U kunt de systeemstandaard gebruiken (u kunt deze standaard wijzigen voordat het proces start in de certificeringsinstellingen), ervoor kiezen om helemaal geen herinneringen te verzenden, of de herinneringen aanpassen aan uw persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Processen voor meer informatie.
- Goedkeuring door (optioneel): De personen die de ondertekende brief zullen beoordelen en goedkeuren, of deze zullen retourneren indien goedkeuring nodig is.
- Als u meerdere goedkeurders wilt, klikt u op Goedkeuringsstap toevoegen. Indien nodig kunt u de goedkeuringsstappen die nog niet zijn gestart, bewerken, zelfs nadat u het proces bent begonnen.
- Als u meerdere goedkeurders toevoegt aan één stap, geef dan aan of iedereen in de stap moet goedkeuren of dat alleen iemand in de stap moet goedkeuren voordat de certificeringsactie kan doorgaan.
Opmerking: Als er geen goedkeuringsstap is toegevoegd en goedkeuring nodig is, wordt de proceseigenaar die het proces heeft gestart (de procesmanager) toegevoegd als goedkeurder.
- Goedkeuring vereist (optioneel): Hier moet de ondertekende brief worden goedgekeurd als goedkeuring nodig is. Als er werkdagen zijn geconfigureerd, kunt u ook de uiterste goedkeuringsdatum instellen door het nummer van de werkdag inte voeren (bijvoorbeeld: u kunt de uiterste goedkeuringsdatum instellen op de 5e werkdag van de bedrijfsplanning).
- Herinneringen voor goedkeurders: Als u een goedkeurder toevoegt, kunt u de herinneringen voor de goedkeurder aanpassen. U kunt de systeemstandaard gebruiken (u kunt deze standaard wijzigen voordat het proces start in de certificeringsinstellingen), ervoor kiezen om helemaal geen herinneringen te verzenden, of de herinneringen aanpassen aan uw persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Processen voor meer informatie.
- Instructies (optioneel): Alle aanvullende informatie die nodig is om de certificeringstaak te voltooien
- Aangepaste e-mailmelding (optioneel): Een aangepaste e-mailmelding die naar de ondertekenaars van deze actie wordt verzonden wanneer de actie start.
- Tags (optioneel): Identificerende informatie over de actie met behulp van een categorie en een waarde (bijv. Prioriteit: Laag). Je kunt deze tags indien nodig ook bewerken nadat het certificeringsproces is gestart.
Voeg in bulk certificeringsacties toe aan een proces.
U kunt de optie Bulkcertificering gebruiken als u kopieën van één specifieke brief naar elke persoon in een groep wilt verzenden.
Nadat u Bulkcertificeringhebt geselecteerd, vult u de vereiste velden in:
- Titel: De naam van de actie die voor elke ondertekenaar hetzelfde zal zijn
- Brief: De brief die door elke ondertekenaar moet worden ondertekend
- Toegewezen aan: De werkruimtegroep waarvan de leden de brief moeten ondertekenen
Je kunt ook het volgende toevoegen:
- Uiterste datum (optioneel): Dit is de datum waarop alle brieven ondertekend moeten zijn. Als er werkdagen zijn geconfigureerd, kunt u de vervaldatum ook instellen door het nummer van de werkdag in te voeren (bijvoorbeeld: ukunt de vervaldatum instellen op de 5e werkdag van de bedrijfsplanning).
- Herinneringen voor toegewezenen: U kunt de systeemstandaard gebruiken (u kunt deze standaard wijzigen voordat het proces start in de certificeringsinstellingen), ervoor kiezen om helemaal geen herinneringen te verzenden, of de herinneringen aanpassen aan uw persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Processen voor meer informatie.
- Goedkeuring door (optioneel): De persoon die de ondertekende brieven die goedkeuring vereisen, zal beoordelen en goedkeuren of retourneren.
Opmerking: Als er geen goedkeuringsstap is toegevoegd en goedkeuring nodig is, wordt de proceseigenaar die het proces heeft gestart (de procesbeheerder) toegevoegd als goedkeurder.
- Goedkeuring vereist (optioneel): Dit is de datum waarop de ondertekende brieven moeten worden goedgekeurd, indien goedkeuring nodig is. Als er werkdagen zijn geconfigureerd, kunt u ook de uiterste goedkeuringsdatum instellen door het nummer van de werkdag inte voeren (bijvoorbeeld: u kunt de uiterste goedkeuringsdatum instellen op de 5e werkdag van de bedrijfsplanning).
- Herinneringen voor goedkeurders: Als u een goedkeurder toevoegt, kunt u de herinneringen voor de goedkeurder aanpassen. Je kunt de systeemstandaard gebruiken (je kunt deze standaard wijzigen voordat het proces begint in de certificeringsinstellingen), ervoor kiezen om helemaal geen herinneringen te verzenden, of de herinneringen aanpassen aan je persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Processen voor meer informatie.
- Instructies (optioneel): Alle aanvullende informatie die nodig is om de certificeringstaken te voltooien
- Aangepaste e-mailmelding (optioneel): Een aangepaste e-mailmelding die naar ondertekenaars wordt verzonden voor elke actie in deze bulkcertificering wanneer de actie begint.
Zodra u op Toevoegenklikt, wordt er voor elke persoon in de toegewezen groep een aparte certificeringsactie aan het proces toegevoegd.
Certificeringsacties批量 bewerken
U kunt verschillende velden voor meerdere certificeringsacties tegelijk bewerken. Selecteer een of meer acties en/of groepen acties die u wilt bewerken, klik op het vervolgkeuzemenu Acties bewerken en selecteer het veld dat u wilt bewerken.
Leer meer over het批量bewerken van certificeringsacties in een proces.
Bekijk je proces nog eens voordat je met het proces begint.
Om ervoor te zorgen dat uw proces soepel verloopt, raden wij u aan het volgende te doen voordat u met het proces begint:
- Controleer uw procesinstellingenen controleer uw certificeringsinstellingen. Zodra u uw proces start, kunt u de volgende instellingen niet meer wijzigen: de Startvolgorde, uw Werkdagen configuratie (u kunt alleen de Laatste werkdagwijzigen ), en de certificeringen Automatische goedkeuring instelling.
- Controleer de status van uw proces door in het linkerpaneel op Controleren op problemen te klikken. Dit brengt problemen aan het licht, zoals taken waar essentiële informatie ontbreekt of taken waarvan de deadline al is verstreken, zodat u deze sneller kunt oplossen.
- Controleer of alle certificeringsacties en hun details correct zijn door alle procesacties als eenCSV -bestand te exporteren.
Start een proces met certificeringsacties.
Klik op Proces starten in de werkbalk om het proces te starten. Zodra een certificeringsproces van start gaat, ontvangen de ondertekenaars een e-mail met een directe link naar de brief die ze moeten ondertekenen.
Opmerking: Alleen een proceseigenaar kan het proces starten. Deze proceseigenaar wordt de procesmanager.