Beheer bijlagen voor meetgegevens in het duurzaamheidsprogramma.

Vanuit het duurzaamheidsprogramma kunt u bestanden aan meetgegevens koppelen als referentie- of ondersteunende bijlagen:

Referentiebijlagen bieden context over een algemene meetwaarde , bijvoorbeeld om leden te helpen bij het voorbereiden of goedkeuren van de waarden ervan:
- Richtlijnen gedownload als PDF-bestand vanuit een raamwerk
- Voorbeelden van formules die worden gebruikt om waarden te berekenen
- Organisatiedoelen die door de meetmethode worden ondersteund.
Tip: Werkruimteleden die zijn aangewezen om de waarden van een meetwaarde voor te bereiden of goed te keuren, kunnen deze bestanden raadplegen tijdens het uitvoeren van hun taken in Workiva Tasks of vanuit een gekoppeld bronbestand .
Ondersteunende bijlagen bieden context over een specifieke waarde binnen een meetwaarde, zoals energierekeningen, berekeningen of ander bewijsmateriaal dat is aangeleverd als onderdeel van de gegevensverzameling.

Opmerking: Om een ondersteunende bijlage te identificeren wanneer deze wordt gedownload voor een auditverzoek , dient u de context van de waarde ervan – zoals de verzamelperiode en dimensie – in de bestandsnaam op te nemen.

Koppel bestanden aan een meetwaarde of statistiek.

Om een bijlage aan een meetwaarde toe te voegen, kunt u het volgende doen:

Upload het bestand vanaf uw lokale schijf of netwerk, bijvoorbeeld een pdf, afbeelding of ander bestand.
Verwijs in uw Workiva-werkruimte naar het bijbehorende bestand, bijvoorbeeld naar een spreadsheet of document.
Maak een hyperlink aan, bijvoorbeeld voor een bestand in Google Drive®, Microsoft SharePoint® of andere online opslag.

Tip: Met de functie 'Zoeken en vervangen' kunt u in één keer een referentiekoppeling toevoegen aan meerdere meetwaarden .

Om een bestand bij te voegen:

Open de meetwaarde vanuit het duurzaamheidsprogramma .
Kies of u een referentie of een ondersteunende bijlage wilt toevoegen:
- Om een bestand met betrekking tot de meetwaarde toe te voegen, zoals algemene richtlijnen of voorbeeldformules, klikt u op Referentiebijlagen in de details van de meetwaarde .
- Om een bestand met betrekking tot een waarde bij te voegen, zoals bewijsmateriaal of berekeningen als onderdeel van de gegevensverzameling, klikt u op 'Bijvoegen' in 'Bijlagen' voor de waarde in 'Waarden' .
  Let op: elke waarde kan maximaal 50 ondersteunende bijlagen hebben.
Geef aan welke bestanden u wilt bijvoegen.
Om een bestand als bijlage te uploaden:
1. Selecteer 'Bestand uploaden' en klik op 'Bestand kiezen' .
2. Blader naar het bestand dat u wilt uploaden en selecteer het.
  Let op: u kunt de meeste bestandstypen uploaden, tot maximaal 500 MB.
Om een Workiva-bestand – zoals een spreadsheet of document – aan uw werkruimte toe te voegen:
1. Selecteer Workiva-bestand .
2. Selecteer in het veld 'Bronbestand' het Workiva-bestand dat u wilt bijvoegen.
3. Om een specifiek gedeelte van het bestand te koppelen, selecteert u dit in het gedeelte 'Bron' .
4. Klik op Bijlage .
Om een online bestand bij te voegen:
1. Selecteer webadres .
2. Voer de volledige URL van het bestand in.
3. Voer bij 'Weergavenaam' in hoe de bijlage voor leden moet worden weergegeven, bijvoorbeeld in de meetwaarde of Workiva-taken.
4. Klik op Bijlage .
Opmerking: Als u het programma als gegevensbron voor de query gebruikt , bevat de kolom ' Ondersteunende bijlagen' in de queryresultaten alleen de bestandsnamen van geüploade bestanden; Workiva-bestanden of webadressen worden niet weergegeven.
Nadat je alle bijlagen hebt toegevoegd, klik je op Opslaan .

Voeg dezelfde referentiebijlage toe aan meerdere meetwaarden.

Om dezelfde referentiebijlage te gebruiken met meerdere gerelateerde meetwaarden, voegt u deze toe via Zoeken en vervangen :

Selecteer in het overzicht van het duurzaamheidsprogramma ' Programmaoverzicht ' en vervolgens ' Zoeken en vervangen' , 'Metrische details' in het menu.
Pas filters toe om de statistieken te vinden waaraan u de bijlage wilt toevoegen en klik op Zoeken .
Selecteer in de resultaten de statistieken waaraan u de bijlage wilt toevoegen.
In Vervangen :
- Selecteer in 'Wijzigen' de optie 'Toevoegen'.
- Selecteer bij Veld de optie Referentiebijlage.
- Voeg in het veld 'Referentiebijlage' de bijlagen toe die van toepassing moeten zijn op de geselecteerde meetwaarden.
Klik op Alles bijwerken .

Voor meer informatie kunt u de details van meetwaarden of taken in het duurzaamheidsprogramma bekijken en vervangen .

Bijlage downloaden

Let op: u kunt alleen bestanden downloaden die als bijlage zijn geüpload, niet Workiva-bestanden of online bronnen die als bijlage zijn toegevoegd.

Om een kopie van een geüpload bestand voor een meting op te slaan als referentie of bijlage, klikt u op de naam van het bestand om het te downloaden naar de map Downloads van uw browser.

Download ondersteunende bijlagen in bulk

Om auditverzoeken te vergemakkelijken, kunt u een ZIP-bestand downloaden met ondersteunende bijlagen die zijn geüpload voor de waarden van een verslagjaar, gebaseerd op:

Een specifieke meeteenheid
De statistieken van een onderwerp
Het programma als geheel

Let op: het ZIP-bestand bevat alleen de ondersteunende bijlagen bij de waarden, niet de referentiebijlagen bij de meetwaarden. Om een als referentiebijlage geüpload bestand op te slaan, downloadt u het via de bijbehorende metric .

Tip: Voor extra context binnen het ZIP-bestand kunnen programma-eigenaren een programma-instelling inschakelen om automatisch een tijdstempel toe te voegen aan de namen van bijlagebestanden, zodat wordt aangegeven wanneer ze zijn geüpload.

Om ondersteunende bijlagen te downloaden:

Kies vanuit het Duurzaamheidsprogramma voor welke waarden u bijlagen wilt downloaden:
- Voor waarden binnen dezelfde meetwaarde of hetzelfde onderwerp selecteert u de meetwaarde of het onderwerp in het overzicht en vervolgens ' Bijlagen van meetwaarden downloaden' in het menu.
- Voor waarden binnen meerdere onderwerpen selecteert u 'Programmaoverzicht' in het overzicht en vervolgens 'Importeren/exporteren' , 'Metrische bijlagen downloaden' in het menu.
Selecteer het programmajaar en de verzamelperiodes van de bijlagen die u wilt downloaden.
Geef aan welke bijlagen in het ZIP-bestand moeten worden opgenomen:
- Selecteer 'Bijlagen downloaden' om alle bijlagen voor de gekozen periodes te bekijken.
- Voor specifieke bijlagen selecteert u 'Alleen specifieke bijlagen downloaden' en kiest u vervolgens de bijlagen die u wilt downloaden.
  
  Tip: Om een specifieke bijlage te vinden, klikt u op ' Zoeken' om ernaar te zoeken op naam.
Om het ZIP-bestand op te slaan, klikt u op Downloaden .

Tip: Het ZIP-bestand organiseert de bijlagen in een mapstructuur op basis van de programma-opzet.

Probleemoplossing

Als de download mislukt of als u het ZIP-bestand niet kunt openen:

Het ZIP-bestand is mogelijk te groot. Als uw download meer dan 1300 bijlagen of 1,5 gigabyte (gb) bevat, selecteer dan minder bestanden of download ze op basis van hun onderwerp of kenmerken.
Het bestandspad kan de tekenlimiet van Windows® overschrijden. Als Windows een foutmelding geeft over een ongeldig ZIP-bestand, overschrijdt het pad ervan de MAX_PATH- limiet van Windows. Om het probleem op te lossen, probeer een van de volgende oplossingen:
- Blader door het ZIP-bestand en kopieer de inhoud naar een andere locatie.
- Klik met de rechtermuisknop op het ZIP-bestand en pak de inhoud uit naar een nieuwe map in de hoofdmap met een naam van één teken.
- Gebruik een archiveringsprogramma, zoals 7-Zip of NanaZip , om het ZIP-bestand te openen, mits uw bedrijf dit heeft goedgekeurd.

Verwijder bijlage

Om een bijlage van een meetwaarde te verwijderen, klikt u op Verwijderen .

Workiva-ondersteuningscentrum