1つのプロジェクトには1つ以上の報告書が含まれ、各報告書は、単一の事業体および単一の報告期間における単一の報告義務を表す。権限を設定することで、プロジェクトレベルおよびレポートレベルの両方で、誰がアクセスできるか、またどのようなアクセス権限を持つかを管理できます。
ユーザーにプロジェクトレベルの権限を付与すると、同時にそのプロジェクト内のレポートに対するレポートレベルの権限も付与されます。同様に、ユーザーにレポートレベルの権限を付与すると、そのレポートに関連付けられたファイルに対するファイル権限も同時に付与されます。
注：プロジェクトやプロジェクトのレポートに所属していないユーザーに対しても、Workivaのファイル権限機能を通常通り使用することで、レポート内の個々のファイルに対する権限を付与することができます。
要件
- お使いのワークスペースでは、「マルチエンティティ・レポーティング（MER）アドバンスト」、「ファンド・レポーティング・スイート」、または「保険スイート」のいずれかのソリューションが有効になっている必要があります。
- プロジェクトレベルの権限を管理および割り当てるには、そのプロジェクトに対して「プロジェクトマネージャー」または「プロジェクトおよびレポートの所有」権限を持っている必要があります。
- レポートレベルの権限を管理および割り当てるには、レポートに対する「レポートマネージャー」または「レポートおよびファイルの所有権」の権限が必要です。
プロジェクトレベルの権限
プロジェクト マネージャー
プロジェクトを作成したユーザーは、デフォルトでプロジェクトマネージャーになります。プロジェクトマネージャー：
- このプロジェクトの主な窓口です
- プロジェクトの設定や権限を管理できます
- プロジェクト内のすべてのレポートに対する「Own report」および「files」の権限を取得します
プロジェクトマネージャーには、「自身のレポート」およびプロジェクト内のすべてのレポートに対するファイル権限が与えられるため、それらのレポートの設定を管理できるほか、それらのレポートに関連付けられたすべてのファイルに対する所有者権限も付与されます。詳細については、「レポートレベルの権限」を参照してください。
プロジェクトとレポートの所有
「プロジェクト」および「レポート」の権限を持つユーザー：
- プロジェクトの設定や権限を管理できます
- プロジェクト内のすべてのレポートに対して、「自身のレポートおよびファイル」の権限を取得する
注：「自身のプロジェクト」および「レポート」の権限を持つユーザーと、「プロジェクトマネージャー」の権限を持つユーザーとの唯一の違いは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの主な連絡窓口となる点です。
「自身のプロジェクト」および「レポート」の権限を持つユーザーは、プロジェクト内のすべてのレポートに対して「自身のレポート」および「ファイル」の権限も付与されるため、それらのレポートの設定をすべて管理できるほか、それらのレポートに関連付けられたすべてのファイルに対して「所有者」の権限も付与されます。詳細については、「レポートレベルの権限」を参照してください。
プロジェクトレベルの権限を管理する
プロジェクトのダッシュボードで、「設定」をクリックして、プロジェクト設定パネルを開きます。
その後、「権限」セクションでプロジェクトレベルの権限を管理できます：
- 新規ユーザーにプロジェクトへのアクセス権を付与し、プロジェクトレベルの権限を割り当てるには、まずユーザーまたはグループを選択し、次に付与したい権限を選択して、「追加」をクリックします。
- 既存のユーザーの権限を変更するには、そのユーザーの横にあるドロップダウンメニューを開き、別の権限を選択してください。また、「プロジェクトから削除」をクリックして、そのユーザーをプロジェクトから削除することもできます。
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プロジェクトマネージャーの権限を持つユーザーを変更するには、新しいユーザーの横にあるドロップダウンメニューを開き、「プロジェクトマネージャー」を選択してください。新しいプロジェクトマネージャーを割り当てたら、以前のプロジェクトマネージャーの権限を変更したり、プロジェクトから除外したりすることができます。
注：プロジェクトには、いつでも1人のプロジェクトマネージャーしか存在できません。
レポートレベルの権限
レポート マネージャー
レポートマネージャー：
- この報告書に関する主な連絡窓口です
- レポートの設定や権限を管理できます
- レポートに関連付けられたすべて[link to file permissions article]のファイルに対して、 の「所有者」権限を取得します
注：レポートごとにレポートマネージャー（つまり、主な連絡窓口）は1名のみです。他のユーザーは、「自身のレポートとファイル」の権限を通じて、同じレポートを管理することができます。これらのユーザーは、レポート管理者が行えるすべての操作を行うことができますが、主な担当者にはなりません。
注：レポート管理者および「自身のレポートとファイル」の権限を持つユーザーが、自分に関連するファイルのみにアクセスできるようにするため、各レポートには必要なファイルのみを追加するようにしてください。
レポートとファイルの所有
「レポートおよびファイル」の権限を持つユーザー：
- レポートの設定や権限を管理できます
- レポートに関連するすべてのファイルに対して「所有者」権限を取得する
ファイルを編集
「ファイルの編集」権限 を持つユーザー：
- レポートに関連するすべてのファイルに対して「編集者」権限を取得する
ファイルを表示
「ファイルの表示」権限を持つユーザー：
- レポートに関連付けられているすべてのファイルに対して「閲覧者」権限を取得する
レポートレベルの権限を管理する
プロジェクトの作成時に、必要に応じてプロジェクト内の各レポートにユーザーを追加し、レポートレベルの権限を割り当てることができます。
プロジェクトを作成した後、レポートダッシュボードに移動し、「設定」をクリックして「レポート設定」パネルを開くことで、レポート単位の権限を管理できます。
その後、「権限」セクションでレポートレベルの権限を管理できます：
- 新規ユーザーにレポートへのアクセス権を付与し、レポートレベルの権限を割り当てるには、まずユーザーまたはグループを選択し、次に付与したい権限を選択して、「追加」をクリックします。
- 既存のユーザーの権限を変更するには、そのユーザーの横にあるドロップダウンメニューを開き、別の権限を選択してください。また、「レポートから削除」をクリックすることで、そのユーザーをレポートから削除することもできます。
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レポートマネージャーの権限を持つユーザーを変更するには、新しいユーザーの横にあるドロップダウンメニューを開き、「レポートマネージャー」を選択します。新しいレポート管理者を割り当てると、以前のレポート管理者の権限を変更したり、その管理者をレポートから削除したりできるようになります。レポートから以前のレポートマネージャーを削除しない場合、そのマネージャーは「自身のレポートおよびファイル」に対するアクセス権限を引き続き保持することになります。
注：1つのレポートにつき、同時にレポートマネージャーは1人しか存在できません。
権限に関するよくあるシナリオ
レポートへのフルアクセス権を誰かに付与するにはどうすればよいですか？
そのレポートについて、そのユーザーにレポートレベルの「レポートおよびファイルの所有権」権限を割り当ててください。これにより、ユーザーはレポートの設定や権限を管理できるようになり、そのレポートに関連付けられたすべてのファイルに対して「所有者」権限が付与されます（これにより、ユーザーはそのレポートのすべてのファイルで作業できるようになります）。このユーザーとレポートマネージャーとの唯一の違いは、このユーザーが指定の連絡担当者にはならないという点です。
誰かに「読み取り専用」のアクセス権限を付与するにはどうすればよいですか？
対象のレポートについて、そのユーザーにレポートレベルの「ファイルの表示」権限を割り当ててください。ユーザーにプロジェクト内のすべてのレポートを表示させたい場合は、各レポートの設定画面にアクセスし、レポートごとにそのユーザーに「ファイルの表示」権限を割り当てる必要があります。このユーザーは、プロジェクトおよびレポートのダッシュボードにおいて、アクセス権限のあるレポートのデータのみを表示でき、いかなる編集も行うことはできません。これは、管理職のユーザーにとって理想的な場合が多い。
レポートマネージャーを再割り当てするにはどうすればよいですか？
レポートマネージャーの権限を持つユーザーを変更するには、まず対象のレポートの設定画面に移動してください。次に、「権限」セクションで、新しいユーザーの横にあるドロップダウンメニューを開き、「レポートマネージャー」を選択します。以前のレポート管理者は、「自身のレポートおよびファイル」に対するアクセス権を引き続き保持します。必要に応じて、以前のレポート管理者をレポートから削除することもできます。
レポートからファイルが削除された場合、そのファイルに対するユーザーのアクセス権限はどうなるのでしょうか？
レポートからファイルが削除されても、そのファイルはワークスペース内の通常の場所に引き続き存在し、Workivaの通常のファイル操作機能を通じて引き続きアクセス可能です。Workivaの通常のファイル権限機能を使用して割り当てられたファイル権限は、すべて保持されます。ただし、そのファイルが含まれるプロジェクトやレポートへのアクセス権限を付与されたという理由だけで、そのファイルへのアクセス権限を得ていたユーザーは、そのファイルへのアクセス権限を失うことになります。
ユーザーのファイルレベルの権限が、プロジェクトレベルやレポートレベルの権限と異なる場合、どうなりますか？
ユーザーのファイルレベルの権限が、プロジェクトレベルまたはレポートレベルの権限と異なる場合、より高い権限が適用されます。
ユーザーが通常のファイルレベルのアクセス権を通じてファイルに対する「閲覧」権限を持っており、かつそのユーザーが以下の条件を満たしている場合：
- 「プロジェクトマネージャー」または「自身のプロジェクト」の権限を持ち、そのファイルに関連付けられたレポートを含むプロジェクトへのレポート閲覧権限を持つ
- または、そのファイルに関連付けられているレポートに対して、「レポートマネージャー」または「レポートとファイルの所有権」の権限を付与する
そうすれば、そのユーザーはそのファイルに対する「所有者」権限を取得します。そのファイルがプロジェクトのレポートから削除された場合、またはユーザーがプロジェクトから削除された場合、そのユーザーは当該ファイルに対する「閲覧者」権限に戻ります。
ユーザーが通常のファイルレベルの権限を通じてファイルに対する「所有者」または「編集者」のアクセス権を持ち、かつそのユーザーが当該ファイルに関連付けられたレポートに対する「ファイルの表示」権限を持っている場合、そのユーザーは引き続き当該ファイルに対して通常の「所有者」または「編集者」のアクセス権を持ち続けます。
監査担当者に権限を割り当てる際のベストプラクティスにはどのようなものがありますか？
監査担当者がプロジェクトの状況や進捗状況、およびレポートを確認するだけであり、レポートのファイルを編集したり、そのファイル上で作業したりする必要がない場合は、プロジェクト内の各レポートに対して「ファイルの閲覧」権限を割り当ててください。これにより、レポートに関連するすべてのファイルに加え、関連するプロジェクトやレポートのダッシュボードデータも確認できるようになります。
それ以外の場合、監査担当者がアクセスする必要があるのがごく少数のファイルのみであり、プロジェクト全体の状況や進捗、および関連レポートを確認する必要がない場合は、通常通りWorkivaのファイル権限機能を使用して、個々のファイルに対して適切な権限を割り当ててください。
プロジェクトレベルおよびレポートレベルの各権限では、ユーザーはそのプロジェクトまたはレポート内のファイルに対してどのような操作を行うことができますか？
ユーザーがプロジェクトレベルまたはレポートレベルの権限を通じて、ファイルに対する「所有者」または「閲覧者」の権限を取得した場合、そのユーザーは、ここに詳述されているのと同じファイル操作を行うことができます。たとえば、あるユーザーが、そのファイルを含むレポートに対して「レポートおよびファイルの所有権」権限を持っているために、そのファイルに対する「所有者」権限を持っている場合、そのユーザーはそのファイルに対して「所有者」の機能（ドキュメントのプロパティの編集、コメントの追加、ファイルのエクスポートなど）を実行できます。