プロセスファイルを使用すると、タスクの割り当てや承認のリクエストをすべて1カ所で行うことで、ワークフローを自動化できます。この記事では、プロセスを作成し、アクションを追加する方法を学びます。
メモ:プロセスを作成するには、編集者ワークスペース役割 が必要です。
注: Workiva カレンダー、カレンダー関連機能（プロセスでの営業日の使用など）、プロセス テンプレート、プロセス モニタリング チャートとインサイト、およびプロセス コピー サマリー カードは、現在、一部の財務報告および財務サービス ソリューションでのみ利用可能です。
プロセスを作成する
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タスクを割り当てる前に、プロセスファイルを作成する必要があります。
注: 複数の共同作業者がプロセスを編集することはできますが、一度に編集できるのは一人のユーザーだけです。複数のユーザーが同時にプロセスを編集している場合、一部の更新が保存されないことがあります。
新規プロセスを作成するには、次の操作を行います。
- Workiva プラットフォームで、Create をクリックします。メニューから、Process をクリックし、Process を選択する。
-
プロセス設定で、General ：
- プロセス名 を入力する。
-
Start order を選択する：
- All at once プロセスを開始すると同時にすべてのアクションを開始します。
- One at a time プロセスの最初のアクションが終了するのを待ってから次のアクションを開始します。
- Manualプロセスを開始すると、各アクションを手動で開始することができます。
- プロセスをクローズする方法を選択します（クローズしたプロセスは、必要に応じて再度開くことができます）。この設定は、プロセスの実行中であればいつでも変更できる。
- Automatically を選択すると、すべてのアクションが完了またはキャンセルされると、プロセスが自動的に閉じます。
- Manually を選択すると、プロセスのオーナーが手動でプロセスを閉じるまで、プロセスを開いたまま編集可能にします。
- プロセス ファイル権限 を編集して、プロセスの所有者、編集者、またはビューを制御します。
-
プロセス設定で、Calendar ：
- 既存のカレンダーを追加 （例：ビジネスホリデーのカレンダー）プロセスのカレンダーでそのイベントを参照してください。これにより、関連するカレンダーのイベントとタスクの期日を追跡しやすくなります。
- 通常、タスクの期日を特定のスケジュールに関連して設定する場合（例：2週間サイクルの5営業日目までに完了する必要があるタスクがある場合）、営業日 を設定することで、スケジュールが変更された場合、または将来このプロセス を再利用する必要がある場合に、期日を簡単に更新できます。
- 第一営業日 および最終営業日 を設定します。
- 典型的な営業日を設定します。
- 例外を追加 ボタンを使用するか、カレンダーの日付を右に切り替えて、例外を追加します。例えば、通常の営業日が月曜日から金曜日までで、金曜日に休日がある場合は、その日付を例外として追加します。
- 右のカレンダーをレビューし、構成が正しいことを確認してください。網かけは営業日、網かけは休日を表します。丸印はn営業日目です。
- プロセスに認証アクションを追加する場合は、Certifications タブの下にある認証設定 を必ず確認してください。
- [保存]をクリックします。これでプロセスを構築し始めることができる。
ヒント:プロセス・テンプレートを使えば、より速く構築できるかもしれない！Explore templates をクリックし、ニーズに合った適切なテンプレートを選択し、Apply template をクリックすると、ビルド済みのアクションを素早く追加することができます。そこからアクションを編集できる。
アクションまたはグループを追加する
プロセスを作成した後、ツールバーのAdd actionボタンから最初のアクションを追加できます。アクションには4タイプあります：
- タスク 完了すべきタスクをユーザーに通知する。
- コンテンツリクエスト は、ファイルの特定のセクションに添付されるタスクで、選択したユーザーにコンテンツ追加権限を自動的に付与する。プロセスへのコンテンツ依頼者の追加については、詳細はこちらをご覧ください。
- 証明書 は、署名してもらうレターを送るためのタスクである。プロセスへの証明書アクションの追加については、詳細はこちらをご覧ください。
- 一括証明は、一通のレターのコピーを複数の人に一度に送信するためのものです。各担当者に対する個別の証明アクションがプロセスに追加されます。
アクションを追加したら、アクションの詳細 右側のパネルにあるフィールドに入力します。各アクションには以下の情報を含めること：
- タイトル アクションの名称
- 割り当て先： タスクを完了する必要がある担当者
追加もできます：
- 期限 （オプション）：この期日までにタスクを完了する必要があります。プロセス設定（ ）で営業日が設定されている場合、営業日の数字を入力して期日を設定することもできます（例：営業日の10営業日目を期日に設定することができます）。
- 担当者リマインダー ：システムのデフォルトを使用したり、リマインダーを全く送信しないように選択したり、個人的なニーズに応じてリマインダーをカスタマイズすることができます。詳しくは、Processes の Send reminder をご覧ください。
- 承認者（オプション）：担当者のコンテンツを承認するか、または手直しのために返却する承認者
- 承認期限(オプション)：承認者がいつまでにタスクを承認する必要があるかです。プロセス設定 で営業日が設定されている場合、営業日の番号を入力して承認期限日を設定することもできます (例: 営業日の第 5 営業日を承認期限日に設定できます)。
- 承認者リマインダー ：承認者を追加すると、承認者リマインダーをカスタマイズできます。システムのデフォルトを使用したり、リマインダーを全く送信しないように選択したり、個人的なニーズに応じてリマインダーをカスタマイズすることができます。詳しくは、Processes の Send reminder をご覧ください。
- ファイル （タスク の場合はオプション）：コンテンツが必要なファイル
- セクション （タスク の場合はオプション）：コンテンツが必要なファイルの特定のセクション。
- 指示 (オプション)：タスクを完了するために必要な追加情報
- タグ （オプション）：カテゴリーと値を使ったアクションの識別子（例：優先度：低）
また、Add ボタンからGroups を追加し、グループ内のアクションの開始順序をコントロールすることもできます：
- グループのタイトル 。
-
Start order を選択する：
- All at once グループ開始と同時にグループ内のすべてのアクションを開始する。
- One at a time グループが始まると同時に、グループ内のアクションを1つずつ開始する。
- Manual グループが始まると、グループ内の各アクションを手動で開始することができます。
例えば、アクションがデフォルトで一度に開始されるプロセスがあり、手動で開始したいアクションがある場合、それらのアクションをグループに追加し、グループの開始順序をManual に設定することができる。
ファイル経由でプロセスを作成する
アクションの詳細を含むファイル（CSV、TSV、TXT、XLS、XLSX）をアップロードしてプロセスを作成することもできます：
- Workiva プラットフォームで、Create をクリックします。メニューから、Process をクリックし、Process from file を選択する。
-
プロセスアクションの詳細を含むファイル（CSV、TSV、TXT、XLS、またはXLSX）をアップロードします。Download template をクリックし、以下の欄に各プロセスアクションに適切な値を記入し、そのファイルをアップロードすることができます。
- タイプ(必須)：この欄は、"Task"、"Content Request"、または "Certification "の値のみを受け付ける。
- Title （必須）：プロセスアクションのタイトル
- Assigned to （必須）：譲受人の名前またはEメール
- 期限 ：譲受人に対するアクションの期限をYYYYMMDDのフォーマットで（例：2026年3月21日の場合、"20260321 "と入力）。
- による承認：承認者の名前またはEメール
- 承認期限: 承認者のアクション承認期限を YYYYMMDD の形式で入力（例：2026 年 3 月 21 日の場合、"20260321 "と入力）。
- ファイル （コンテンツリクエストに必要）：アクションを完了する必要がある Workiva ファイル名
- セクション （コンテンツリクエストに必須）：アクションを完了する必要があるWorkivaファイルのセクション名
- 指示 ：アクションを完了するために必要な追加情報
テンプレートに従ったファイルは次のようになる：
- 独自のファイルを使用する場合、テンプレートにある列名とは異なる列名が使用される可能性があります。例えば、ファイルではアクション名に "Name "を使用し、テンプレートでは "Title "を使用します。ファイル内で列名を含む行を選択し、選択を確定して続行 をクリックする。ファイルに列名がない場合は、The file has no column names をクリックします。
- 列のマッチングを見直す。例えば、あなたのファイルがアクション名に "Name "を使用している場合、その "Name "カラムは私たちの "Title "カラムとマッチします。つまり、Workivaのプロセスファイルでは、「Name」の値が「Title」の値としてインポートされます。列のマッチングを確認したら、「Confirm matching（マッチングを確認する）」をクリックし、 。
- AIが提案する変更点を確認し、ファイルのデータをクリーンアップし、Continue をクリックします。
- 更新されたファイルと見つかったエラーを確認する。
- [完了]をクリックします。次に、Create process をクリックし、ファイルの情報からプロセスの作成を開始する。
プロセスが作成されたら、プロセスを開始する前に、アクションが正しく設定されていることと、プロセスの設定が正しいことを確認してください 。
アクションまたはグループを移動する
アクションやグループの順番を変更するには、アクションやグループの横にある3つの点のメニューをクリックし、Move up 、またはMove down 。Move to group アクションを使用して、アクションをグループに移動することもできます。
複数のアクションおよび/またはグループを一度に移動するには、1つまたは複数のアクションおよび/またはグループを選択し、Move ドロップダウンを使用します。
アクションまたはグループを複製する
アクションまたはグループを複製するには、アクションまたはグループの隣にある三点 メニューをクリックし、Duplicate action（アクションの複製） またはDuplicate group（グループの複製） をそれぞれ選択します。複製されたアクションまたはグループは、元のアクションまたはグループの真下に配置されます。
一括編集アクション
一度に複数のアクションの様々なフィールドを編集することができます。編集する1つまたは複数のアクションおよび/またはアクショングループを選択し、Edit actions ドロップダウンをクリックし、編集するフィールドを選択します。
プロセス内のアクションの一括編集については、 を参照してください。
プロセスに認証アクションがある場合、プロセスの認証アクションの一括編集について詳しくは、 を参照してください。
アクションまたはグループを削除する
プロセスからアクションまたはグループを削除するには、アクションまたはグループの横の三点 メニューをクリックし、それぞれDelete action またはDelete group を選択します。
複数のアクションおよび/またはグループを一度に削除するには、1つまたは複数のアクションおよび/またはグループを選択し、Delete をクリックします。
プロセスを開始する前にプロセスを見直す
プロセスを円滑に進めるために、プロセスを開始する前に以下のことを行うことをお勧めします：
- プロセス設定を見直す.Start order,yourBusiness days configuration (You can only change theLast business day), andthe certificationsAutomatic approval setting.
- 左側のパネルのCheck for issues をクリックして、プロセスの健全性をチェックする。これにより、必要な情報が不足しているタスクや、期日が過ぎているタスクなどの問題が提起され、より迅速に解決することができます。
- すべてのプロセスアクションを CSV ファイル としてエクスポートすることで、すべてのアクションとその詳細が正しいことを確認します。
プロセスを開始する
プロセスを構築したら、ツールバーのStart process をクリックする。プロセスを開始すると、プロセスの開始順序に従ってアクションが開始され、各担当者にはタスクを表示するためのリンクが記載されたメールが送信されます。
注： プロセスを開始できるのはプロセスオーナーだけです（このプロセスオーナーがプロセスマネージャーになります）。さらに、プロセス・アクションに割り当てられたファイルがある場合、プロセスを開始するためには、プロセスのオーナーがそれらのファイルに対するオーナー権限を持っていなければならない。
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