権限レポート 機能は現在ベータテスト中で、将来的に完全にリリースされる予定です。詳細については、カスタマー・サクセス・マネージャーにお問い合わせください。
権限レポートにより、ワークスペース所有者およびコンテンツ管理者は、ワークスペース内の選択したファイルやフォルダに対して、個々のユーザーや選択したグループのユーザーがどのレベルのアクセス権を持っているかを確認できます。どのユーザーやグループ、どのファイルやフォルダをレポートに含めるかをカスタマイズできます。
許可レポートの作成
注: 権限レポートは、レポートを作成した時点の権限の状態を記録するため、他のユーザが権限をアクティブに変更していないときにレポートを作成することをお勧めします。
権限レポートを作成するには：
- 右上のワークスペース名をクリックし、設定を選択して、ワークスペース設定を開きます。
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権限 タブに移動します。
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レポートの作成 ページが選択されていることを確認します。
- 権限レポートに名前を付けます。
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ユーザーまたはグループ セクションで 次のいずれかを選択します：
- すべてのユーザーとグループをワークスペース内のすべてのユーザーとグループを含める場合。
- 選択したユーザーまたはグループを選択したユーザー、グループ、またはその両方にレポートをフィルタリングする場合
注：特定のユーザーまたはグループを選択した場合、レポートには選択したファイルまたはフォルダに対するそのユーザー、またはグループの権限のみが含まれます。ファイルにアクセスできるすべてのユーザーまたはグループを表示するには すべてのユーザーとグループ を選択します。
- レポートに すべてのファイルとフォルダ または 選択したファイルとフォルダ を含めるように選択します。
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「レポートの作成」をクリックして終了します。レポートが作成されると メールが送信され、Workivaで通知が届きます。
ヒント：過去のレポート ページで レポートの進行状況を確認できます。
権限レポートを使用する
レポートが生成されたら、レポートを開いてユーザー、グループ、ファイル、およびフォルダ全体の権限を確認します。
ワークスペース設定 の 権限 ページからレポートにアクセスしてダウンロードできます。レポートは CSV ファイルとして生成されます。これをスプレッドシートアプリケーションで開いて データの確認やフィルタリングを行うことができます。レポートの準備ができると メール通知も届きます。
Workiva スプレッドシートを使用している場合は CSV ファイルをインポートして Workiva 内でレポートを分析できます。
レポートは 権限 ページで最大 6か月間利用できます。詳細については、過去の権限レポートの表示と管理を参照してください。
レポートの理解
レポートは 次の列を持つ表形式で構成されています：
- ファイルの種類：アイテムの種類（フォルダ ドキュメント セクションなど）。
- ファイルパス：ワークスペース内のアイテムの場所。
- ファイル名またはセクション名：ファイル フォルダ またはセクションの名前。
- ユーザー （ユーザー権限の場合） またはグループ （グループ権限の場合）：権限が割り当てられたユーザーまたはユーザーグループ。
- 権限：アクセスレベル（オーナー 編集者 閲覧者 または拒否）。
注：グループの権限はグループレベルで表示され、個々のユーザーは含まれません。ユーザーとグループの両方のレポートを生成する場合 Workiva は 2つの個別のレポートを作成します。1つはユーザー用 もう 1つはグループ用で それぞれ同じ構造を持っています。
レポートを使用して次のことができます：
- ユーザーまたはグループ別のアクセスの確認
- 特定のユーザーまたはグループでフィルタリングして アクセスできるすべてのファイルを表示します。
- ファイルまたはフォルダ別のアクセスの確認
- 選択したファイルまたはフォルダにアクセスできるすべてのユーザーとグループを特定します。
- 権限レベルの分析
- アクセスレベル（オーナー 編集者 閲覧者 拒否）でフィルタリングして、権限を検証します。
- 監査とコンプライアンスのサポート
- 適切なユーザーまたはグループのみが機密コンテンツにアクセスできることを確認します。
過去の権限レポートの表示と管理
過去に作成した権限レポートをダウンロードする場合は 過去のレポート で過去 6か月間に作成したすべての権限レポートを確認できます。
複数の過去の権限レポートをダウンロードする場合は、目的のレポートを選択し、選択した項目をダウンロードをクリックします。このページでは 作成した過去のレポートを選択して 選択した項目を削除 をクリックすることで削除することもできます。