プロセスを実行した後、各アクションのステータスを追跡したり、編集したり、個々のアクションやプロセス全体をキャンセルしたりすることができます。
プロセスにコンテントリクエストがある場合、プロセスにおけるコンテントリクエストの監視の詳細については、 を参照してください。
プロセスに認証アクションがある場合、プロセスにおける認証アクションの監視について、詳しくは をご覧ください。
プロセスを監視する
process status viewから見ることができる:
- 各アクションとそのステータス:
- 送信済み このタスクまたはリクエストは担当者に送信されました。
- Waiting このタスクまたはリクエストは、担当者に送信されるのを待っている。
- 完了 このタスクは担当者(または承認者を割り当てている場合は承認者)により完了とマークされました。
- 承認 このタスクは担当者によって完了され、承認者のレビュー待ちです。
- 返却済み このタスクは承認者によって拒否され、再作業のために返却されました。
- キャンセル済み このタスクまたはそのプロセスがキャンセルされました。
- 各アクションの期日
- 進捗状況が一目でわかるグラフ
- プロセスが実行されたとき
- アクショントリガー(すべて同時、1つずつ、または手動)
- プロセス全体のステータス(実行中、完了、キャンセル済み)
設定可能な列を使用して、アクションリストの表示をカスタマイズできます。プラス記号を使用して列を追加するか、列の見出しをクリックして構成オプションを表示します。
右パネルのグラフで、各カテゴリーのアクションの割合を表示することができます。
リマインダーを送信する
担当者や承認者がタスクを完了していない場合、リマインダーを送信できます。リマインダーは現在タスクが割り当てられている人にのみ送信されます。
個々のアクションに対してリマインダーを送信する:
- アクションの横にあるドロップダウン矢印をクリックします。
- リマインドを選択すると、現在の担当者に手動でリマインダーを送信します。
ツールバーのリマインド 機能を使って、複数のアクションにリマインダーを送信することもできます。すべての未完了タスク、または送信済みや返却済みなど特定のステータスのタスクだけにリマインダーを送信できます。
アクションの追加
プロセスの実行中にもアクションを追加できる。
このビューからアクションを追加するには:
- ツールバーのアクションを追加 をクリックします。
- アクションのタイプを選択する。
- アクションの情報を入力してください。
- Add action をクリックすると、プロセスのアクショントリガーに従って新しいアクションが開始されます。
アクションを編集する
プロセスにコンテンツ リクエストがある場合、すでに開始されているコンテンツ リクエストの編集については、 を参照してください。
プロセスに認証アクションがある場合、すでに開始されている認証アクションの編集については、 を参照してください。
<!--tagged in app, do not move-->
実行中であっても、個々のアクションの横にあるドロップダウンメニューを使用して、既存のアクションに変更を加えることができます。
既存のアクションを編集するには:
- アクションの隣にあるドロップダウン矢印 をクリックします。
- メニューからアクションを編集するを選択します。
担当者、場所、期日など、アクションのあらゆる部分を編集できます。編集内容を保存すると、担当者と承認者(該当する場合)にメールで通知が届きます。
注: 担当者または場所を編集すると、保存時にアクションを再起動する チェックボックスが自動的に選択されます。この再開は、担当者または場所を編集する際には必要ですが、その他の編集ではオプションです。
アクションの再開
実行中のプロセスでは、ドロップダウンの矢印をクリックし、Restart を選択することで、アクションを再開することができます。これにより、アクションの担当者にタスクが再開されたことが通知される。
注: 完了またはキャンセルされたプロセスのアクションを再開することはできません。
アクションをキャンセルする
現在のプロセスでアクションが不要になり、まだ完了していない場合は、ドロップダウンの矢印をクリックし、キャンセル を選択することで、そのアクションをキャンセルすることができます。これはアクションをキャンセルし、譲受人に通知する。
プロセスをキャンセルする
すでに実行中のプロセスが不要になった場合、キャンセルすることで、現在進行中のアクションを停止し、新しいタスクが送信されるのを防ぐことができます。
注: ホームまたはファイルから実行中のプロセスファイルを削除したい場合は、まずそれをキャンセルする必要があります。
プロセスをキャンセルするには、ツールバーのキャンセル をクリックします。これにより、すでに開始されているすべてのアクションがキャンセルされ、担当者にタスクがキャンセルされたことが通知されます。
注: プロセスをキャンセルしても、すでに送信されたタスクのファイル権限はリセットされません。ただし、すでに送信されたコンテンツリクエストに対して、共同作業者が編集者権限を付与されていた場合、その権限レベルは「なし」に再割り当てされます。
また、キャンセル前に完了したタスクの数とキャンセルされたアクションの数を知らせるメールも届きます。
ホームからすべてのプロセスを監視
ホームのプロセス リストは、複数のプロセスのステータスを一度に監視する便利な方法を提供します。このリストには、少なくともビューアー権限を持っているすべてのプロセスが表示されます。実行されたプロセスのみが表示される。
各プロセスについて、以下の情報を見ることができる:
- プロセス名:プロセスのタイトル
- 作成者 プロセスを実行したユーザー
- 開始された:プロセスが実行された時
- 期限: プロセスの期限
- 完了: プロセスが完了したとき
- ステータス: プロセスのアクションのうち、の各ステータスカテゴリーに属するものの割合。
このリストから、プロセスの隣にあるドロップダウンメニューをクリックすると、以下のことができる:
- プロセスに移動
- リマインダーの送信
- プロセスのプロパティを更新する
- 権限の閲覧
プロセスリストの並べ替えとフィルター
プロセスのリストを並べ替えたりフィルタリングすることで、探しているものをより簡単に見つけることができます:
- 並べ替え
デフォルトでは、リストは最近実行されたプロセスから並び替えられます。列の見出しをクリックすると、昇順に並べ替えることができます。降順に並べ替えるには、もう一度の見出しをクリックします。プロセス名 、開始 、期限 列見出しを使用してリストを並べ替えることができます。
- フィルター
表示されるプロセスを絞り込むには、フィルターオプションを使用します。Filter アイコンをクリックしてドロップダウンを展開し、ステータスを選択することで、プロセスのステータスでフィルタリングできます。
検索ボックスにプロセス名の全部または一部を入力して、プロセス名でフィルタリングする。
お探しのプロセスが見つかったら、プロセス名をクリックしてファイルを開くか、ドロップダウンメニューを展開してその他のオプションを選択してください。