この機能は現在ベータ版です。このベータ版機能は、2026年10月28日まで、技術的なテストおよび評価のみを目的として提供されます。Workivaは、独自の裁量で試験期間を調整する場合があります。この機能をワークスペースに追加するには、カスタマー・サクセス・マネージャーにお問い合わせください。
カスタムロールを使用すると、組織のニーズに合わせてワークスペース内でロール構成を作成できます。あらかじめ定義されたシステムロールを割り当てるだけでなく、特定のアクションとアクセスレベルを持つカスタムロールを作成し、それらのロールをワークスペースユーザーに割り当てることができます。
カスタムロールを使用することで、チーム間で権限を標準化し、ユーザー管理を簡素化し、ユーザーが実行する必要のあるアクションのみにアクセスできるようにすることができます。役割についてさらに詳しく知りたい場合は、 役割の理解をお読みください。
要件
カスタムロールを作成または管理する前に：
- ワークスペースの役割を管理するには、権限が必要です。
- ワークスペースのメンバーである必要があります。
カスタムロールの管理
利用可能な役割を確認するには：
- ワークスペース名をクリックして 設定 を選択すると、 ワークスペース設定が開きます。
- 役割 タブを選択します。
役割 リストには以下が表示されます。
- 役割: 役割名。
- ソース: 役割がシステムによって提供されるか、ワークスペースで作成されるか。
- ユーザー数: 現在その役割に割り当てられているユーザーの数。
フィルター を使用して役割のリストを絞り込むか、 検索 を使用して名前で役割を検索します。
カスタムロールを作成する
ロールを複製する
Workivaは、顧客のニーズの大部分を網羅する、システム定義済みの役割セットを提供します。これらの役割には、[ソース]列に システム というラベルが付いています。これらの役割は複製して変更することができます。 ワークスペース ソースを使用して、任意の ロールを複製することもできます。
役割を複製するには：
- ワークスペース設定 を開き、 役割 タブを選択します。
- 作成 をクリックし、 役割の複製を選択します。
- コピーしたい役割を選択してください。
- 複製をクリックします。
- 役割名と説明を入力してください。[保存]をクリックします。
- その役割に付与するアクションとアクセスレベルを選択してください。
- レビューをクリックしてください。
- 確認が終わったら、 確認して保存をクリックしてください。
新しい役割を作成する
役割を重複させる代わりに、まったく新しい役割を作成することもできます。
新しい役割を作成するには：
- ワークスペース設定 を開き、 役割 タブを選択します。
- 作成 をクリックし、 新しい役割を選択します。
- 役割名と説明を入力してください。[保存]をクリックします。
- その役割に付与するアクションとアクセスレベルを選択してください。
- レビューをクリックしてください。
- 確認が終わったら、 確認して保存をクリックしてください。
行動を理解する
アクションとは、Workivaにおいて役割に割り当てられたユーザーが実行できる操作を決定するものです。役割内でアクションを無効にすると、Workiva はその役割に割り当てられたユーザーがそのアクションを使用できないようにします。アクションを有効にすると、リソースのアクセス許可によってユーザーアクセスを決定できるかどうかを決定するアクセスレベルを選択できる場合があります。
アクションを見つけやすく、管理しやすくするために、それらは影響を受ける製品分野やユーザーエクスペリエンスに基づいてカテゴリに分類されています。例えば、コメントに関連する操作は コメントの下にグループ化され、ファイルに関連する操作は ファイルの下にグループ化されます。
左側のパネルからカテゴリを選択すると、そのカテゴリで利用可能なアクションが表示されます。 検索アクション を使用して、すべてのカテゴリから特定のアクションを検索します。各カテゴリには、その役割に対して有効または無効にできる1つ以上のアクションが含まれています。
アクセスレベルの種類を理解する
役割に対してアクションを有効化または無効化する際に、役割のアクセスレベルをカスタマイズできます。
- 常に: ユーザーは、ワークスペース内のすべての該当するリソースに対してアクションを実行できます。これには、今後作成されるリソースも含まれます。
- 共有リソースのみ: ユーザーは、アクセス権限を持つリソースに対してのみアクションを実行できます。
カスタムロールを編集する
カスタムロールの設定を変更できます。
注記: ワークスペースソースを持つロールのみ変更できます。システムロールは編集できません。
カスタムロールを編集するには：
- 役割 タブを開きます。
- 編集したい役割をクリックしてください。
-
編集をクリックします。
- 役割名と説明を編集するには、役割名の横にある鉛筆アイコンをクリックします。
- アクションエリア内で、アクションまたはアクセスレベルを編集します。
- レビューをクリックしてください。
- 確認が終わったら、 確認して保存をクリックしてください。
注記: 変更は現在その役割に割り当てられているユーザーに適用されます。
デフォルトの役割を設定
新しいワークスペースユーザーに自動的に割り当てるデフォルトの役割を設定できます。 役割で、 デフォルト設定 をクリックし、変更を保存します。
ロールを無効にする
カスタムロールは不要になった時点で無効化できますが、将来的に簡単に有効化することも可能です。
役割を無効にするには：
- 役割 タブを開きます。
- 無効にする役割を選択してください。
- [無効にする]をクリックします。
- 操作を確認してください。
注記: 無効化された役割はユーザーに割り当てることができなくなりました。
カスタムロールをアーカイブする
不要になったカスタムロールは、参照用に保持しておきたい場合にアーカイブしてください。
役割をアーカイブするには：
- 役割 タブを開きます。
- アーカイブしたい役割の横にある3つの点のメニューをクリックしてください。
- アーカイブを選択してください。
- 操作を確認してください。