Een PDF voorbereiden voor indienen

Het indienen van PDF's in EDGAR kan een aantal uitdagingen met zich meebrengen, zowel vanwege de eisen die de SEC stelt aan het formaat en de inhoud van de PDF's, als vanwege de manier waarop EDGAR de PDF's behandelt tijdens het indienen. Hieronder vindt u informatie over de vereisten en het proces, evenals informatie om een PDF af te vlakken en problemen te voorkomen.

Onofficiële en officiële PDF-documenten

Voor de meeste SEC-formulieren kunnen PDF's worden ingediend, maar deze worden beschouwd als niet-officiële documenten, ook wel "courtesy documents" genoemd. Zoals beschreven in de EDGAR Filer Manual Volume 2, sectie 5.2.3.5, kan een PDF worden ingediend naast het officiële HTML-document, met hetzelfde tentoonstellingslabel als het HTML-document.

Er zijn een aantal formuliertypes en bijlagen waarvoor PDF's als officiële documenten worden beschouwd, die worden opgesomd in EFM Deel 2, sectie 5.2.3.6. De jaarlijkse "glossy" rapportageverplichting op Form ARS of Exhibit 99 op Form 6-K, en Exhibit 96 op Form 10-K of Form 20-F zijn veelvoorkomende voorbeelden.

Opmerking: Voor zowel onofficiële als officiële PDF's geldt dat ze moeten voldoen aan de regels in de EDGAR Filer Manual Volume 2, Paragraaf 5.2.3.2, in die zin dat ze geen formulieren, hyperlinks of scripts mogen bevatten, maar wel doorzoekbare tekst. Als er fouten worden gevonden in een PDF tijdens het indienen, wordt de PDF verwijderd uit de indiening, zoals het geval is voor niet-officiële documenten, of wordt de indiening volledig opgeschort in het geval van officiële documenten.

Veelvoorkomende PDF-foutberichten

1. INVALID_PDF_TAG - deze fout geeft aan dat EDGAR denkt dat de PDF formulieren, hyperlinks of scripts bevat.
2. EMPTY_DOCUMENT - deze fout treedt op wanneer een PDF wordt ingediend met alleen afbeeldingen, d.w.z. er is geen selecteerbare tekst.
3. INVALID_UNOFFICIAL_PDF - deze fout geeft aan dat de PDF niet wordt beschouwd als een officieel document en dat er geen officieel document is met hetzelfde tentoonstellingslabel.

De SEC biedt ook het volgende document om PDF-problemen en mogelijke oplossingen uit te leggen.

Opmerking: Fouten in "onofficiële" PDF's worden verwijderd, maar de rest van de indiening wordt geaccepteerd, terwijl fouten in "officiële" PDF's resulteren in een geschorste indiening.

Workiva's PDF afvlakken

Om PDF-problemen aan te pakken, hebben we de functie Flatten PDF toegevoegd. Deze functie is beschikbaar op de Verzamel Stap, in het menu naast het PDF-bestand:

Naast het menu is er na het indienen van een aanvraag, wanneer er een PDF-gerelateerde EDGAR-foutmelding wordt gedetecteerd, een optie om die PDF plat te maken.

De functie PDF afvlakken biedt twee niveaus van PDF-verwerking: Basis en Uitgebreid.

• Basic verwijdert de verboden PDF-items zoals beschreven in de EDGAR Filer Manual op de minst ingrijpende manier.
• Uitgebreide voert dezelfde verwerking uit als Basic, maar daarnaast wordt de PDF opnieuw opgebouwd om beter door de EDGAR-validatiecontroles te komen. Daarom wordt deze optie aanbevolen voor de meeste documenten

Daarnaast zijn er Geavanceerde Opties in de functie PDF afvlakken, waaronder de optie Blanco pagina invoegen ,, die een pagina met witte tekst op een witte achtergrond toevoegt op een opgegeven locatie in uw document.

• Als u een EMPTY_DOCUMENT-foutmelding krijgt, kunt u het beste teruggaan naar degene die uw PDF heeft gemaakt en een document verkrijgen dat selecteerbare tekst bevat. Als u niet in staat bent om een dergelijk document te verkrijgen, kunt u overleggen met uw juridische afdeling om te bepalen of dit een geschikte optie is in uw situatie. U kunt ook de optie Blanco pagina invoegen overwegen in het gedeelte Geavanceerde opties.

Beoordeling

We raden indieners aan om hun PDF altijd visueel te controleren nadat deze is afgevlakt om er zeker van te zijn dat er geen artefacten of onverwachte wijzigingen zijn.

Na het pletten kun je de PDF downloaden en bekijken in het menu Verzamelstap, de stap Bekijken en in de Testindieningsvoorvertoning.

Mocht je onderweg hulp nodig hebben, neem dan contact op met Workiva Support.