プロセスを構築する

プロセスファイルを使用すると、タスクの割り当てや承認のリクエストをすべて1カ所で行うことで、ワークフローを自動化できます。この記事では、プロセスを作成し、アクションを追加する方法を学びます。

注：プロセスを作成するには、「エディター」ワークスペースのロールが必要です。

注：Workivaカレンダー、カレンダー関連機能（プロセスにおける営業日の使用など）、プロセステンプレート、プロセス監視チャートおよびインサイト、ならびにプロセスコピー概要カードは、現在、当社の財務報告および金融サービスソリューションの一部でのみご利用いただけます。

プロセスを作成する

タスクを割り当てる前に、プロセスファイルを作成する必要があります。

注：複数の共同編集者がプロセスを編集できますが、一度に編集を行えるのは1人のユーザーのみです。複数のユーザーが同時にプロセスを編集している場合、一部の更新が保存されないことがあります。

新規プロセスを作成するには、次の操作を行います。

Workivaプラットフォームで、「作成」をクリックします。メニューから「処理」をクリックし、「処理」を選択します。
プロセス設定の「全般」タブで：
- プロセス名を入力してください。
- 「注文を開始」を選択してください：
  - 「All at once」を選択すると、プロセスの開始と同時にすべてのアクションが開始されます
  - 「1つずつ」は、プロセスの最初のアクションが完了するのを待ってから、次のアクションを開始します
  - マニュアルモードでは、プロセスを開始した後、各アクションを手動で開始することができます。
- プロセスの終了方法を選択してください（終了したプロセスは、必要に応じて再開できます）。この設定は、プロセスの実行中であればいつでも変更できる。
  - 「自動」を選択すると、すべての操作が完了またはキャンセルされた時点で、プロセスが自動的に終了します。
  - 「手動」を選択すると、プロセス所有者が手動でプロセスを終了するまで、そのプロセスは開いたまま編集可能な状態になります。
- プロセスファイルのアクセス権を編集して、プロセスの所有者や、編集・閲覧できるユーザーを管理します。
プロセス設定の「カレンダー」タブで：
- 既存のカレンダー（例：休業日カレンダーなど）を追加すると、そのイベントをプロセスのカレンダーで確認できるようになります。これにより、関連するカレンダーのイベントとタスクの期日を追跡しやすくなります。
- 通常、タスクの期限を特定のスケジュールに基づいて設定している場合（例：2週間のサイクルの5営業日目までに完了する必要があるタスクなど）、スケジュールが変更された場合や、将来このプロセスを再利用する必要がある場合に、期限を簡単に更新できるよう、「営業日」の設定を行っておくと便利です。
- 「最初の営業日」と「最後の営業日」を設定してください。
- 典型的な営業日を設定します。
- 「例外を追加」ボタンを使用するか、右側のカレンダーで日付を切り替えることで、例外を追加してください。例えば、通常の営業日が月曜日から金曜日までで、金曜日に休日がある場合は、その日付を例外として追加します。
- 右のカレンダーをレビューし、構成が正しいことを確認してください。網かけは営業日、網かけは休日を表します。丸印はn営業日目です。
プロセスに認証アクションを追加する場合は、必ず「認証」タブにある認証設定を確認してください。
[保存]をクリックします。さあ、プロセスの構築を始めましょう。

ヒント：プロセステンプレートを使用すると、ビルドを高速化できる場合があります！[テンプレートの閲覧] をクリックし、用途に合ったテンプレートを選択して、[テンプレートを適用]をクリックすると、あらかじめ作成されたアクションをすばやく追加できます。そこからアクションを編集することができます。

アクションまたはグループを追加する

プロセスを作成したら、ツールバーの「アクションを追加」ボタンから、最初のアクションを追加できます。アクションには4タイプあります：

タスクユーザーに完了すべき割り当てを 通知する
コンテンツリクエストと は、ファイルの特定のセクションに紐付けられたタスクであり、選択されたユーザーに対して、そのセクションにコンテンツを追加する権限を自動的に付与するものです。プロセスへのコンテンツ依頼者の追加については、詳細はこちらをご覧ください。
「認証」とは、署名を得るために手紙を送付するための特定の業務のことです。プロセスへの証明書アクションの追加については、詳細はこちらをご覧ください。
一括認証は、1通の書簡の写しを一度に複数の人に送付するためのものです。各担当者に対する個別の証明アクションがプロセスに追加されます。

アクションを追加したら、「アクションの詳細」の右側のパネルの各フィールドに入力してください。各アクションには以下の情報を含めること：

タイトル：アクションの名前
割り当て先：タスクを完了する必要がある担当者

追加もできます：

期限（任意）：これは、担当者がタスクを完了させる必要がある期限です。プロセス設定で営業日が設定されている場合、営業日の番号を入力して期日を設定することもできます（例：企業のスケジュールにおける10営業日目を期日として設定できます）。
担当者へのリマインダー：システムのデフォルト設定を使用することも、リマインダーを一切送信しないように設定することも、あるいは個人のニーズに合わせてリマインダーをカスタマイズすることも可能です。詳細については、「プロセスにおけるリマインダーの送信」を参照してください。
承認者（任意）：担当者の作成したコンテンツを承認するか、あるいは再修正のために差し戻す承認者
承認期限（任意）：承認者がタスクを承認する必要がある期限です。プロセス設定で営業日が設定されている場合、営業日の番号を入力することで承認期限を設定することもできます（例：企業のスケジュールにおける5営業日目に承認期限を設定できます）。
承認者へのリマインダー：承認者を追加する場合、承認者へのリマインダーをカスタマイズできます。システムのデフォルト設定を使用することも、リマインダーを一切送信しないように設定することも、あるいはご自身のニーズに合わせてリマインダーをカスタマイズすることも可能です。詳細については、「プロセスにおけるリマインダーの送信」を参照してください。
ファイル（タスクの場合は任意）：コンテンツが必要なファイル
セクション（タスクでは任意）：ファイル内の、コンテンツを配置する必要がある特定のセクション
指示（任意）：タスクを完了するために必要な追加情報
タグ（任意）：カテゴリと値を用いてアクションに関する識別情報を指定する（例：優先度：低）

また、「追加」ボタンからグループを追加して、そのグループ内のアクションの実行順序を制御することもできます：

グループのタイトルを入力してください。
「注文を開始」を選択してください：
- 「All at once」を選択すると、グループが開始されるとすぐに、そのグループ内のすべてのアクションが開始されます
- 「1人ずつ」は、グループが始まるとすぐに、グループ内のメンバーを1人ずつ順番にアクションを開始させます
- 「手動」を選択すると、グループが開始された後、グループ内の各アクションを手動で開始することができます。

たとえば、デフォルトではすべてのアクションが同時に開始されるプロセスがあるものの、手動で開始したいアクションのセットがある場合、それらのアクションをグループに追加し、そのグループの開始順序を「手動」に設定することができます。

ファイルからプロセスを作成する

また、アクションの詳細が記載されたファイル（CSV、TSV、TXT、XLS、またはXLSX）をアップロードして、プロセスを作成することもできます：

Workivaプラットフォームで、「作成」をクリックします。メニューから「処理」をクリックし、「ファイルから処理」を選択します。
プロセスアクションの詳細が記載されたファイル（CSV、TSV、TXT、XLS、またはXLSX）をアップロードしてください。「テンプレートをダウンロード」をクリックし、各プロセスアクションに応じて以下の欄に適切な値を入力してから、そのファイルをアップロードしてください。
- タイプ（必須）：この列には、「タスク」、「コンテンツリクエスト」、または「認定」のいずれかの値のみ指定できます。
- タイトル（必須）：プロセスアクションのタイトル
- 割り当て先（必須）：割り当て先の氏名またはメールアドレス
- 期限：担当者のアクションの期限を「YYYYMMDD」の形式で入力してください（例：2026年3月21日の場合は「20260321」と入力してください）。
- 承認者：承認者の氏名またはメールアドレス
- 承認期限：承認者に対する当該アクションの承認期限を「YYYYMMDD」の形式で入力してください（例：2026年3月21日の場合は「20260321」と入力してください）。
- ファイル（コンテンツのリクエストに必須）：アクションを実行する必要があるWorkivaファイルの名前
- セクション（コンテンツのリクエストに必須）：アクションを実行する必要があるWorkivaファイル内のセクション名
- 手順：操作を完了するために必要な追加情報
テンプレートに従ったファイルは、次のような形式になります：
独自のファイルを使用する場合、そのファイルの列名はテンプレートに記載されているものとは異なる可能性があります。たとえば、ファイルではアクション名に「Name」を使用しているのに対し、テンプレートでは「Title」が使用されている場合があります。ファイル内で列名が含まれている行を選択し、「選択を確認して続行」をクリックしてください。ファイルに列名がない場合は、「ファイルに列名がありません」をクリックしてください。
列の照合を確認してください。たとえば、ファイルでアクション名として「Name」が使用されている場合、その「Name」列は、当社の「Title」列と照合されます。つまり、当社のシステムの要件に合わせ、エラーを減らすために、「Name」欄の値は、Workivaプロセスファイル内の「Title」欄の値としてインポートされます。列の照合内容を確認したら、「照合を確認して続行」をクリックしてください。
AIが提案した変更内容を確認し、ファイル内のデータを整理してから、「続行」をクリックしてください。
更新されたファイルと、検出されたエラーを確認してください。
[完了]をクリックします。次に、「プロセスを作成」をクリックして、ファイル内の情報に基づいてプロセスの作成を開始します。

プロセスを作成したら、プロセスを開始する前に、アクションが正しく設定されていること、およびプロセス設定に誤りがないことを確認してください。

アクションまたはグループを移動する

アクションやグループの順序を変更するには、アクションまたはグループの横にある「…」メニューをクリックし、「上に移動」または「下に移動」を選択してください。また、「グループに移動」アクションを使用して、アクションをグループに移動することもできます。

複数のアクションやグループを一度に移動するには、1つ以上のアクションやグループを選択し、「移動」ドロップダウンメニューを使用します。

アクションまたはグループを複製する

アクションやグループを複製するには、アクションまたはグループの横にある「…」メニューをクリックし、それぞれ「アクションを複製」または「グループを複製」を選択します。複製されたアクションまたはグループは、元のアクションまたはグループのすぐ下に配置されます。

一括編集アクション

一度に複数のアクションの様々なフィールドを編集することができます。編集するアクションまたはアクションのグループを1つ以上選択し、「アクションの編集」ドロップダウンをクリックして、編集したいフィールドを選択します。

プロセスにおける一括編集操作について詳しくはこちらをご覧ください。

プロセスに認定アクションが含まれている場合は、プロセス内の認定アクションを一括編集する方法について詳しくご確認ください。

アクションまたはグループを削除する

プロセスからアクションまたはグループを削除するには、そのアクションまたはグループの横にある3つの点のメニューをクリックし、それぞれ「アクションを削除」または「グループを削除」を選択します。

複数のアクションやグループを一度に削除するには、1つ以上のアクションやグループを選択し、「削除」をクリックします。

作業を開始する前に、その手順を確認してください

プロセスを円滑に進めるため、プロセスを開始する前に以下の手順を行うことをお勧めします：

プロセスの設定を確認してください。処理を開始すると、以下の設定を変更することはできなくなります：開始順序、「営業日」の設定（変更できるのは「最終営業日」のみです）、そして認証の自動承認設定.
左側のパネルにある「問題の確認」をクリックして、プロセスの状態を確認してください。これにより、必要な情報が不足しているタスクや、期限がすでに過ぎているタスクなどの問題が通知され、より迅速に解決できるようになります。
すべてのプロセスアクションをCSVファイルとしてエクスポートし、すべてのアクションとその詳細が正しいことを確認してください。

プロセスを開始する

プロセスを構築したら、ツールバーの「プロセスを開始」をクリックしてください。プロセスを開始すると、そのプロセスの開始順序に従ってアクションが開始され、各担当者には、自分のタスクを確認するためのリンクが記載されたメールが届きます。

注：プロセスの開始ができるのはプロセス所有者のみです（このプロセス所有者は、プロセスマネージャーとなります）。さらに、プロセスアクションに割り当てられたファイルが含まれている場合、そのプロセスを開始するには、プロセス所有者がそれらのファイルに対する所有者権限を持っている必要があります。

レビュー担当者

プロセスを監視する

Workiva サポートセンター