権限レポート 機能は現在ベータテスト中で、将来的に完全にリリースされる予定です。詳細については、カスタマー・サクセス・マネージャーにお問い合わせください。
権限レポートにより、ワークスペース所有者およびコンテンツ管理者は、ワークスペース内の選択したファイルやフォルダに対して、個々のユーザーや選択したグループのユーザーがどのレベルのアクセス権を持っているかを確認できます。どのユーザーやグループ、どのファイルやフォルダをレポートに含めるかをカスタマイズできます。
許可レポートの作成
注: 権限レポートは、レポートを作成した時点の権限の状態を記録するため、他のユーザが権限をアクティブに変更していないときにレポートを作成することをお勧めします。
権限レポートを作成するには：
- 右上のワークスペース名をクリックし、設定を選択して、ワークスペース設定を開きます。
- 権限 タブに移動してください。
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レポートの作成 ページが選択されていることを確認してください。
- 権限レポートに名前を付けてください。
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ユーザーまたはグループ セクションで、以下のいずれかを選択してください。
- すべてのユーザーとグループ ワークスペース内のすべてのユーザーとグループを含める
- 選択したユーザーまたはグループ レポートを選択したユーザー、グループ、またはその両方に絞り込む
注: 特定のユーザーまたはグループを選択した場合、レポートには選択したファイルまたはフォルダーに対するそのユーザーのアクセス許可のみが含まれます。ファイルへのアクセス権を持つすべてのユーザーまたはグループを表示するには、 すべてのユーザーとグループを選択します。
- レポートに含めるファイルとフォルダを すべて または 選択したファイルとフォルダ に選択してください。
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「レポートの作成」をクリックして終了します。レポートが作成されると、メールとWorkivaの通知が届きます。
ヒント： 過去のレポート ページでレポートの進捗状況を確認できます。
権限レポートを使用する
レポートが生成されたら、それを開いて、ユーザー、グループ、ファイル、フォルダー全体のアクセス許可を確認してください。
ワークスペース設定[]の[ 権限ページからレポートにアクセスしてダウンロードできます。レポートはCSVファイルとして生成されるため、表計算ソフトで開いてデータを確認したり、フィルタリングしたりできます。レポートの準備が整い次第、メールで通知が届きます。
Workivaスプレッドシートを使用している場合は、CSVファイルをインポートしてWorkiva内でレポートを分析できます。
レポートは 、権限 ページで最大6か月間閲覧可能です。詳細については、 過去の権限レポートの表示と管理をお読みください。
レポートの内容を理解する
本報告書は、以下の列を含む表形式で構成されています。
- ファイルタイプ: アイテムの種類 (フォルダ、ドキュメント、セクションなど)。
- ファイルパス: ワークスペース内のアイテムの場所。
- ファイルまたはセクション名: ファイル、フォルダ、またはセクションの名前。
- ユーザー (ユーザー権限の場合) またはグループ (グループ権限の場合): 権限が割り当てられたユーザーまたはユーザーグループ。
- 権限: アクセスレベル (所有者、編集者、閲覧者、または拒否)。
注記: グループの権限はグループレベルで表示され、個々のユーザーは含まれません。ユーザーとグループの両方に対してレポートを生成すると、Workivaは2つの別々のレポートを作成します。一つはユーザー向け、もう一つはグループ向けで、どちらも同じ構造になっている。
このレポートは以下の目的で使用できます。
- ユーザーまたはグループごとのアクセス権限を確認する
- 特定のユーザーまたはグループでフィルタリングすると、そのユーザーがアクセスできるすべてのファイルが表示されます。
- ファイルまたはフォルダごとのアクセスを確認する
- 選択したファイルまたはフォルダへのアクセス権を持つすべてのユーザーとグループを特定します。
- 権限レベルを分析する
- アクセスレベル（所有者、編集者、閲覧者、拒否）でフィルタリングして、権限を検証します。
- 監査およびコンプライアンスのサポート
- 機密コンテンツへのアクセス権限が適切なユーザーまたはグループのみに付与されていることを確認してください。
過去の権限レポートを表示および管理する
以前に作成した権限レポートをダウンロードしたい場合は、 過去のレポートの下に、過去6か月以内に作成したすべての権限レポートが表示されます。
複数の過去の権限レポートをダウンロードする場合は、必要なレポートを選択して 選択したレポートをダウンロードをクリックします。このページでは、作成した過去のレポートを選択して 選択した項目を削除をクリックすることで、レポートを削除することもできます。