プロセスファイルを使用すると、タスクの割り当てや承認のリクエストをすべて1カ所で行うことで、ワークフローを自動化できます。この記事では、プロセスを作成し、アクションを追加する方法を学びます。
プロセスを作成する
<!--hyperlinked in app, do not move-->タスクを割り当てる前に、プロセスファイルを作成する必要があります。
注: 複数の共同作業者がプロセスを編集することはできますが、一度に編集できるのは一人のユーザーだけです。複数のユーザーが同時にプロセスを編集している場合、一部の更新が保存されないことがあります。
新規プロセスを作成するには、次の操作を行います。
- ホームから、[作成（Create）] をクリックします。
- メニューから、Process を選択する。
- 編集するプロセス名をダブルクリックします。
- ドロップダウンメニューを展開し、アクショントリガーを選択します。
- すべて同時にでは、プロセスを実行すると同時に、すべてのアクションが開始されます。
- 次から次へとでは、プロセスの最初のアクションが終わるのを待ってから、次のアクションを開始します。
- Manual プロセスを実行すると、各アクションを手動で開始することができます。
アクションを追加
プロセスを作成した後、ツールバーまたはエディター内のアクションを追加 ボタンから最初のアクションを追加できます。アクションには4タイプあります：
- タスク 完了すべき課題をユーザーに通知する
- コンテンツリクエスト は、ファイルの特定のセクションに添付されるタスクで、選択したユーザーにコンテンツを追加する権限を自動的に付与します。プロセスへのコンテンツリクエストの追加については、こちらをご覧ください。
- 証明書 は、署名してもらう書簡を送るための特別な仕事である。プロセスへの認証アクションの追加については、こちらをご覧ください。
- 一括証明は、一通のレターのコピーを複数の人に一度に送信するためのものです。各担当者に対する個別の証明アクションがプロセスに追加されます。
アクションを追加したら、行に直接フィールドを記入するか、アクションの詳細 右側のパネルに記入します。行をクリックするとパネルに詳細が表示されます。各アクションには以下の情報を含めること：
- タイトル アクションの名前
- 割り当て先： タスクを完了する必要がある担当者
加えることもできる：
- 期限 （オプション）：担当者はいつまでにタスクを完了する必要がありますか？
- アサイニーリマインダー ：デフォルトでは、デフォルトの内容で自動リマインダメールが、アサイニー期日の3日前、当日、その後3日間毎日アサイニーに送信されます。代わりに、リマインダーを全く送信しないように選択したり、個人的なニーズに応じてリマインダーをカスタマイズすることができます。詳細については、Processes の Send reminder を参照してください。
- （任意）による承認：アサイニーのコンテンツを承認する、またはさらなる手直しのために差し戻す承認者
- 承認期限 (オプション)：承認者はいつまでにタスクを承認する必要がありますか？
- 承認者リマインダー ：承認者を追加すると、承認者リマインダーをカスタマイズできます。デフォルトでは、承認期限の3日前、当日、および承認期限後3日間は毎日、承認者にデフォルトの内容で自動リマインダーメールが送信されます。代わりに、リマインダーを全く送信しないように選択したり、個人的なニーズに応じてリマインダーをカスタマイズすることができます。詳細については、Processes の Send reminder を参照してください。
- ファイル （タスク の場合はオプション）：コンテンツが必要なファイル
- セクション （タスク の場合はオプション）：コンテンツが必要なファイルの特定のセクション
- 指示 (オプション)：タスクを完了するために必要な追加情報を入力してください。
- タグ (オプション)：カテゴリーと値（例：優先度：低）を使用して、アクションに関する情報を特定する。
アクションの順番を変更するには、アクションの行項目をクリックし、ツールバーのMove down 、またはMove up 。
アクションの複製
各アクションの横にあるドロップダウンメニューを使って、アクションを複製することができます。アクションを複製して、同じファイルの場所に添付されたタスクをすばやく作成します。
アクションを複製するには：
- アクションの横にあるドロップダウンの矢印をクリックします。
- アクションを 複製するを選択します。
アクションを複製すると、選択したアクションの真下に配置されます。また、アクションを追加を選択して、すべてのフィールドが空の同じアクションタイプのコピーを作成することもできます。
一括編集アクション
一度に複数のアクションの様々なフィールドを編集することができます。編集する1つまたは複数のアクションを選択し、Edit actions ドロップダウンをクリックし、編集するフィールドを選択します。
アクションの削除
プロセスからアクションを削除するには：
- アクションの隣にあるドロップダウン矢印 をクリックします。
- アクションを 削除を選択します。
また、1つまたは複数のアクションを選択し、ツールバーのDelete アクション をクリックすることもできます。
プロセスのプロパティ
ツールバーのプロパティ をクリックする：
- プロセスの変更名前
- プロセス期日 をプロセスの完了目標日として選択します。期限を過ぎてもプロセスが完了していなくても、プロセスは実行され続ける。
- アクショントリガーを変更
-
プロセスをクローズする方法を選択する （クローズしたプロセスは、必要に応じて再度開くことができる）。この設定は、プロセスの実行中であればいつでも変更できる。
- すべてのアクションが完了またはキャンセルされると、自動的にプロセスを終了する場合は、Automatically を選択します（デフォルト）。
- プロセスオーナーが準備ができたら手動でプロセスを閉じる場合は、Manually を選択してください。
プロセスに認証アクションがある場合は、ここで認証プロパティを管理することもできます。認証プロパティの詳細については、こちらをご覧ください。
プロセスを実行する
注：プロセスを実行する前に、すべてのプロセスアクションを CSV ファイル としてエクスポートして、すべてのアクションとその詳細が正しいことを確認することをお勧めします。
プロセスを構築したら、ツールバーのRun をクリックする。プロセスを実行すると、プロセスのアクショントリガーに従ってアクションが開始されます。
注： プロセスオーナーだけがプロセスを実行できる（このプロセスオーナーがプロセスマネージャーになる）。さらに、プロセス・アクションに割り当てられたファイルがある場合、プロセスを実行するためには、プロセスのオーナーがそれらのファイルに対するオーナー権限を持っていなければならない。
関連記事