In Workiva wordt uw toegang tot en interactie met een functie ingesteld op basis van uw rol. Dankzij rollen kunnen bedrijven de toegang van een werknemer beperken tot alleen de tools die nodig zijn voor hun werk. Zodra een rol is toegewezen, kan de toegang verder worden beperkt door het gebruik van rechten - zoals de mogelijkheid om een bepaald bestand te bekijken of te bewerken. Chains volgt ditzelfde model, maar bevat een subset van rechten die uniek zijn voor Chains.
Deze handleiding helpt u bij het aanmaken van gebruikersgroepen in Chains, het toewijzen van de juiste rollen en het instellen van de benodigde machtigingen.
Stap 1: Maak de gebruikersgroep Chain Owners aan
Om te beginnen moet iemand met de rol Chain Security Admin nieuwe gebruikersgroepen aanmaken en daar personeelsleden in sorteren. Deze groepen bepalen de vaardigheden die elke persoon in uw software heeft.
U moet minimaal een Chain Owners groep aanmaken die gebruikers toestaat om ketens te bekijken, uit te voeren, te bewerken en aan te maken.
Hier leest u hoe:
- Klik in Workiva Home op Instellingen linksboven.
- Selecteer onder Workplace Settings het tabblad Groups.
- Klik op Groep maken aan de rechterkant.
- Noem deze groep Keteneigenaren.
- Voeg nu werkruimte-leden toe aan de groep door individuen te zoeken of te selecteren. Vergeet niet dat gebruikers in deze groep de mogelijkheid hebben om ketens te bekijken, uit te voeren, te bewerken en aan te maken.
- Klik op de knop Groep maken om te voltooien.
U stelt de rechten voor deze groep in Stap 4 in.
Opmerking: Hebt u meer hulp nodig? Klik hier voor ons volledige artikel over het opzetten van gebruikersgroepen.
Extra gebruikersgroepen aanmaken
U hebt nu een Chain Owner groep ingesteld die volledige toegang heeft tot ketens. Dit is de enige vereiste groep, maar u wilt misschien ook andere personeelsleden toegang geven tot ketens.
In dit geval raden wij u aan de bovenstaande stappen te volgen om twee extra groepen aan te maken:
- Kettingkijkers: Deze groep heeft alleen toegang tot Chains.
- Kettinglopers: Deze groep kan ketens bekijken en uitvoeren, maar kan ze niet wijzigen of aanmaken.
Stap 2: Nieuwe gebruikersrollen toewijzen
Nu u gebruikersgroepen hebt ingesteld voor uw medewerkers, moet u aan elke persoon een bijgewerkte rol toewijzen.
Dit is wat wij aanraden:
- Verwijder de rol Chain Owner van alle Chains-gebruikers: Deze oude rol geeft admin toegang tot alle Chains instellingen en objecten. Het is niet langer nodig en kan gebruikers ongewenste toegang tot uw ketens geven.
- Wijs de Chain Builder rol toe aan alle Chains-gebruikers: De Chain Builder rol geeft toegang tot het Chains platform zelf, maar geeft zelf geen andere mogelijkheden.
- Ken aan minstens één persoon de rol Chain Security Admin toe: Met deze rol kan de beheerder machtigingen aan andere gebruikers toewijzen. Ten minste één persoon moet deze vaardigheid hebben.
Volg deze stappen om de rollen van uw leden bij te werken:
- Klik vanuit Workiva Home op het pictogram People linksboven om het scherm Leden te openen.
- Vink in het scherm Leden het vakje aan naast elke persoon die u wilt bijwerken.
- Klik bovenaan op Rollen bewerken .
- Vink aan om een rol toe te passen of vink uit om een rol te verwijderen. Een streepje in een selectievakje geeft aan dat sommige van de geselecteerde leden deze rol al hebben.
- Klik op Toepassen om te voltooien.
Opmerking: Hebt u meer hulp nodig? Klik hier voor ons volledige artikel over het veranderen van rol.
Stap 3: Stel machtigingen in voor uw nieuwe groepen
Op dit punt zouden uw medewerkers hun nieuwe rollen en groepen toegewezen moeten krijgen. De laatste stap is het toewijzen van unieke permissies aan elke groep; deze permissies bepalen op hun beurt het toegangsniveau dat aan elk personeelslid wordt toegekend.
Zo wijst u machtigingen toe:
- Klik in Chain Builder linksboven op Settings.
- Selecteer in de navigatiebalk bovenaan Gebruikers & machtigingen.
- Selecteer op het tabblad Machtigingen de groep Chain Owners.
- Plaats onder Machtigingen aan de rechterkant een vinkje bij Creator. Uw wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Op dit punt bent u klaar met het toepassen van machtigingen op de groep Chain Owners. Als u de optionele groepen Chain Viewers of Chain Runners hebt aangemaakt, herhaalt u deze stap en kiest u de juiste machtigingen voor die groep.
Stap 4: Machtigingen van de standaard gebruikersgroep verwijderen
Alle nieuwe Chains-gebruikers worden automatisch in de gebruikersgroep Default geplaatst. Deze gebruikersgroep is alleen zichtbaar in Chains en verschijnt niet in de rest van Workiva. Het kan niet verwijderd of gewist worden.
Omdat deze groep iedereen in uw werkruimte omvat, raden wij aan om de meeste rechten ervan te verwijderen.
Opmerking: Controleer voordat u verdergaat met deze stap of alle gebruikers zijn toegewezen aan andere groepen met de juiste machtigingen. Als u machtigingen verwijdert van de groep Standaard, worden deze machtigingen verwijderd van alle gebruikers die alleen aan deze groep zijn toegewezen.
- Klik in Chain Builder linksboven op Settings.
- Selecteer in de navigatiebalk bovenaan Gebruikers & machtigingen.
- Selecteer op het tabblad Machtigingen de gebruikersgroep Standaard.
- Haal aan de rechterkant de vinkjes weg om alle machtigingen te verwijderen. Uw wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Toestemmingsniveaus begrijpen
Toestemmingsniveaus in Chains zijn genivelleerd en gecorreleerd, wat betekent dat sommige toestemmingen automatisch worden ingeschakeld wanneer een toestemming van een hoger niveau wordt ingeschakeld. De Creator-toestemming zal bijvoorbeeld automatisch de Executor en Editor-toestemming toekennen.
Houd er rekening mee dat niet alle selectievakjes binnen een werkruimte kunnen worden geselecteerd.
| Toestemming | Toegekende vaardigheden |
| Kijker | Toestemming om ketens te bekijken, maar niet om ze uit te voeren of te bewerken. (Kan hier niet worden toegewezen.) |
| Uitvoerder | Toestemming om ketens te bekijken en uit te voeren, maar niet om ze te bewerken of aan te maken. |
| Redacteur | Toestemming om ketens te bekijken, uit te voeren en te bewerken, maar geen nieuwe ketens aan te maken. |
| Schepper | Toestemming om ketens te bekijken, uit te voeren, te bewerken en aan te maken. |
| Admin | Volledige beheerderstoegang tot ketens in de Workspace. (Kan hier niet worden toegewezen.) |
Opmerking: Viewer en Admin machtigingen kunnen niet op werkruimteniveau worden toegewezen. Viewer-toestemming is een standaard toestemming die aan alle leden van de werkruimte wordt gegeven, en Admin-toestemming wordt toegekend door de rol van de gebruiker.
veelgestelde vragen|FAQ
Kan ik machtigingen toewijzen aan individuele ketens?
Ja, maar hiervoor zijn wel Environment Security Admin-rechten nodig in de bovenliggende omgeving van de keten.
Meer informatie over het toewijzen van machtigingen aan individuele ketens